Aanmaningen inrichten

Je verstuurt aanmaningen (betalingsherinneringen) naar debiteuren die hun facturen niet op tijd betalen. In de inrichting bepaal je wanneer (na hoeveel dagen) je aanmaningen verstuurt en welke lay-outs je hiervoor wilt gebruiken.

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 6.

AFAS OPEN 2025 - Facturatie & Debiteurenbeheer

Vanaf 09:55 min Debiteurenbeheer

Beschrijving

Je verstuurt de aanmaningen op basis van aanmaningssets. Een aanmaningsset heeft de volgende eigenschappen:

Je bepaalt wanneer de aanmaningen verstuurd worden (bijvoorbeeld na 10, 30 en 60 dagen).
Je selecteert de lay-outs die je voor de aanmaningsbrieven wilt gebruiken (bijvoorbeeld een vriendelijke herinnering na 10 dagen, een gewone aanmaning na 30 dagen en een ingebrekestelling na 60 dagen).
Je selecteert de berichtsjablonen die je als begeleidend e-mailbericht wilt gebruiken bij de aanmaningen die je per e-mail verstuurd.

Je kunt verschillende aanmaningssets gebruiken. Bij het genereren van aanmaningen selecteer je de gewenste aanmaningsset. Door deze opzet kun je bijvoorbeeld aparte aanmaningssets gebruiken voor kleine en grote klanten. Je kunt dan bijvoorbeeld de ouderdomsinstellingen per aanmaningsset laten variëren. Voor de grote klanten gebruik je dan bijvoorbeeld een aparte aanmaningsset met ruimhartige instellingen, omdat je deze klanten niet te snel met herinneringen wilt lastigvallen.

Vanaf Profit 6 is het het mogelijk om facturen van dezelfde debiteur te splitsen in meerdere aanmaningssets. Dit helpt om overzicht te houden en gerichte aanmaningen te sturen.

Omdat Profit de aanmaningsrapporten automatisch kan vertalen en verstrekken in de taal die is ingesteld bij de debiteur, is het niet meer nodig om aparte aanmaningssets te gebruiken voor Nederlandstalige en Engelstalige herinneringen.

Specificatie incassokosten op laatste aanmaning

Het is wettelijk verplicht om de specificatie van de incassokosten te vermelden op de laatste aanmaning. Deze specificatie is opgenomen in het rapport 3e Digitale aanmaning met incassokosten (Profit). Meer informatie over de berekening van de wettelijke incassokosten die op het rapport vermeldt staan vind je hier: website overheid.

Voor de incassokosten hebben we vanaf Profit 6 nieuwe functionaliteit. Ons advies is om dit vanaf Profit 6 op de nieuwe manier in te richten:

Incassokosten (Profit 6)

Profit kan verschillende soorten incassokosten automatisch berekenen volgens wettelijke regelingen en deze bij betalingen verwerken. De berekening van deze kosten kan variëren. De incassokosten kun je automatisch afletteren bij het afboeken van de betaling. Je kunt alleen incassokosten berekenen als je verdicht Per aanmaningssetregel of Per factuur.

Verdichten en splitsen van aanmaningen (Profit 6)

In Profit 5 krijg je één aanmaning per debiteur. Hierop staan alle openstaande facturen van de debiteur verzameld waarvan de vervaldatum na de peildatum ligt. Vanaf Profit 6 mogelijk om aanmaningen van dezelfde debiteur te splitsen per aanmaningsregel of per factuur.

Activering afwijkende aanmaningssets per grootboekrekening (Profit 6)

Het is mogelijk om facturen op basis van de grootboekrekening te koppelen aan verschillende aanmaningssets. Hierdoor kun je verschillende soorten vorderingen (zoals privaatrechtelijk of publiekrechtelijk) verschillend behandelen. Deze functionaliteit moet je eerst activeren voordat je dit kunt gebruiken en is met name bedoeld voor overheidsorganisaties om gerichter aanmaningen te kunnen versturen, afhankelijk van het type dienst dat aan de debiteur is geleverd.

Beslispunten

Kies de juiste optie voor verdichten aanmaning om aanmaningen te splitsen afhankelijk van je debiteurenbeleid.
Bepaal of afwijkende aanmaningssets per grootboekrekening geactiveerd moet worden voor jouw organisatie (Overheid).

Debiteurenbewaking (Profit 6)

Naast het sturen van de aanmaningen en rekeningoverzichten kun je de nieuwe workflow Debiteurenbewaking gebruiken om openstaande posten te monitoren en beheren.