Bestanden (Partena)

De koppeling tussen AFAS en Partena bestaat uit drie soorten bestanden: ERP-bestanden, roosterbestanden (TIME-bestanden) en Clock-bestanden.

De ERP- en roosterbestanden worden dagelijks via een geplande taak gegenereerd en automatisch verstuurd via de communicatieservice. Het Clock-bestand wordt gegenereerd bij de verwerking van een periode, wat doorgaans maandelijks gebeurt.

De loonverwerking bij Partena gebeurt via de loonmotor Level Five, waarvoor de applicatie ExpertSalary wordt gebruikt. Profit levert de benodigde gegevens aan deze applicatie aan, waarna de klant de verdere verwerking verzorgt in de applicatie (ExpertSalary) van Partena. Daarnaast is Partena verantwoordelijk voor de verwerking van de dimona-aangiften, de DMFA-aangiften en de journaalposten.

ERP-bestand

Opbouw en structuur

Het ERP-bestand is een dagelijks gegenereerd bestand met de gegevens van medewerkers. De structuur van het bestand is gebaseerd op posities, waarbij elk veld een specifieke begin- en eindpositie inneemt.

Het bestand bestaat uit meerdere registraties (records) die afkomstig zijn uit verschillende databronnen. Het grootste deel van de informatie is gebaseerd op de vaste gegevensweergave, waarin de velden staan die nodig zijn voor de aanlevering. Daarnaast worden er tijdens het aanmaken van het bestand ook een aantal registraties toegevoegd vanuit losse bronnen. Bij registraties op basis van losse bronnen is het niet mogelijk om aanpassingen te doen via de interface en kunnen er geen vrije velden worden gebruikt.

De registraties staan in het bestand als volgt geordend:

• 01 - Medewerker
• 02 - Medewerker contract (arbeidsverhouding)
• 03 - Medewerker salaris
• 04 - Medewerker dienstverband
• 05 - Medewerker rooster
• 06 - Vrije velden
• 07 - Medewerker leaseauto
• 08 - Medewerker schorsing (toekomstige afwezigheden)
• 10 - Medewerker transportkosten
• 11 - Medewerker formatieverdeling (kostenverdeling)

Het begin van elke regel kent een vaste opbouw (positie 1 t.e.m. 37). Vanaf positie 38 staan de inhoudelijke velden. Ter illustratie een voorbeeld:

1. Dossiernummer per werkgever
2. Medewerkersnummer
3. Recordtype (registratietype)
4. ERP-key (unieke sleutel van de regel)

Aanlevering

Het ERP-bestand wordt samengesteld op het moment dat het dagelijkse bestand wordt aangemaakt. De aanlevering van het ERP-bestand gebeurt op basis van gewijzigde gegevens (delta). Op basis van de medewerker en de bijhorende gegevens controleren we per recordtype of er wijzigingen zijn. Wanneer er een wijziging optreedt, wordt het recordtype van de medewerker waarin de wijziging is doorgevoerd, opnieuw aangeleverd aan Partena. Hierdoor overschrijft de nieuwe waarde de reeds doorgestuurde waarde. Als een bepaald recordtype nog niet aanwezig is bij Partena, wordt dit uiteraard ook aangeleverd.

Roosterbestand (TIME-bestand)

Opbouw en structuur

Het roosterbestand (TIME-bestand) bevat de roosters die binnen de omgeving worden gebruikt. Het bestand is, net zoals het ERP-bestand, opgebouwd op basis van posities. Elk rooster krijgt een unieke code en bevat informatie over de werkdagen en het aantal roosteruren. Deze uren worden gespecificeerd per dag, van maandag tot en met zondag. De roosters worden doorgestuurd, als deze nog niet eerder verstuurd zijn naar Partena.

Profit ondersteunt hierin verschillende types roosters:

1. Standaardroosters

   Een standaardrooster heeft altijd een duur van één week. In het bestand wordt dus altijd maar één week gevuld. Bij het gebruik van een standaardrooster is het niet mogelijk om een schorsing vast te leggen.

2. Weekroosters

   Een weekrooster is de meest gebruikte roostervorm. Bij een weekrooster is er altijd maar één week gevuld, dus zal dit ook resulteren in een roosterbestand met een rooster van één week. Dit rooster wordt altijd bij een specifieke medewerker gekoppeld en kan niet worden hergebruikt over medewerkers heen. Bij dit rooster kan je een schorsing vastleggen. De schorsingsuren worden opgeteld bij de betreffende roosterdagen.

3. Medewerker specifieke werkroosters

   Een medewerkerspecifiek rooster, dat is vastgelegd in InSite, kan maximaal 6 weken hebben. Deze weken worden doorgestuurd in het roosterbestand. Bij dit rooster kan je een schorsing vastleggen. De schorsingsuren worden opgeteld bij de betreffende roosterdagen.

De regels in het roosterbestand zien er als volgt uit:

Je leest de roosterregels als volgt:

1. Unieke code van het rooster
2. Roosteruren maandag
3. Roosteruren dinsdag
4. Roosteruren woensdag
5. Roosteruren donderdag
6. Roosteruren vrijdag
7. Roosteruren zaterdag
8. Roosteruren zondag

Aan de rechterkant in het bestand staat extra informatie over de tewerkstelling. Je leest dit als volgt:

1. Regime (aantal dagen)
2. Soort rooster

   Fulltime rooster = 0

   Parttime rooster = 1

3. Theoretische minuten per week
4. Effectieve minuten per week
5. Referentierooster (enkel toegevoegd als dit van toepassing is op dit rooster)

Aanlevering

Het roosterbestand en het ERP-bestand worden gelijktijdig gegenereerd via de taak voor het dagelijks bestand. Deze taak levert dus twee afzonderlijke bestanden op, in een vaste volgorde. Het roosterbestand moet als eerste worden aangemaakt en aangeleverd, gevolgd door het ERP-bestand. De reden hiervoor is dat het ERP-bestand een koppeling bevat naar het roosterbestand. In het ERP-bestand worden medewerkers gekoppeld aan een rooster dat afkomstig is uit het eerder gegenereerde roosterbestand.

Clock-bestand

Opbouw en structuur

Het Clock-bestand bevat gegevens over de kalenders en loongegevens (looncomponenten). Het is een csv-bestand, dat een volledige aanlevering per periode, per medewerker bevat.

Het kalendergedeelte van het bestand bevat een specificatie van het aantal minuten dat een medewerker per dag presteert, inclusief alle afwezigheden. Voor elke dag in de periode wordt er een combinatie van een datum en looncode doorgegeven. Deze gegevens zijn essentieel voor de loonberekening. De kalender moet altijd volledig zijn. Dit wil zeggen dat er voor elke dag binnen de opgegeven periode minstens één regel aanwezig moet zijn. Voor dagen waarop er geen prestatie, verlof, verzuim of schorsing aanwezig, komt er alsnog een regel in het bestand te staan. De looncode wordt in deze regel vervangen door liggende streepjes (---).

Ter illustratie een voorbeeld van het kalendergedeelte:

Aanlevering

Dit bestand wordt gegenereerd bij de verwerking van een salarisverwerkingsplan. Alle medewerkers van de werkgever die gekoppeld zijn aan de instantie Partena en in de betreffende periode in dienst zijn, worden meegenomen in de aanlevering. Wanneer er een wijziging wordt aangebracht voor een medewerker, moet deze medewerker opnieuw worden doorgestuurd voor de betreffende periode. Bij wijzigingen in het kalendergedeelte moeten ook de looncomponenten voor deze medewerker opnieuw worden meegestuurd. Het omgekeerde geldt eveneens: bij aanpassingen in de looncomponenten moet ook het kalendergedeelte opnieuw worden doorgestuurd.

De gegevens worden vanuit Profit doorgestuurd naar ExpertSalary, waar nadien de controle en de loonafsluiting plaatsvinden. Het is niet nodig om in Profit een apart salarisverwerkingsplan aan te maken voor voorschotten of correcties, deze worden opgenomen via de verwerking van de huidige maand.