Investeringsproject

Met investeringsprojecten kun je eenvoudig de aanschaf van vaste activa beheren die uit meerdere inkoopfacturen bestaan. Heb je meerdere inkoopfacturen? Leg deze facturen vast in een investeringsproject. In plaats van ze op een tussenrekening te boeken en later handmatig over te boeken. Een investeringsproject is speciaal bedoeld voor het bijhouden van investeringen die uit meerdere inkoopfacturen bestaan. Zo koppel je ze makkelijk aan je vaste activa en houdt je alles overzichtelijk.

Profit neemt het werk uit handen. Het houdt automatisch bij welke bedragen geboekt zijn en welke nog geactiveerd moeten worden. Je projectadministratie sluit hierdoor perfect aan op je financiële administratie. En in InSite heb je ook volledig inzicht. Zo houd je grip op je investeringen!

Voordat je deze functionaliteit kunt gebruiken moet je dit eerst inrichten.

Investeringsproject toevoegen

Je voeg een investeringsproject toe om de inkoopfacturen op vast te leggen, waarna uiteindelijk dat project geactiveerd kan worden in de vaste activa zodat je erop kunt afschrijven. Je kunt een investeringsproject aanmaken in Profit (via het menu van Financieel en Projecten) en in InSite.

In InSite kun je een investeringsproject ook eerst laten beoordelen via een workflow. Bijvoorbeeld om een andere medewerker (manager) de gegevens te laten controleren of te informeren. Het project zal hierbij pas definitief zichtbaar zijn in je projectenadministratie als de beoordelaar het investeringsproject via de workflow heeft goedgekeurd. Investeringsprojecten toevoegen via de workflow richt je in het projectprofiel in.

Investeringsproject workflow

Investeringsproject toevoegen in Profit:

1. Ga naar:
   • Financieel / Vaste activa / Investeringsproject
   • Projecten / Project / Investeringsproject
2. Klik op: Nieuw.

   De wizard start voor het aanmaken van een nieuw project.

3. Selecteer een projectprofiel voor het investeringsproject om deze te baseren op dit projectprofiel.

   Profit neemt dan de veldinstellingen en voorkeurwaarden van het geselecteerde projectprofiel over naar dit project.

4. Vul de verplichte velden in, waaronder:
   • Omschrijving
   • Projectgroep
   • Administratie
5. Klik op: Voltooien.

Investeringsproject toevoegen in Insite:

1. Open InSite.
2. Ga naar het Investeringsprojecten Portaal. Dit is afhankelijk hoe dit bij jou is ingericht.

   Je ziet nu alle investeringsprojecten, Te beoordelen investeringsprojecten en Mijn investeringsprojecten.

   

3. Klik op: Aanmaken investeringsproject.
4. Selecteer het projectprofiel waarop je dit project wilt baseren.

   InSite neemt dan de veldinstellingen en voorkeurwaarden van het geselecteerde projectprofiel over naar dit project.

5. Vul de velden in.
6. Klik op: Aanmaken.

   Hiermee start automatisch de workflow en het investeringsproject krijgt de status Ter beoordeling. De beoordelaar ontvangt een taak om het project goed te keuren of af te wijzen.

Inkoopfactuur boeken op een investeringsproject

Je boekt de inkoopfacturen op het investeringsproject. Je maakt hierbij een projectboeking .

De grootboekrekening waar je de inkoopfactuur op boekt, moet ingericht zijn voor projectboekingen.

Inkoopfactuur boeken op een investeringsproject:

1. Ga naar:  Financieel / Boeken / Dagboek.
2. Controleer Boekjaar en Periode. Dit zijn het boekjaar en de periode waarin je mutatie boekt.
3. Selecteer het juiste inkoopboek.
4. Klik op: Voltooien.
5. Vul de eerste boekingsregel in.

   Voor meer informatie, zie beschrijving bij Inkoopfactuur boeken.

6. Vul de tweede boekingsregel in.
7. Selecteer bij Grootboekrekening de tussenrekening die je bij de projectgroep hebt ingesteld.

   Bijvoorbeeld grootboekrekening 2340 Tussenrekening investeringsproject.

8. Profit stelt de vraag of je een projectboeking wilt maken.Klik op: Ja.

   Als je boekt op een grootboekrekening waarbij is aangegeven dat een investeringsproject verplicht is, opent Profit automatisch een boekingsscherm met projectgegevens.

   Je kunt ook op de actieknop Projectboeking klikken.

9. Selecteer het investeringsproject bij Project waarop de projectboeking betrekking heeft..

   Omdat je boekt op een grootboekrekening met Investeringsproject verplicht, kun je automatisch alleen een investeringsproject selecteren en geen ander type project.

   Voor meer informatie, zie beschrijving bij Inkoopfactuur boeken op project (projectboeking).

10. Selecteer het item bij Itemcode waarop de kosten betrekking hebben.
11. Profit neemt de omschrijving van de inkoopfactuur over. Vul eventueel een andere omschrijving in. De omschrijving in de inkoopfactuur en die in de projectomschrijving zijn niet gekoppeld, je kunt dus twee verschillende omschrijvingen hanteren.
12. Klik op: Opslaan en sluiten.
13. Maak de boeking verder af.
14. Klik op: Opslaan en sluiten.

De velden Geboekt en Nog te activeren van het investeringsproject worden automatisch bijgewerkt.

Investeringsproject activeren

Je kunt de investeringen van een investeringsproject activeren.

Investeringsproject activeren:

1. Ga naar:
   • Financieel / Vaste activa / Investeringsproject
   • Projecten / Project / Investeringsproject
2. Open de eigenschappen van het investeringsproject dat je wilt activeren.
3. Ga naar het tabblad: Acties
4. Klik op de actie: Activeren.

   Je krijgt de vraag hoe je (een deel van) het saldo wilt activeren.

5. Selecteer een van deze opties:
   • Nieuw actief aanmaken
   • Toevoegen aan bestaand actief
6. Bij Nieuw actief aanmaken
   1. Doorloop de wizard voor het aanmaken van een actief.
   2. Selecteer de activagroep.
   3. Vul de datum aanschaf in.
   4. Profit vult automatisch het veld Aanschafwaarde met het bedrag Nog te activeren van het project. Pas het bedrag aan als je een deel wilt activeren.
   5. Vul de overige velden in volgens de specificaties van het actief.
   6. Klik op: Voltooien.
7. Bij Toevoegen aan bestaand actief:
   1. Selecteer het bestaande actief.
   2. Profit vult automatisch het veld Aanschafwaarde met het bedrag Nog te activeren van het project. Profit vult automatisch het veld Aanschafwaarde met het bedrag Nog te activeren van het project.
   3. Vul de overige velden in of pas ze aan waar nodig.
   4. Klik op: Voltooien.
8. Als het projectsaldo Nog te activeren na activering 0,00 is, krijg je de vraag of je het project wilt af te melden.

   Klik op Ja of als je nog meer inkoopfacturen verwacht laat je het project open staan.

Het saldo wordt meteen bijgewerkt. In de eigenschappen van het investeringsproject zie je het saldo Geboekt, Nog te activeren en Geactiveerd.

Investeringsproject raadplegen

Je kunt de investeringen van een investeringsproject raadplegen in Profit en in InSite.

Investeringen van een investeringsproject raadplegen in Profit:

1. Ga naar:
   • Financieel / Vaste activa / Investeringsproject
   • Projecten / Project / Investeringsproject

   In de weergave zie je in de kolom Geboekt welke bedragen via inkoopfacturen op het investeringsproject zijn geboekt. In de kolom Nog te activeren zie je welk deel daarvan nog geactiveerd moeten worden en wat al geactiveerd is in de kolom Geactiveerd.

2. Open de gewenste weergave (met sneltoets Ctrl+J):
   • Lopende investeringsprojecten
   • Alle investeringsprojecten
   • Afgesloten investeringsprojecten
3. Open de eigenschappen van een investeringsproject.
4. Ga naar het tabblad: Investeringen.

   Je ziet een overzicht van de investeringen die vanuit dit project zijn aangemaakt.

5. Dubbelklik op een investering om de eigenschappen ervan te bekijken.

   Je kunt vanaf hier ook de eigenschappen van het actief openen.

Investeringen van een investeringsproject raadplegen in InSite:

1. Open InSite.
2. Ga naar het Investeringsprojecten Portaal. Dit is afhankelijk hoe dit bij jou is ingericht.
3. Open het investeringsproject.

   Je ziet in de eigenschappen van het investeringsproject de vaste activa die is gekoppeld en inkoopfacturen die op het project geboekt zijn. Je ziet ook het project team. Projectfase is ook mogelijk. De KPI's van een project kun je ook tonen: Geboekt, Nog te activeren en Geactiveerd. Dit kan ook als webpart.

Zie ook

• Journaliseren afschrijvingen vaste activa