Investeringsproject inrichten

Met investeringsprojecten beheer je grote investeringen die uit meerdere inkoopfacturen bestaan. Je houdt overzicht over de investeringskosten en kunt direct vanuit het project vaste activa aanmaken. Hiermee heb je een perfecte aansluiting tussen je projectadministratie en vaste activa.

Voor deze functionaliteit gebruik je de integratie met Profit Projecten en Profit Financieel.

Voordat je investeringsprojecten kunt gebruiken moet je dit eerst activeren en inrichten.

Investeringsprojecten activeren

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

• Investeringsprojecten

Stappen om een activering in te schakelen

Grootboekrekening voor investeringsprojecten toevoegen

Je voegt een grootboekrekening toe voor de tussenrekening investeringen. De inkoopfacturen boek je op deze grootboekrekening. Je regelt op de grootboekrekening ook dat je alleen op een type project Investeringsproject kan boeken.

Tussenrekening investering toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
2. Maak een nieuwe grootboekrekening aan of wijzig een bestaande rekening.

   Bijvoorbeeld grootboekrekening 2340 Tussenrekening investeringsproject.

3. Selecteer Investeringsproject verplicht bij Doorboeken projecten.

   Let op:

   Deze instelling kan je alleen selecteren bij een balansrekening (niet bij kosten of opbrengsten).

Projectgroep voor investeringsprojecten inrichten

Voor de aansluiting tussen de projectenadministratie en financiele administratie leg je bij de projectgroep de tussenrekening en kostensoort vast.

1. Ga naar: Projecten / Project / Projectgroep.
2. Maak een nieuwe projectgroep aan of wijzig een bestaande.

   

3. Selecteer de Tussenrekening investering met de eerder aangemaakte grootboekrekening.
4. Selecteer de betreffende kostensoort bij Kostensoort activeren investering.

   Let op:

   Beide velden moeten worden ingevuld, niet slechts één van beide.

Workflow Investeringsproject inrichten

Richt de workflow in als een investeringsproject via een workflow in InSite moet worden goedgekeurd. Je kunt de standaard meegeleverde workflow direct gebruiken voor het beoordelen van een investeringsproject.

Workflow inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het type dossieritem Investeringsproject (Profit).
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. De workflow Investeringsproject (Profit) kun je direct gebruiken. Als je de workflow wilt aanpassen, moet je een nieuwe workflow maken die gebaseerd is op deze workflow.

   Lees in de beschrijving meer over de speciale acties, condities en rollen van deze workflow.

   Met deze workflow kun je investeringsprojecten laten beoordelen. Na akkoord kan de workflow afgehandeld worden en wordt het investeringsproject aangemaakt.

   Het gaat om type dossieritem -191 Investeringsproject (Profit).

   Schema van de workflow

   Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

   

   Inrichting

   Er worden drie statussen gebruikt: Beoordelen Goedgekeurd en Afgekeurd. Er worden geen kenmerken gebruikt. Zodra de workflow is gestart krijgt deze de status In behandeling. Het is mogelijk om de status van de forecast te updaten vanuit een workflow actie door een waarde toe te kennen.

   Condities

   Er worden geen taken conditioneel afgehandeld..

   Speciale acties

   Er zijn vijf speciale acties: Afkeuren investeringsproject, Goedkeuren investeringsproject en Opnieuw insturen investeringsproject. Bij het afkeuren wordt het project afgekeurd en de workflow komt terug bij de verantwoordelijk of de vervanger verantwoordelijke en deze moet het project aanpassen. Door deze actie kan je een aangepast project opnieuw insturen zodat de projectverantwoordelijke deze kan beoordelen. Het afkeuren wordt met deze actie ongedaan gemaakt.

   Verder heb je Bijlage(n) ondertekenen en Ondertekende bijlage(n) verwijderen voor het digitaal ondertekenen.

   Waarom welke stappen?

   De workflow investeringsproject komt langs de verantwoordelijke of huidige vervanger verantwoordelijke, die de beoordeling van de investeringsprojecten doet. Deze verantwoordelijke kan het project goed- of afkeuren. Bij een afgekeurd project komt de workflow terug bij de verantwoordelijke of vervanger verantwoordelijke en kan deze opnieuw insturen of laten vervallen. Je kunt ook iemand verantwoordelijk maken voor het beoordelen van het investeringsproject.

   Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

   Nee

5. Publiceer de workflow als je deze hebt aangepast.

   Koppel deze workflow aan het betreffende projectprofiel voor investeringsprojecten als je een eigen workflow hebt gemaakt.

6. Ga naar: Projecten / Beheer / Inrichting / Projectprofiel.
7. Ga naar het tabblad: Algemeen.
8. Selecteer je workflow bij Workflow.

InSite inrichten:

Voor investeringsprojecten in InSite activeer je de type pagina:

• Investeringsprojecten

Type pagina activeren

Stel de pagina Investeringsprojectenportaal beschikbaar in InSite, bijvoorbeeld door een menu-item toe te voegen aan het menu of door een knop toe te voegen aan een banner.