Loonschalen Flex actualiseren

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 6.

We werken momenteel hard aan de documentatie van dit onderdeel.

Als je loonschalen per itemset vastlegt, kun je ook de loonschalen die AFAS beheert in sector cao's, eenvoudig en efficiënt gebruiken in je Flex cao. Dit geldt alleen als je gebruikmaakt van declaratieverloning en uurloonschalen.

Hiervoor levert AFAS de Profit loonschalen Cao uit voor de Flex. Daarin zitten alleen loonschalen voor alle relevante cao's, geen andere looncomponenten of grondslagen. (Profit 6)

De koppeling verloopt via de functie in de klantovereenkomst.

AFAS brengt met regelmaat een update van deze cao uit, die direct wordt bijgewerkt.

De wijzigingen in de Profit loonschalen cao die gekoppeld is aan een itemset, voert Profit niet altijd automatisch door na het importeren. Een loonschaal actualiseren vindt op drie manieren plaats:

  • Min/max loonschalen en ongebruikte loonschalen worden direct bijgewerkt. (Als een loonschaal nu of ooit gekoppeld is aan een plaatsing, dan is deze gebruikt).
  • Andere loonschalen kun je:
    • handmatig via Loonschalen actualiseren bijwerken.
    • automatisch op een geplande datum laten bijwerken. Het bijwerken gebeurt dan bij de dagovergang.

    Hierbij geldt: alles uiterlijk na 6 weken. Deze termijn geeft je de gelegenheid om met je klanten te onderhandelen over nieuwe tarieven.

    Is nog niet bijgewerkt? Dan zal Profit alsnog actualiseren (het eerstvolgende weekend na 6 weken).

Loonschalen actualiseren moet je eerst inrichten.

Als je loonschalen per klantovereenkomst met de verkooprelatie vastlegt, zijn dat eigen loonschalen. Je onderhoudt deze zelf. Wel kun je wijzigingen daarvan in combinatie met de workflow via de functie Loonschalen actualiseren bijwerken of het moment van actualiseren inplannen. Ook dit moet je eerst inrichten.

Inhoud

Raadplegen loonschaal wijzigingen

Via het signaal (als je dit hebt ingericht) en/of het cao-klantportaal word je erop gewezen dat de Profit Flex loonschalen cao is bijgewerkt en dat je de loonschalen moet actualiseren.

Ga dan o.a. na om welke cao, welke wijzigingen van welk type (wijziging in bedrag of herindeling) en om welke plaatsingen het gaat.

Raadpleeg de te actualiseren loonschalen:

  1. Ga naar: HRM / Flex / Loonschalen actualiseren.

    Vervolgens zie je de te actualiseren loonschalen.

    In de weergave zie je de Datum actualiseren, waarop geactualiseerd zal worden en o.a. de datum laatste wijziging en bij Uiterste datum actualiseren de uiterste datum dat geactualiseerd moet worden, dat is op de zondag in het weekend zes weken na de wijziging.

  2. Dubbelklik op een regel.
  3. Ga naar het tabblad: Perioden.

    Je ziet daar bijvoorbeeld één regel met Gewijzigd en een met Nieuw.

    Als het Cao team een nieuwe perioderegel toevoegt aan de loonschaal die nog niet bestaat bij de klant, dan krijgt deze de waarde 'Nieuw'.

    Als er regels op een perioderegel gewijzigd zijn binnen de loonschaal die de klant ook al had, dan krijgt deze waarde 'Gewijzigd'.

  4. Dubbelklik op de regels om de wijzigingen te raadplegen.
  5. Ga naar het tabblad: Regels.

    Bij een bedrag wijziging zie je bijvoorbeeld:

    Je ziet in de kolom Te actualiseren welke regels bijgewerkt moeten worden.

    Bij Oorspronkelijk bedrag zie je wat het bedrag van de loonschaal voorheen was en bij Te actualiseren bedrag wat het nu is.

    Verder zie je in de kolom Herindeling schaal/trede of daarvan sprake is. Als dit het geval is, moet je extra voorbereidingen treffen.

  6. Ga naar het tabblad: Gekoppelde functie.

    Hier zie je de klantovereenkomsten waar de loonschaal aan gekoppeld is voor welke functie.

  7. Dubbelklik eventueel op de regel om de klantovereenkomst te raadplegen.
  8. Ga naar het tabblad: Plaatsingen in de klantovereenkomst om de betrokken medewerker(s) te zien.
  9. Ga naar het tabblad: Versies in de klantovereenkomst en open de regel om de verkooptarieven te zien.
  10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Loonschalen actualiseren

Met het actualiseren van de loonschalen voegt Profit een nieuwe schaal/trede op de gekoppelde plaatsingen toe.

Je kunt nu actualiseren of de datum voor het actualiseren inplannen. Als er sprake is van herindeling, moet je eerst de controle vooraf uitvoeren.

  1. Ga naar: HRM / Flex / Loonschalen actualiseren.

  2. Selecteer een of meerdere regels.
  3. Klik op de actie: Loonschalen actualiseren.
    1. Klik op Ja bij de vraag.
    2. Vervolgens verdwijnt de loonschaalregel uit de weergave.

    of

  4. Klik op de actie: Datum actualiseren inplannen.

    De datum mag niet ná de uiterste datum liggen. Als je meer dan één regel hebt geselecteerd, houdt Profit bij die regels de uiterste datum aan.

    Een leeg datumveld zorgt ervoor dat een eventueel al ingeplande datum leeg wordt gemaakt.

    1. Selecteer een datum.
    2. Klik op: Voltooien.
  5. Maak eventueel correctiedeclaraties als de wijzigingen betrekking hebben op declaraties die al zijn verwerkt, zodat de declaraties tegen het nieuwe uurloon verwerkt worden.
  6. Na het actualiseren van de loonschalen en het toevoegen van de prijsafspraken moet je de loonafspraken actualiseren.

    Hiermee worden de wijzigingen daadwerkelijk doorgevoerd in de uurlonen.

    In het geval van een herindeling zie je in de nieuwe plaatsingsregel het veld Herindeling schaal/trede doorgevoerd.

Herindeling controleren en doorvoeren

Als een loonschaal/trede heringedeeld wordt, dan moet je zelf vóór het actualiseren, aangeven aan welke nieuwe/andere schaal/trede de geraakte plaatsing gekoppeld moet worden.

Van een herindeling is bijvoorbeeld sprake als trede 3 en 4 van een loonschaal worden samengevoegd naar schaal 3.

Instellen welke schaal/trede het in de nieuwe plaatsingsregel moet worden, kan handmatig of via een mutatie-import.

Voor actualiseren aangeven welke schaal/trede het moeten worden:

  1. Ga naar: HRM / Flex / Loonschalen actualiseren.
  2. Open de regel van de loonschaal.
  3. Ga naar het tabblad: Gekoppelde functie.
  4. Open de regel met de functie.
  5. Ga naar het tabblad: Plaatsing. Stel al deze plaatsingen in.
  6. Open de plaatsing, ga naar het tabblad Versie.
  7. Open de bestaande plaatsingsregelversie:

  8. Vul hier handmatig de Nieuwe schaal en Nieuwe trede in, die Profit moet gebruiken in de nieuw aan te maken regel. Dit kun je ook vullen via een analyse en mutatie-import.

  9. Klik op: Opslaan en sluiten. (Tot je terug bent in Te actualiseren loonschalen).

Bij het actualiseren van de loonafspraken, maakt Profit een nieuwe plaatsingsversieregel aan met de door jou ingestelde schaal en trede. De Datum herindeling schaal/trede is de Begindatum van de nieuwe regel. Het veld Herindeling doorgevoerd zet Profit dan aan.

Controle na actualiseren

Controleer ná het actualiseren (eventueel ook met een analyse) of er regels zijn die wél de datum van de herindeling hebben, maar waar het veld Herindeling doorgevoerd níet aan staat. Dan heb je die van tevoren niet ingesteld en moet je deze nog handmatig instellen.

Ook bij een schaal die komt te vervallen, moet je aangeven welke schaal/trede dan gekoppeld moet worden. Vervallen schalen worden op nul gesteld bij het actualiseren. Als bij het actualiseren blijkt dat je geen nieuwe schaal en trede hebt ingevuld, vult Profit het brutoloon in in het veld Afwijkend uurloon (in de loonafspraak). Dit is om te voorkomen dat de medewerker niet wordt uitbetaald.

Analyse en import voor herindeling

Als er van een herindeling schaal/trede sprake is, kun je een en ander in grotere hoeveelheden verwerken. Dan ga je als volgt te werk:

  1. Maak een analyse op de gegevensverzameling Plaatsingsregels om de plaatsingsregels op te halen die beïnvloed worden door de herindeling van een te actualiseren loonschaal.
  2. Bereid een mutatie-import voor voordat je de actie 'Loonschaal actualiseren' uitvoert.

    Pas het filter toe met de volgende criteria:

    • Stel het veld 'Te actualiseren' in op 'Loonschaal', zodat Profit de loonschalen die al zijn geactualiseerd niet meer meeneemt.
    • Zorg ervoor dat het veld 'Datum herindeling schaal/trede' op de plaatsingsregel niet leeg is en verschilt van [Begindatum plaatsingsregel], zodat Profit alleen de plaatsingsregels ophaalt waarvoor nog een nieuwe regel moet worden aangemaakt.
  3. Vul in Excel de kolommen 'Nieuwe schaal' en 'Nieuwe trede' en importeer deze waarden in de gelijknamige velden op de plaatsingsregels.

Na het actualiseren, in geval van herindeling schaal/trede:

  1. Om te controleren welke plaatsingsregels ná 'Loonschaal actualiseren' nog geen herindeling hebben gekregen, maak je een vergelijkbare analyse met de volgende filtering:
    • Zorg ervoor dat het veld 'Herindeling schaal/trede doorgevoerd' op de plaatsingsregel uit staat.
    • Controleer dat het veld 'Datum herindeling schaal/trede' op de plaatsingsregel gelijk is aan [Begindatum plaatsingsregel].
  2. Pas in Excel de kolommen 'Schaal' en 'Trede' aan en importeer deze waarden in de gelijknamige velden op de plaatsingsregels. Zet het veld 'Herindeling schaal/trede doorgevoerd' in deze import op 'Ja'.

Direct naar

  1. Uitzendbranche (Flex)
  2. Uitzendbureaus met dag/weekverloning inrichten
  3. Detachering met periodeverloning inrichten en gebruiken
  4. Kandidaten beheren (Flex-branche)
  5. Klanten beheren
  6. Declaraties boeken
  7. Nog niet goedgekeurde declaratie wijzigen
  8. Declaraties goedkeuren
  9. Loonafspraken actualiseren
  10. Declaraties verlonen en betalen aan de kandidaten
  11. Declaraties factureren aan de verkooprelaties
  12. Declaraties of plaatsing wijzigen/corrigeren Overzicht
  13. Correctiedeclaratie
  14. Terugdraaien
  15. Crediteren
  16. Week accorderen salarisverwerkingsplan
  17. Journaliseren
  18. Pensioenaanlevering StiPP
  19. Declaraties voor Feestdaguren