Aanlevering inrichten (Partena)

AFAS ondersteunt de koppeling met het sociaal secretariaat Partena. Om gegevens naar Partena door te sturen, zorg je ervoor dat Profit correct ingericht staat.

Hieronder vind je het stappenplan terug.

Let op:

Wil je een koppeling met Partena opzetten? Neem contact op met een consultant van AFAS via het Klantportal. De consultant biedt ondersteuning tijdens dit proces en helpt je bij de opzet van de nodige inrichting, activeringen en interfaceweergave.

Inhoud

Functionaliteiten activeren

Om de integratie tussen Profit en Partena mogelijk te maken, zorg je ervoor dat de activering België (functionaliteit) aan staat. Werk je al langer met Profit? Dan is de kans groot dat de activering al aan staat. Hierna activeer je de functionaliteit Sociaal secretariaat Partena.

Je kan deze functionaliteiten enkel activeren in consultancymodus. Neem contact op met Support, Servicemanagement of Consultancy om de activering in te schakelen.

Stappen om een activering in te schakelen

Communicatieprofiel inrichten

Je verzendt de bestanden naar Partena digitaal via de communicatieservice in Profit.

Hiervoor stel je het communicatieprofiel in. Dit profiel gebruik je ook voor het ontvangen van de berekende gegevens en de loonstroken in Profit.

Communicatieprofiel inrichten:

Open de communicatieomgeving.
Je richt dit communicatieprofiel in de communicatieomgeving in, niet per subomgeving.
Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
Open de eigenschappen van het profiel Communicatie met Partena.
Vink Geblokkeerd uit.
Ga naar het tabblad: Instellingen.
Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in.
Vraag de gebruikerscode en het wachtwoord op bij de dossierbeheerder van Partena. Stel de gebruikerscode in als gebruikersnaam in Profit, het wachtwoord gebruik je als wachtwoord voor de productieomgeving.
Klik op: Opslaan en sluiten.
Het communicatieprofiel is ingericht.

Instantie aanmaken in omgeving

Je voegt een instantie toe voor Partena.

Instantie toevoegen:

Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Instantie.
Klik op: Nieuw.
Vul de naam en het adres in.
Doorloop de wizard.
Selecteer Sociaal secretariaat bij Soort instantie.
Selecteer Partena bij Sector/bedrijf.
Klik op: Volgende.
Leg het Dossiernummer van Partena vast ten behoeve van de aanlevering.
Klik op: Voltooien.

Cao aanmaken

Om vanuit Profit een koppeling te maken met Partena, voeg je een Belgische cao toe aan de omgeving. Gebruik de Partena-template, zodat je beschikt over de juiste rekenregels voor looncomponenten.

Cao aanmaken:

Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
Importeer de cao-template via de actie: Importeren.
Klik op de actie: Bestand.
Upload de cao-template.
Klik op: Voltooien.
Het importeren van de cao start.
Klik op: Voltooien.
De cao is geïmporteerd.
Klik op: Nieuw.
Vink Klant CAO aan.
Selecteer de zojuist aangemaakte cao.
Klik op: Volgende.
Vul Partena in bij de Omschrijving.
Klik op: Volgende.
Vul een code in bij Code cao.
Selecteer Overig bij Cao-type.
De Code cao en het Cao-type kan je achteraf niet meer wijzigen, de omschrijving kan je wel aanpassen.
Doorloop de wizard.
Klik op: Voltooien.

Werkgever aanmaken

Maak de werkgevers aan die je wil aanleveren naar Partena.

Werkgever aanmaken:

Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Klik op: Nieuw.
Vul de naam en de zoeknaam van de werkgever in.
Als de organisatie die je als werkgever wil instellen al bestaat in Profit, klik je op de drie puntjes naast Naam en selecteer je Overeenkomstige organisaties om de organisatie op te zoeken.
Vul het adres en de communicatiegegevens in.
Klik op: Volgende.
Vul de code van de werkgever in bij Werkgever.
Selecteer Feestdagen België bij Sluitingsdagentabel.
Doorloop de wizard en vul de verplichte velden in.
Klik op: Voltooien.

Cao koppelen aan werkgever

Je koppelt de nieuw aangemaakte cao aan de werkgever waarvan je de medewerkers wil doorsturen naar Partena.

Cao koppelen aan werkgever:

Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Open de eigenschappen van de werkgever.
Ga naar het tabblad: Cao.
Klik op: Nieuw.
Selecteer de cao.
Klik op: Voltooien.

Instantie aanmaken op werkgever

Als de Belgische cao gekoppeld staat aan de werkgever, voeg je de instantie van Partena toe aan deze werkgever.

Instantie toevoegen bij werkgever:

Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
Open de eigenschappen van de werkgever.
Ga naar het tabblad: Instantie.
Klik op: Nieuw.
Selecteer de instantie van Partena.
Klik op: Volgende.
Vul de begindatum in.
Vul het Aansluitnummer van Partena in.
Controleer of de Peildatum correct ingesteld staat.
Je vult de peildatum in tijdens de opzet van de koppeling met Partena. Dit gebeurt in samenspraak met een consultant van AFAS en de dossierbeheerder van Partena. Later is deze datum niet meer te wijzigen.
Selecteer de weergave die je gebruikt voor de aanlevering van het ERP-bestand bij Te gebruiken weergave. In overleg met de consultant kun je de weergave laten aanpassen en hier de nieuwe weergave selecteren.
Geef een Locatie bestand op.
Vul Thuiswerken integreren vanaf en/of Flexibel thuiswerken integreren vanaf in als je dit wil laten doorsturen.
Deze functionaliteiten moeten ingericht zijn als je ze wil gebruiken.
Klik op: Voltooien.

Vul de extra verplichte velden in:

Open de zojuist aangemaakte instantieregel.
Ga naar het tabblad: Inhoudingsplichtige.
Open de regel.
Ga naar het tabblad: Sociaal secretariaat.
Vul Boekhoudplan en Masterdossier in.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Medewerker Partena inrichten

Tijdens het onboardenproces registreer je in één keer alle gegevens van de nieuwe medewerker. Dit omvat informatie over het salaris, contract, rooster, functie en instantie (scorfigegevens).

Je onboardt de medewerker via het onboardingsprofiel in InSite of via de indienstwizard in Profit. Nadat je de workflow afrondt of de indienstwizard voltooit, komen de medewerkersgegevens in Profit te staan. De instantieregel koppelt de medewerker aan het sociaal secretariaat. De medewerker gaat mee in de aanlevering als de instantieregel actief is en het vinkje bij Uitsluiten van aanlevering sociaal secretariaat uit staat.

Wil je bij een bestaande medewerker een nieuwe instantieregel toevoegen? Volg dan onderstaande stappen:

Instantie koppelen aan medewerker:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
Open de eigenschappen van de medewerker.
Ga naar het tabblad: Instantie.
Klik op: Nieuw.
Selecteer de instantie Partena.
Klik op: Volgende.
Vul een begindatum in.
Klik op: Volgende.
Wil je de instantie aanmaken zonder dat je de medewerker aanlevert, vink dan Uitsluiten van aanlevering sociaal secretariaat aan.
Vul de gegevens van de burgerlijke staat van de medewerker in. Is de medewerker gehuwd, zorg er dan voor dat de velden Voornaam partner, Naam partner, Geboortedatum partner en Inkomen partner ingevuld zijn.
Klik op: Volgende.
Vul Onderwerping BV en Grensarbeider in.
Vul in hoeveel personen de medewerker ten laste heeft.
Klik op: Voltooien.

Importeren

Je kunt de instantie bij een medewerker importeren via HRM / Beheer / Import Instantie / Sociaal secretariaat Partena. Instantiemutaties importeer je via HRM / Beheer / Import Instantie Mutatie / Sociaal secretariaat Partena. Deze imports zijn beschikbaar als de activering België (functionaliteit) aan staat en je de importfunctionaliteit autoriseert.

Vestigingsnummers toevoegen

Voor de aanlevering is het belangrijk om vestigingsnummers toe te voegen. Elk vestigingsnummer is uniek per vestiging. Nadat je deze nummers hebt toegevoegd, koppel je het juiste nummer aan de medewerker in de eigenschappen van de functieregel.

Vestigingsnummer toevoegen:

Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
Open de tabel Vestigingsnummer.
Vul de gegevens in.
Klik op: Voltooien.

Vestigingsnummer koppelen aan medewerker:

Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
Open de eigenschappen van de medewerker.
Ga naar het tabblad: Functie.
Open de functieregel.
Ga naar het tabblad: Werklocatie.
Vul het Vestigingsnummer in.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Direct naar