Bestanden (Partena)

De koppeling tussen AFAS en Partena bestaat uit drie soorten bestanden: ERP-bestanden, roosterbestanden (TIME-bestanden) en Clock-bestanden.

De ERP- en TIME-bestanden worden door een geplande taak dagelijks gegenereerd en automatisch verstuurd via de communicatieservice. Het Clock-bestand is een maandelijks bestand. Dit bestand wordt gegenereerd bij de verwerking van een periode, wat doorgaans maandelijks gebeurt.

De loonverwerking bij Partena gebeurt via de loonmotor Level 5, waarvoor de applicatie Expert Salary wordt gebruikt. Profit levert de benodigde gegevens aan deze applicatie aan, waarna de klant de verdere verwerking verzorgt in de applicatie (Expert Salary) van Partena. Daarnaast is Partena verantwoordelijk voor de verwerking van de dimona-aangiften, de DMFA-aangiften en de journaalposten.

ERP-bestand

Het ERP-bestand is een dagelijks gegenereerd bestand met de gegevens van medewerkers.Het bestand bestaat uit meerdere registraties (records) die afkomstig zijn uit verschillende databronnen. Het grootste deel van de informatie is gebaseerd op een vaste gegevensweergave, waarin de velden staan die nodig zijn voor de aanlevering. Daarnaast worden er tijdens het aanmaken van het bestand ook een aantal registraties toegevoegd vanuit losse bronnen.

Bij registraties op basis van losse bronnen is het niet mogelijk om aanpassingen te doen in de aanlevering of de interface. Daarnaast kunnen er hierbij geen vrije velden worden gebruikt.

De registraties staan in het bestand als volgt geordend:

01 - Persoonsgegevens

02 - Medewerker contract

03 - Medewerker salaris

04 - Medewerker dienstverband

05 - Medewerker rooster

06 - Vrije velden

07 - Medewerker leaseauto

08 - Medewerker schorsing (toekomstige afwezigheden)

10 - Medewerker transportkosten

11 - Medewerker formatieverdeling (accountsplits)

De aanlevering van het ERP-bestand gebeurt op basis van gewijzigde gegevens (delta). Wanneer er een wijziging optreedt, worden de aangepaste gegevens van de betreffende medewerker naar Partena gestuurd. In dat geval wordt enkel de betreffende registratie van de medewerker waarin de wijziging is doorgevoerd, opnieuw aangeleverd. Wanneer er een wijziging optreedt, worden de aangepaste gegevens van de betreffende medewerker naar Partena gestuurd. Daarbij wordt uitsluitend de registratie meegestuurd waarin de wijziging heeft plaatsgevonden.

TIME-bestand (roosterbestand)

Het TIME-bestand (roosterbestand) bevat de roosters die binnen de omgeving worden gebruikt. Profit ondersteunt hierin verschillende types roosters: weekroosters, standaardroosters en medewerker specifieke werkroosters. Het bestand is opgebouwd op basis van posities. Elk rooster krijgt een unieke code en bevat informatie over de werkdagen en het aantal roosteruren per dag. Deze uren worden gespecificeerd per dag, van maandag tot en met zondag. Via het ERP-bestand wordt elke medewerker gekoppeld aan een rooster dat eerder is aangemaakt in het roosterbestand.

De regels in het roosterbestand zien er als volgt uit:

Je leest deze roosterregels op de volgende manier:

1. Unieke code van het rooster
2. Roosteruren maandag
3. Roosteruren dinsdag
4. Roosteruren woensdag
5. Roosteruren donderdag
6. Roosteruren vrijdag
7. Roosteruren zaterdag
8. Roosteruren zondag

Bij een tweewekelijks rooster worden er op deze manier twee weken in het rooster weggeschreven.

Clock-bestand

Het Clock-bestand bevat gegevens over kalenders en looncomponenten. Dit bestand is een CSV-bestand.

Onder een kalender verstaan we de dagelijkse registratie van de aan- en afwezigheid van een medewerker. In het bestand wordt per dag een datum in combinatie met een looncode doorgestuurd. Deze informatie geeft weer wat de medewerker wanneer heeft gedaan. Deze gegevens, worden naast de loongegevens, gebruikt voor de loonberekening.

De gegevens worden vanuit Profit doorgestuurd naar Expert Salary, waar nadien de controle en de loonafsluiting plaatsvindt. Dit betekent dat je in Profit geen afzonderlijk salarisverwerkingsplan hoeft aan te maken voor voorschotten en/of correcties, je kan hiervoor de verwerking van de huidige maand gebruiken.