Declaraties inrichten

Een medewerker wil gemaakte kosten declareren. Dit kan die doen via InSite of via de AFAS Pocket app. Profit betaalt de geboekte declaraties automatisch uit met het salaris of als voorschot op het salaris.

Declaraties kunnen enkelvoudig ingediend worden, maar ook als verzameldeclaratie. Bij een verzameldeclaratie dient de medewerker meerdere declaraties in in één workflow. Dit kan voor meerdere declaraties van dezelfde soort, maar ook voor verschillende soorten. Bijvoorbeeld een declaratie voor een dienstreis met hotelovernachting en lunch. Voor elke soort richt je een enkelvoudige declaratie in die gekoppeld kan worden binnen een verzameldeclaratie.

Een declaratie wordt goedgekeurd in de workflow en leidt tot een betaling in Payroll.

Inhoud

Dit ga je inrichten

Medewerkers kunnen gemaakte kosten makkelijk declareren via InSite of de AFAS Pocket app. Profit betaalt deze declaraties daarna automatisch uit via het salaris of als voorschot. Om dit goed in te stellen, start je met het inrichten van de kostensoorten en de juiste looncomponenten. Daarna regel je het aanvraagproces soepel in door de workflow, het profiel en de context aan te passen. Tot slot maak je de declaraties toegankelijk op InSite en in de app, zodat medewerkers direct hun onkosten kunnen indienen.

Stap 1: Kostensoort inrichten

Per kostensoort kun je per cao een looncomponent koppelen. Dit doe je via Profit projecten of, als je geen Profit Projecten hebt, via HRM/Payroll.

Kostensoort toevoegen:

  1. Ga naar:
    • Projecten / Item / Kosten.
    • HRM / Payroll / Inrichting / Kosten, als je niet beschikt over Profit Projecten.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul de itemcode in:

    Bijvoorbeeld D029. Vul een nummer in die opvolgend is aan het laatste nummer.

  4. Vul een omschrijving in.
  5. Selecteer de intergratiegroep:

    Dit is meestal Declaraties of ***** als je niet beschikt over Profit Projecten

  6. Vul ***** in bij Basiseenheid
  7. Vul een willekeurige beschikbare waarde bij BTW-tariefgroep.
  8. Klik op: Voltooien.

Kostensoort aan looncomponenten koppelen:

  1. Ga naar:
    • Projecten / Item / Kosten.
    • HRM / Payroll / Inrichting / Kosten, als je niet beschikt over Profit Projecten.
  2. Selecteer de kostensoort.
  3. Klik op: Acties / Integratie Payroll.

    Profit toont een weergave met alle cao's.

  4. Selecteer per cao in de regel de looncomponent en de parameters.

    Bij het selecteren van de looncomponent koppelt Profit automatisch de parameter in het veld Aantal. Als het om een bedrag gaat, moet in plaats van aantal het bedrag parameter gevuld worden. Kopieer het parameter nummer en plak deze in parameter bedrag.

    • Parameter aantal is de parameter waarin je het 'Aantal' uit de nacalculatieregel overneemt.
    • Parameter kostprijs is de parameter waarin je de 'Vergoeding' uit de nacalculatieregel overneemt.
  5. Klik op: Voltooien.
  6. In de boekingslay-out Nacalculatie per regel boek op de regelvelden Aantal en Kostprijs.

Stap 2: Looncomponent inrichten

Voor de declaratiesoorten zijn ook looncomponenten nodig. In de cao vind je al veel standaard looncomponenten die geschikt zijn om als declaratie te gebruiken.

Bestaand looncomponent zoeken:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
  2. Open de eigenschappen van de cao.
  3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
  4. Zoek hier op de naam van de declaratie

    Voorbeeld:

    Zoek bijvoorbeeld 'studiekosten'.

    De looncomponent wat gebruikt wordt voor declaraties is ‘vergoeding studiekosten’ met stamnummer 100.008.026.

    Filter in de lijst van looncomponenten op Groep: Onbelaste vergoedingen. Als je een looncomponent hebt gevonden die geschikt lijkt, open je de eigenschappen en lees je de toelichting op tabblad Toelichting. Zo weet je of dit een goede component is om te gebruiken.

  5. Als er echt geen geschikt looncomponent is, dan maak je er zelf 1.

Looncomponent maken:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
  2. Open de eigenschappen van de cao.
  3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
  4. Filter op de looncomponent 'Declaratie onbelast' of 'WKR: Vergoeding onbelast'.

    Dit zijn standaard looncomponenten die geschikt zijn voor een declaratie die zelf te hernoemen zijn.

  5. Open de eigenschappen van de looncomponent.
  6. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  7. Vink Omschrijving klant toepassen aan.
  8. Vul een nieuwe omschrijving in voor de looncomponent.

    AFAS raadt aan om dezelfde naam te gebruiken als voor je kostensoort.

  9. Activeer de looncomponent.

    Koppel de geactiveerde looncomponent aan een grootboekrekening in de journaalstructuur.

    Als je meerdere cao's hebt, dan herhaal je deze stappen voor alle cao's.

Stap 3: Workflow inrichten

Er zijn twee soorten declaraties: een losse declaratie en een verzameldeclaratie. Bij een verzameldeclaratie bundel je meerdere declaraties in één workflow. Een verzameldeclaratie wordt in zijn geheel goedgekeurd. De beoordelaar keurt individuele regels binnen de verzameldeclaratie af tot dat wat overblijft in zijn geheel wordt goedgekeurd. Afgekeurde regels worden omgezet in nieuwe enkelvoudige declaraties waarbij de instuurder de declaratie kan aanpassen en opnieuw kan insturen.

Workflow raadplegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Workflowmanagement / Workflows.
  2. Open de workflow Medewerker declaratie of Medewerker verzameldeclaratie.
  3. Richt de workflow indien nodig.

Stap 4: Profiel inrichten

Je richt het profiel voor declaraties in InSite in. Hiermee bepaal je de mogelijkheden in InSite en kun je het proces in InSite stroomlijnen. Het profiel bepaalt welke velden je in InSite ziet en de veldinstellingen.

Je kunt declaratieprofielen ook gebruiken in AFAS Pocket. Je maakt de profielen eerst aan via de onderstaande stappen. Daarna bepaal je in de instellingen van AFAS Pocket welke declaratieprofielen in AFAS Pocket gebruikt mogen worden.

Je kunt per declaratieprofiel vertalingen voor vreemde talen opgeven voor Pocket en InSite. Als je bijvoorbeeld het declaratieprofiel Reiskosten de Engelse vertaling Travel Expenses geeft, zal op de Engelse InSite de omschrijving Travel Expenses gebruikt worden.

Meegeleverde profielen gebruiken:

Voordat je gebruik kunt maken van de standaard meegeleverde medewerkerprofielen moet je ze deblokkeren en de content kopiëren en inrichten. Er zijn bewust geen kostensoorten gekoppeld in de profielen, omdat de inrichting hiervan per klant verschilt.

Als je gebruik wilt maken van een standaard meegeleverd profiel moet je de context kopiëren en verder invullen.

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Filter op type profiel Medewerker declaratie of Verzameldeclaratie.
  3. Open de eigenschappen van het profiel.
  4. Selecteer een Workflow en vink Geblokkeerd uit.
  5. Klik achter Declaratie op Onderhouden.
  6. Maak een nieuwe context aan die je baseert op een standaard meegeleverde context.

    Als het in jouw organisatie verplicht is om een project te selecteren bij het indienen van een declaratie selecteer je de context waarin Project staat.

  7. Vul de Voorkeurwaarde voor de omschrijving in van de declaratie.
  8. Klik op: Opslaan en sluiten.
  9. Dubbelklik op het veld Soort declaratie en selecteer bij Voorkeurwaarde de juiste kostensoort.

    Als de juiste kostensoort nog niet aanwezig is voeg deze dan eerst toe.

  10. Klik op: Opslaan en sluiten.
  11. Sluit de Management tool..
  12. Selecteer bij Declaratie de toegevoegde context.
  13. Klik op: Opslaan en sluiten.
  14. Deblokkeer ook de beoordelenprofielen.

Klik hier voor meer informatie over het inrichten van de verzameldeclaratieprofielen.

Declaratieprofiel inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Filter op type profiel Medewerker declaratie.
  3. Open de eigenschappen van het profiel.
  4. Koppel de workflow en het beoordelingsprofiel.
  5. Als je een declaratie met afstandsberekening wilt maken:
    • Vink Declaratie met afstandsberekening aan
    • Open de context en zorg ervoor, dat de velden Van en Naar zichtbaar zijn.
    • Als de medewerker voor de declaratie een voorschot mag aanvragen, dan maak je het veld Bedrag via voorschot uitbetalen zichtbaar en wijzigbaar. Zorg er wel voor dat de voorschot-functionaliteit is ingericht. Meer informatie hiervoor vind je hier.
  6. Stel ook het bijbehorende beoordelenprofiel in.

Profiel verzameldeclaratie inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Filter op type profiel Verzameldeclaratie.
  3. Open de eigenschappen van het profiel.
  4. Koppel de workflow en het beoordelingsprofiel.
  5. Selecteer een context of voeg een context toe via Onderhouden. In deze context richt je de velden in voor de verzameldeclaratie.

    Deze velden kun je gebruiken voor het maken van condities in de workflow. Als je wilt dat alle declaraties onder de 100 euro automatisch worden goedgekeurd, dan bouw je een conditie op het veld Hoogste bedrag.

  6. Selecteer de losse declaratieprofielen bij de declaratiegroep. De declaratiegroepen hebben een afzonderlijke weergave op de pagina van de verzameldeclaratie InSite. Wij raden daarom aan de profielen bij de overeenkomstige groepen te selecteren:
    • Profiel 1 kilometers: je selecteert een profiel waarin afstandsberekening is aangevinkt.
    • Profiel 2 tot en met 7: je selecteert een profiel waarin de medewerker een bedrag of een aantal boekt.

    Als je een verzameldeclaratie maakt waarin de medewerker alleen een bedrag en een aantal kan boeken, dan koppel je een profiel bij Profiel 2 en een profiel bij Profiel 3. De pagina voor de verzameldeclaratie bevat standaard alle profielen. De profielen die je in de verzameldeclaratie niet gebruikt, verberg je op de pagina in InSite.

Stap 5: Contexten aanpassen

In een profiel pas je contexten toe. Contexten zijn verzamelingen van velden die relevant zijn voor het proces dat je gebruikt. Op de velden kun je instellingen vastleggen.

Voor de declaraties bestaan de volgende contexten:

  1. Declaratie
    1. De Datum boeking is leidend voor het uitbetalen van de declaratie en Datum geeft informatie over de declaratie aan de beoordelaar.
    2. Stel hier de Soort declaratie (kostensoort) in. Deze bepaalt uiteindelijk op welke looncomponent de declaratie wordt uitbetaald.
    3. Vul de Omschrijving van je declaratie. De omschrijving komt ook terug op de loonstrook van de medewerker.
    4. Wordt er een aantal of bedrag gedeclareerd? Stel de velden Aantal te declareren of Totaalbedrag in.
    5. Mag de declaratie als voorschot uitbetaald worden? Stel in Bedrag via voorschot uitbetalen.
  2. Verzameldeclaratie

    Declaratiegroepen: Aan elke groep koppel je een afzonderlijk profiel voor een losse declaratie.

    1. Profiel 1: kilometers

      Koppel hier een profiel waarin Declaratie met afstandsberekening is aangevinkt. Dit profiel is bedoeld voor kilometerdeclaraties of laat deze leeg

    2. Profiel 2: bedrag

      Je koppelt hier een enkelvoudige declaratie met een bedrag of laat deze leeg

    3. Profiel 3: bedrag

      Je koppelt hier een enkelvoudige declaratie met een bedrag of laat deze leeg

    4. Profiel 4: bedrag

      Je koppelt hier een enkelvoudige declaratie met een bedrag of laat deze leeg

    5. Profiel 5: bedrag

      Je koppelt hier een enkelvoudige declaratie met een bedrag of laat deze leeg

    6. Profiel 6: aantal

      Je koppelt hier een enkelvoudige declaratie met een aantal of laat deze leeg

    7. Profiel 7: aantal

      Je koppelt hier een enkelvoudige declaratie met een aantal of laat deze leeg

Stap 6: Declaraties op InSite

Voor het indienen van declaraties maak je de functionaliteit beschikbaar op InSite. Dit is afhankelijk of je de standaard stamkaart gebruikt.

Een stamkaart is een pagina op in InSite waarop je informatie over één specifiek gegeven bekijkt, zoals een medewerker of organisatie. Een standaardstamkaart heeft een vaste structuur en styling.

  • Als je de standaard stamkaart gebruikt, dan zorg je dat het profiel gedeblokkeerd is. Hierna is de functionaliteit direct beschikbaar.
  • Als je geen standaard stamkaart gebruikt, voeg je de InSite-pagina toe aan een banner of menu-item.

Stap 7: Declaraties in Pocket App

Alle enkelvoudige declaraties die je hebt ingericht zijn ook in te dienen via de AFAS Pocket app. Je kunt zelf bepalen welke declaratie je daar beschikbaar stelt.

Alle enkelvoudige declaraties die je hebt ingericht zijn ook in te dienen via de AFAS Pocket app. Je kunt zelf bepalen welke declaratie je daar beschikbaar stelt.

Activeer de functionaliteit in de Pocket app:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
  2. Selecteer de gebruikersgroep.
  3. Ga naar het tabblad: Pocket.
  4. Autoriseer het onderdeel Declaraties.

Declaraties beschikbaar maken in de Pocket app:

  1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
  2. Ga naar het tabblad: Declaratieprofielen.
  3. Klik op: Nieuw.
  4. Vink de gewenste profielen aan.

    Je kunt hier alleen aanmaakprofielen aanvinken die je al ingericht hebt.

  5. Klik op: Voltooien.