Medewerker verzameldeclaratie

Met deze muterende workflow ben je in staat om als medewerker zelf je gemaakte kosten te declareren in een verzameldeclaratie.

Een verzameldeclaratie wordt in zijn geheel goedgekeurd. De beoordelaar keurt individuele regels binnen de verzameldeclaratie af tot dat wat overblijft in zijn geheel wordt goedgekeurd. Afgekeurde regels worden omgezet in nieuwe enkelvoudige declaraties waarbij de instuurder de declaratie kan aanpassen en opnieuw kan insturen.

Als een gebruiker rechten heeft op de workflowtaak Beoordelen in de workflow van declaraties, kan deze alle declaraties beoordelen, ook als hij geen rechten heeft op een medewerker. Dit geldt alleen voor de workflow declaraties en de workflow voor verzameldeclaraties.

De gebruiker die alleen rechten op de taak heeft en alle declaraties moet beoordelen kan de declaratie niet aanpassen. Dit omdat de actie Aanpassen verwijst naar de ESS-pagina van het dossieritem.

Alleen bij de rol Leidinggevende worden de taken niet standaard zichtbaar als er geen rechten op de medewerker zijn. Deze is uitgesloten om te voorkomen dat er heel veel taken zichtbaar worden.

Schema van de workflow

Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

Inrichting

Er worden geen statussen gebruikt.

Condities

Er worden geen condities gebruikt.

Speciale acties

Er zijn drie speciale acties: Opnieuw insturen verzameldeclaratie, Registreren verzameldeclaratie en Afkeuren verzameldeclaratie. Door deze acties worden de gegevens wel of niet verwerkt in Profit.

Afkeuren van declaratie in verzameldeclaratie

Als één van de declaraties binnen een verzameldeclaratie niet akkoord is, dan kan de beoordelaar deze declaratie los afkeuren. De overige goedgekeurde declaraties gaan verder in het proces en de afgekeurde declaratie gaat als losse workflow terug naar de instuurder via de workflow die is gekoppeld in het profiel van de losse declaratie. Er wordt dan gebruik gemaakt van de workflow uit het type dossieritem Medewerker declaratie (Profit). In de workflow zit de conditie Afgekeurde verzameldeclaratieregel. Door deze conditie worden de afgekeurde declaraties uit de verzameldeclaraties opgepakt.

Waarom welke stappen?

De workflow komt langs de leidinggevende van de medewerker, die de beoordeling van de declaratie doet. De leidinggevende kan de declaratie goed- of afkeuren. Bij een afgekeurde declaratie kan de medewerker de declaratie aanpassen en dan opnieuw insturen.

Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

Geen.

Profielen

Je gebruikt profielen om voorkeurwaarden vast te leggen voor dossieritems in InSite en/of OutSite. Per type dossieritem kun je verschillende profielen toevoegen, zodat je de gebruiker kunt 'sturen' bij het aanmaken van een dossieritem in InSite of OutSite. In de template zijn de volgende profielen ingericht:

Let op:

Je moet ook de profielen van de enkelvoudige declaratie vastleggen. Deze gebruik je in de profielen van de verzameldeclaratie.

• Beoordelen verzameldeclaratie
• Aanmaken verzameldeclaratie
• Attenties
• Beoordelen attenties
• Beoordelen dienstreizen
• Beoordelen diner- en lunchkosten
• Beoordelen vlucht- en hotelkosten
• Dienstreizen
• Diner- en lunchkosten
• Vlucht- en hotelkosten