Bestand met bedrijfswagens (SD Worx)

In het wagenparkbestand levert Profit de bedrijfswagens (leaseauto’s) aan SD Worx. Je maakt dit bestand maandelijks aan via de salarisverwerkingscockpit.

Het bestand is opgebouwd op basis van historieken. Profit legt automatisch historieken vast zodra er een wijziging plaatsvindt. De ingangsdatum van een historiek komt overeen met de datum waarop de wijziging ingaat. De wagen vormt hierbij het uitgangspunt. De velden in het bestand zijn vooraf gedefinieerd en kun je niet aanpassen.

Per kenteken bevat het bestand minimaal één historiek. In sommige gevallen komen meerdere historieken voor, bijvoorbeeld wanneer voertuiggegevens wijzigen, wanneer je de bestuurder aanpast of wanneer je de wagen toewijst aan een andere werkgever of medewerker.

Wanneer Profit een wagen aanlevert, ontvangt eBlox de actuele historieken vanaf de peildatum. Daarna stuurt Profit geen gegevens meer door over deze wagen, tenzij er een wijziging in één van de historieken plaatsvindt. In dat geval levert Profit opnieuw de volledige set actuele historieken van die wagen aan eBlox aan.

Ter info:

Profit stuurt ook de werkgevercode mee. Dit is de werkgever van de medewerker aan wie de wagen is gekoppeld, en niet van de wagen zelf. Hierdoor hebben verschuivingen van wagens tussen werkgevers geen invloed op de payroll.

Mapping en verplichte velden

Om een wagen in eBlox op te laden, vul je de verplichte velden in:

• Ingangsdatum historiek

  Profit vult dit veld automatisch in bij de aanlevering.

• CO2-uitstoot
• Brandstoftype
• Cataloguswaarde
• Datum eerste tenaamstelling (eerste inschrijvingsdatum)

Als één van deze velden niet ingevuld is, keurt eBlox de betreffende wagen af bij het inlezen.

Profit sorteert het XML-bestand op basis van het kenteken en de ingangsdatum van de historiek. Je kunt een bestuurder aan een wagen koppelen, maar deze koppeling is niet verplicht voor de aanlevering. De volgorde in het bestand is als volgt:

Wagen uitsluiten van aanlevering

Er bestaan situaties waarbij je wagens niet wil aanleveren aan eBlox.

Voorbeeld:

Een wagen is al lange tijd in gebruik en heeft meerdere bestuurders gehad, waaronder een medewerker die bij de start van de implementatie van Profit niet meer in dienst was. Daardoor kan je de volledige historiek van deze wagen niet opbouwen. Dit komt omdat je ex-medewerkers niet registreert in Profit. In eBlox bestaat de volledige historiek van de wagen wel.

Als je de wagen zou doorsturen vanuit Profit, verwijdert eBlox deze omdat de historiek onvolledig is. Om onterechte schrappingen te vermijden, kan je ervoor kiezen om de wagen niet door te sturen. Een ander alternatief is het gebruik van de startdatum van de interface langs de kant van eBlox.

Wagen uitsluiten van aanlevering:

1. Ga naar: HRM / Mobiliteit / Vervoermiddel.
2. Open de eigenschappen van de wagen.
3. Ga naar het tabblad: SD Worx.
4. Vink Uitsluiten van aanlevering sociaal secretariaat aan.

   Hiermee sluit je de wagen volledig uit van de aanlevering.

5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Bestuurder uitsluiten van wagenhistoriek

Je kunt een specifieke historiek (bestuurder) uitsluiten van aanlevering op een wagen.

Voorbeeld:

Als een wagen regelmatig van bestuurder wisselt en één van die bestuurders een zelfstandige is, koppel je die bestuurder niet aan de wagen in de aanlevering. eBlox herkent zelfstandigen niet, omdat zij niet in loondienst zijn. Het koppelen van een wagen aan een onbekende bestuurder veroorzaakt foutmeldingen.

Bestuurder uitsluiten van aanlevering:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Vervoermiddel.
4. Open de eigenschappen van de wagen.
5. Vink Vervoermiddel meenemen in verloning uit.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.