Aanlevering inrichten (SD Worx)

AFAS ondersteunt de koppeling met het sociaal secretariaat SD Worx. Om gegevens naar SD Worx door te sturen, moet je ervoor zorgen dat Profit correct ingericht staat. Hieronder vind je het stappenplan terug.

Let op:

Wil je een koppeling met SD Worx opzetten? Neem contact op met een consultant van AFAS via het Klantportal. De consultant biedt ondersteuning tijdens dit proces en helpt je bij de opzet van de nodige inrichting, activeringen en interfaceweergave.

Inhoud

Functionaliteiten activeren

Om de integratie tussen Profit en SD Worx mogelijk te maken, zorg je ervoor dat de activering België (functionaliteit) aan staat. Werk je al langer met Profit? Dan is de kans groot dat de activering al aan staat. Hierna activeer je de functionaliteit Sociaal secretariaat SD Worx.

Je kan deze functionaliteiten enkel activeren in consultancymodus. Neem contact op met Support, Servicemanagement of Consultancy om de activering in te schakelen.

Stappen om een activering in te schakelen

Communicatieprofiel inrichten

Je verzendt de bestanden naar SD Worx digitaal via de communicatieservice in Profit.

Hiervoor stel je het communicatieprofiel in. Dit profiel gebruik je ook voor het ontvangen van de berekende gegevens in Profit.

Communicatieprofiel inrichten:

  1. Open de communicatieomgeving.
  2. Je richt dit communicatieprofiel in de communicatieomgeving in, niet per subomgeving.
  3. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.
  4. Open de eigenschappen van Communicatie met SD Worx.
  5. Vink Geblokkeerd uit.
  6. Ga naar het tabblad: Instellingen.
  7. Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in. Vraag de gebruikerscode en het wachtwoord op bij de dossierbeheerder van SD Worx. Stel de gebruikerscode in als gebruikersnaam in Profit, het wachtwoord gebruik je als wachtwoord voor de productieomgeving.
  8. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Het communicatieprofiel is hiermee ingericht.

Instantie aanmaken

Je voegt een instantie toe voor SD Worx.

Instantie toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Instantie.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul de naam en het adres in.
  4. Klik op: Volgende.
  5. Selecteer Sociaal secretariaat bij Soort instantie.
  6. Selecteer SD Worx bij Sector/bedrijf.
  7. Klik op: Voltooien.

Cao aanmaken

Om vanuit Profit te koppelen met SD Worx, voeg je een Belgische cao toe aan de omgeving. Gebruik de SD Worx-template, zodat je beschikt over de juiste rekenregels voor looncomponenten.

Cao aanmaken:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
  2. Importeer de cao-template via de actie: Importeren.
  3. Klik op de actie: Bestand.
  4. Upload de cao-template.
  5. Klik op: Voltooien.

    Het importeren van de cao start.

  6. Klik op: Voltooien.

    De cao is geïmporteerd.

  7. Klik op: Nieuw.
  8. Vink Klant CAO aan.
  9. Selecteer de zojuist aangemaakte cao.
  10. Klik op: Volgende.
  11. Vul SD Worx in bij de Omschrijving.
  12. Klik op: Volgende.
  13. Vul een code in bij Code cao.
  14. Selecteer Overig bij Cao-type.

    De Code cao en het Cao-type kan je achteraf niet wijzigen, de omschrijving kan je wel aanpassen.

  15. Doorloop de wizard.
  16. Klik op: Voltooien.

Werkgever aanmaken

Maak de werkgevers aan die je wil aanleveren aan SD Worx.

Werkgever aanmaken:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul de naam en de zoeknaam van de werkgever in.

    Als de organisatie die je als werkgever wil instellen al bestaat in Profit, klik je op de drie puntjes naast Naam en selecteer je Overeenkomstige organisaties om de organisatie op te zoeken.

  4. Vul het adres en de communicatiegegevens in.
  5. Klik op: Volgende.
  6. Vul de code van de werkgever in bij Werkgever.
  7. Selecteer Feestdagen België bij Sluitingsdagentabel.
  8. Doorloop de wizard en vul de verplichte velden in.
  9. Klik op: Voltooien.

Cao koppelen aan werkgever

Je koppelt de nieuw aangemaakte cao aan de werkgever waarvan je de medewerkers wil laten doorsturen naar eBlox.

Cao koppelen aan werkgever:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Cao.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer de cao.
  6. Klik op: Voltooien.

Instantie aanmaken op werkgever

Als de Belgische cao gekoppeld staat aan de werkgever, kan je de instantie van SD Worx toevoegen aan de werkgever.

Instantie toevoegen bij werkgever:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer de instantie van SD Worx.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Vul de begindatum in.
  8. Vul het Aansluitnummer van SD Worx in.
  9. Vul de Peildatum in.

    De peildatum heeft geen invloed op de integratie met SD Worx (eBlox). In eBlox zijn de actieve loonjaren beperkt tot het huidige en het voorafgaande jaar. Om vanuit Profit bestanden te kunnen aanmaken, mag de peildatum maximaal twee jaar in het verleden liggen. Je past de peildatum best jaarlijks aan. Aangezien deze datum geen effect heeft op de aanlevering van gegevens naar SD Worx, pas je de datum aan zonder overleg met de dossierbeheerder van SD Worx.

  10. Selecteer de weergave die je gebruikt voor de aanlevering van het ERP-bestand bij Te gebruiken weergave. In overleg met de consultant kun je de weergave laten aanpassen en hier de nieuwe weergave selecteren.
  11. Vul een Locatie bestand in.
  12. Vul Declaraties integreren vanaf en Thuiswerken integreren vanaf in als je dit wil doorsturen.

    Deze functionaliteiten moeten ingericht zijn als je ze wil gebruiken.

  13. Klik op: Voltooien.
Werkgever inrichten voor Sociaal secretariaat

In de eigenschappen van de instantie op de werkgever, kan je de eBlox-controles voor uitdiensten uitzetten. Profit controleert standaard de data voor de aanlevering naar eBlox. Hiermee zorgt Profit ervoor dat de data die je aanlevert zonder problemen in eBlox terechtkomt. Je kan er zelf voor kiezen om deze controles uit te zetten.

eBlox controles uitzetten uitdiensten:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Open de eigenschappen van de instantie.
  5. Ga naar het tabblad: Inhoudingsplichtige.
  6. Open de huidige regel.
  7. Ga naar het tabblad: Sociaal secretariaat.
  8. Selecteer Geen eBlox uitdienst controles uitvoeren bij Uitdienst controles.
  9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Medewerker SD Worx inrichten

Tijdens het onboardenproces registreer je in één keer alle gegevens van de nieuwe medewerker. Dit omvat informatie over het salaris, contract, rooster, functie en instantie (scorfigegevens).

Je onboardt de medewerker via het onboardingsprofiel in InSite of via de indienstwizard in Profit. Nadat je de workflow afrondt of de indienstwizard voltooit, komen de medewerkersgegevens in Profit te staan. De instantieregel koppelt de medewerker aan het sociaal secretariaat. De medewerker gaat mee in de aanlevering als de instantieregel actief is en het vinkje bij Uitsluiten van aanlevering sociaal secretariaat uit staat.

Wil je bij een bestaande medewerker een nieuwe instantieregel toevoegen? Volg dan onderstaande stappen:

Instantie koppelen aan medewerker:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer de instantie SD Worx.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Vul een begindatum in.
  8. Klik op: Volgende.
  9. Wil je de instantie aanmaken zonder dat je de medewerker aanlevert, vink dan Uitsluiten van aanlevering sociaal secretariaat aan.
  10. Vul de gegevens van de burgerlijke staat van de medewerker in. Is de medewerker gehuwd, dan moet je de Huwelijksdatum, Naam en voornaam partner, Geboortedatum partner en Beroep echtgenoot invullen.
  11. Klik op: Volgende.
  12. Vul in hoeveel personen de medewerker ten laste heeft.
  13. Klik op: Voltooien.

Importeren

Je kunt de instantie bij een medewerker ook importeren via HRM / Beheer / Import Instantie / Sociaal secretariaat SD Worx. Instantiemutaties importeer je via HRM / Beheer / Import Instantie Mutatie / Sociaal secretariaat SD Worx. Deze imports zijn beschikbaar als de activering België (functionaliteit) aan staat en je de importfunctionaliteit autoriseert.

Vestigingsnummers toevoegen

Voor de aanlevering is het belangrijk om vestigingsnummers toe te voegen. Elk vestigingsnummer is uniek per vestiging. Nadat je deze nummers hebt toegevoegd, koppel je het juiste nummer aan de medewerker in de eigenschappen van de functieregel.

Vestigingsnummer toevoegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
  2. Open Vestigingsnummer.
  3. Vul de gegevens in.
  4. Klik op: Voltooien.

Vestigingsnummer koppelen aan medewerker:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Functie.
  4. Open de functieregel.
  5. Ga naar het tabblad: Werklocatie.
  6. Vul het Vestigingsnummer in.
  7. Klik op: Opslaan en sluiten.