Contactpersoon AFAS Klantportal toevoegen / beheren

De beheerder van de AFAS Klantportal kan contactpersonen toevoegen, wijzigen en verwijderen. De beheerder bepaalt ook de toegangsrechten van contactpersonen.

Wat kan een contactpersoon?

• Eigen gegevens wijzigen
• Inschrijven voor een cursus en toegang tot digitaal cursusmateriaal.
• Inschrijven voor andere events, zoals seminars.
• Bekijken van inspiratiepagina's, kennisdelingen, etc.
• Toegang tot het Profit Update Center (releasenotes raadplegen)
• Toegang tot de wensenlijst

Voor het werken met incidenten zijn ook andere rollen vereist.

Het is essentieel dat medewerkers die contact hebben met AFAS Support, zijn vastgelegd als contactpersoon van je organisatie en dat per contactpersoon de juiste rollen zijn ingesteld. De rollen geven rechten om incidenten in te sturen of te raadplegen.

Het kan voorkomen dat een contactpersoon (collega) in de organisatie niet meer kan inloggen met twee-factorauthenticatie op de AFAS Klantportal, omdat hij/zij geen inlogverzoek ontvangt. Redenen hiervoor kunnen zijn:

• De collega heeft een nieuwe telefoon.
• De collega heeft de AFAS Pocket app verwijderd.
• De collega heeft de 6-cijferige code in AFAS Pocket verwijderd.

Een beheerder kan de twee-factorauthenticatie van een contactpersoon wissen (resetten) op de AFAS Klantportal, zie verder de aparte beschrijving.

Contactpersoon aanmaken of wijzigen (op klant.afas.nl)

De beheerder voegt de contactpersoon toe. Hierna ontvangt de contactpersoon een e-mailbericht voor het vastleggen van het wachtwoord. Als beheerder kun je dit wachtwoord niet inzien of wijzigen.

Als een contactpersoon het wachtwoord vergeten is of een nieuw wachtwoord wil hebben, kan hij dit zelf aanvragen via de AFAS Klantportal.

Let op:

Leg bij elke contactpersoon van je organisatie een telefoonnummer vast via de AFAS Klantportal. Dit is belangrijk als de contactpersoon telefonisch contact opneemt met AFAS Support. Op basis van het telefoonnummer van de beller zoeken wij namelijk automatisch de juiste supportmedewerker, waardoor je sneller geholpen wordt.

Heb je je eigen telefoonnummer niet vastgelegd of is je telefoonnummer veranderd? Leg het juiste nummer vast via klant.afas.nl/mijn-gegevens.

Contactpersoon toevoegen:

AFAS voegt om privacyredenen geen contactpersonen bij organisaties toe. De beheerder in je organisatie moet dit zelf doen.

1. Log in op de AFAS Klantportal.
2. Ga naar Mijn gegevens / Contactpersonen.

   

3. Je ziet een weergave met alle contactpersonen.
4. Klik op de link Contactpersoon aanmaken (onder de weergave).
5. Vul de velden in.
   • Vink bij elke contactpersoon de rol in de organisatie aan. Aan de hand van deze rol ontvang je handige en belangrijke informatie over de software.
   • Het e-mailadres is het adres waarmee de contactpersoon gaat inloggen. Je kunt geen wachtwoord vastleggen, de gebruiker moet dit zelf instellen.
   • De rol bepaalt de rechten van de contactpersoon op de AFAS Klantportal.

   

6. Klik op: Aanmaken.

Bestaand contact toevoegen als contactpersoon

Je kunt ook een contact dat al bekend is bij AFAS toevoegen als contactpersoon. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een Partner of Expert. Het contact moet zijn contactnummer zelf opzoeken en aan jou (klant) doorgeven.

Stappen contact (partner, expert, etc.):

1. Log in op de AFAS Klantportal.
2. Ga naar: Mijn gegevens / Organisatiegegevens / Contactpersonen.
3. Zoek je eigen persoonsnummer op in de lijst met contactpersonen onderaan de pagina.
4. Geef dit nummer door aan de klant.

Stappen klant:

1. Ga naar: Mijn gegevens / Organisatiegegevens / Contactpersonen.
2. Klik op onder het kopje De rol van beheerder op de link Een bestaand contact van AFAS toevoegen als contactpersoon bij jouw organisatie.
3. Vul het contactnummer in en klik op Toegang vragen.
4. De betreffende persoon krijgt een e-mailbericht met een hyperlink naar zijn/haar eigen AFAS Klantportal om toestemming te geven.
5. Na het geven van toestemming zal het contact binnen enkele minuten worden toegevoegd aan de contactpersonenlijst van de organisatie. Het contact krijgt ook direct de rol klantportal medewerker zodat hij/zij direct kan inloggen en kan gaan samenwerken.

Adreswijziging contactpersoon vastleggen (AFAS Klantportal)

De beheerder kan het adres of postadres wijzigen. Je kunt ook een adreswijziging met een toekomstige ingangsdatum vastleggen.

Adreswijziging contactpersoon vastleggen:

1. Open de eigenschappen van de contactpersoon.
2. Klik op: Aanpassen.
3. Je kunt het adres of postadres aanpassen.
4. Selecteer een waarde in Soort aanpassing. Als je In de toekomst hebt geselecteerd, moet je ook een verhuisdatum invullen.
5. Vul de velden in.
6. Klik op: Aanpassen.

Samenvoegen persoonsgegevens

Ben je gewisseld van werkgever of ben je onder meerdere e-mailadressen bij ons bekend? Ben je op zoek naar het cursusmateriaal of certificaten die je bij je vorige werkgever nog ter beschikking had? Mogelijk moeten wij jouw persoonsgegevens samenvoegen.

Je kunt je eigen persoonsgegevens samenvoegen, of de persoonsgegevens van een collega of iemand anders.

Samenvoegen persoonsgegevens:

1. Log in op de AFAS Klantportal.
2. Ga naar: Mijn gegevens / Organisatiegegevens / Contactpersonen.
3. Klik op Samenvoegen.
4. Vul in het formulier je oude en nieuwe e-mailadres in en de organisatie(s) waar je werkzaam was.

Contactpersonen verwijderen uit AFAS Klantportal

Contactpersonen kunnen niet volledig verwijderd worden uit de AFAS Klantportal. Dit komt doordat er verwijzingen naar dossieritems bestaan voor contactpersonen. Contactpersonen kunnen wel gedeactiveerd worden door de beheerder.

Contactpersoon verwijderen:

1. Open de eigenschappen van de contactpersoon.
2. Klik op: Acties / Verwijderen.

   Hiermee blokkeer je de contactpersoon. De contactpersoon is nu niet meer zichtbaar in de weergave met alle contactpersonen.

Verwijderde contactpersoon terughalen:

1. Klik op: Geblokkeerde contacten.
2. Vink de contactpersoon aan.
3. Klik op: Heractiveren contactpersoon.

Wensenlijst

Er is een openbare wensenlijst beschikbaar voor Profit, InSite, OutSite & Pocket! Gebruik deze om je wensen in te dienen en om andere wensen te beoordelen en je stem te geven. Stuur je wensen dus niet in via AFAS Support, maar gebruik hiervoor altijd de wensenlijst. Je vindt de wensenlijst op de AFAS Klantportal.