Bankkoppeling ABN AMRO (API-koppeling)
Met de nieuwe ABN AMRO bankkoppeling kun je de actuele banktransacties automatisch ophalen, betaal- en incassobestanden en Payroll-betalingen verzenden.
Let op:
We zijn gestart met migratie van de huidige ABN AMRO bankkoppeling naar de nieuwe ABN AMRO API-koppeling. Klanten die worden overgezet, krijgen bericht van Customer Care van AFAS.
Het onderstaande stappenplan is alleen voor klanten die zijn overgezet door AFAS!
Let op:
- Heb je een SB omgeving? Bekijk dan de SB Help.
- Op de site van de ABN AMRO vind je meer informatie over de ABN AMRO Boekhoudkoppeling.
- De uitrol van deze bankkoppeling zal gefaseerd plaatsvinden vanaf Profit 3 waardoor sommige klanten de optie nog niet zien in Profit. Wij houden je op de hoogte wanneer deze voor jou ter beschikking komt.
- Heb je al een bankkoppeling met de ABN AMRO dan wordt deze, als het zover is, automatisch overgezet. Wanneer wij specifieke data hebben over de migratie, dan communiceren wij deze.
- De nieuwe ABN AMRO bankkoppeling is ook voor Payroll betalingen mogelijk
Voordat je deze bankkoppeling kunt gebruiken moet je deze eerst activeren, bijwerken en controleren. Volg hiervoor onderstaand stappenplan.
Voorbereiding
- Controleer alle ABN AMRO bankrekeningen die moeten worden gekoppeld aan de ABN AMRO bankkoppeling. Deze moeten volledig in Profit zijn ingericht, hierbij moet de bankrekening zijn vastgelegd en gekoppeld aan het dagboek bank.
Uitzondering: als je Profit HRM gebruikt zonder de module Financieel, dan hoeft de bankrekening niet gekoppeld te zijn aan het dagboek bank.
- Controleer bij elk dagboek of de bankrekening niet aan twee dagboeken is gekoppeld. Bij gebruik van de API-koppeling mag een bankrekening namelijk maar aan één dagboek gekoppeld zijn.
- Werk je met hoofd/subomgevingen, zorg dan dat de bankrekening(en) in de subomgeving zijn vastgelegd en gekoppeld aan het dagboek bank.
Stap 1: ABN AMRO bankkoppeling aanvragen bij de bank
Je vraagt de bankkoppeling eenvoudig aan via het online aanvraagformulier bij de ABN AMRO op de website van de ABN AMRO. Je kunt het formulier alleen invullen als je (met behulp van de E.dentifier) bent ingelogd op ABN AMRO Internet Bankieren.
- Ga op de website van de ABN AMRO naar de pagina over De Boekhoudkoppeling.
- Klik op: direct online aanvragen.
- Log in met de QR code of met behulp van de E.dentifier op ABN AMRO Internet Bankieren.
- Als je voor meerdere bedrijven bevoegd bent, selecteer je bij Voor wie vraagt u een boekhoudkoppeling aan? het juiste bedrijf.
- Klik op Volgende.
Het
Aanvraagformulier verschijnt. - Vul AFAS Software in als boekhoudleverancier van je (online) boekhouding.
- Vul je AFAS-deelnemersnummer in bij Contract- of administratienummer boekhouding.
Heet je omgeving bijvoorbeeld O12345AA, dan vul je 12345 in. Je geeft dus niet O12345AA op.
Je vindt je deelnemersnummer op afasonline.nl. Boven in de balk zie je het nummer staan.
- Selecteer de gewenste bankrekening bij Welk rekeningnummer wilt u koppelen aan uw (online) boekhouding?.
- Het aanvraagformulier toont automatisch een lijst met de beschikbare EURO-bankrekeningen.
- Vul de contactgegevens in bij Wat zijn de gegevens van de rekeninghouder?
Geef hier aan wie de aanvraag voor de bankkoppeling heeft gedaan. Deze gegevens worden gebruikt voor het versturen van de bevestigingsmail na het afronden van het aanvraagformulier.
- Vul het e-mailadres in.
Let op: het veld e-mailadres is belangrijk!
Naar dit e-mailadres wordt de bevestigingsmail gestuurd. Klanten die via een administratie- of accountantskantoor werken, kunnen hier het beste het e-mailadres van het accountantskantoor invullen!
Als je een verkeerd e-mailadres invult, ontvang je geen bevestigingsmail. Dan moet je de bankkoppeling opnieuw aanvragen.
- De ABN AMRO vult Bedrijfsgegevens automatisch in. Deze gegevens kan je niet wijzigen.
- Accepteer de voorwaarden voor de boekhoudkoppeling. Hiermee bevestig je de aanmelding van de bankrekening.
ABN AMRO neemt de aanvraag in behandeling. De afdeling Fulfilment & Service verifieert de aanvraag en stuurt een bevestiging van de juistheid van de aanvraag naar AFAS. AFAS controleert het door jou ingevulde deelnemernummer.
Telefonisch aanvragen:
Stap 2: ABN AMRO bankkoppeling e-mail en activatiecode
Je ontvangt een e-mail van AFAS op het e-mailadres dat je hebt ingevuld op het aanvraagformulier.Het e-mailbericht heeft als onderwerp ABN AMRO Boekhoudkoppeling.
Dit bericht wordt automatisch gegenereerd. Antwoorden op dit bericht worden niet door AFAS gelezen. Eventuele vragen kun je stellen via de AFAS Klantportal.
Let op:
Het kan 2 tot maximaal 5 werkdagen duren voor je de e-mail met het bevestigingsverzoek ontvangt. Heb je na 5 werkdagen nog geen activatiemail ontvangen? Stuur dan een incident in via de AFAS Klantportal.
- Open de e-mail met het bevestigingsverzoek.Bijvoorbeeld:
Let op:
- Kopieer de activatiecode met Ctrl+C of schrijf de activatiecode op. Let bij het opschrijven van de activatiecode op hoofdletters en kleine letters. Je moet de activatiecode binnen 168 uur (7 dagen) gebruiken, anders verloopt de code.
- Als je activatiecode is verlopen krijg je hiervan een melding. Als de activatiecode is verlopen kun je zelf een nieuwe activatiemail versturen, vanuit het communicatieprofiel ABN Amro Business Account (ABA). Op het tabblad Acties / Activatie e-mail opnieuw versturen. Het mailbericht gaat naar het e-mailadres dat je hebt ingevuld bij het aanvragen van de boekhoudkoppeling.
Stap 3: ABN AMRO bankkoppeling activeren
Je activeert de bankkoppeling in Profit pér bankrekening.
Als je voor meerdere rekeningen tegelijk de bankkoppeling hebt aangemeld bij de bank, dan krijg je per bankrekening een activatiemail om de bankintegratie te activeren.
- Start Profit.
- Ga naar: Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Bankrekening.
- Klik op: Acties / Bankintegratie activeren.
- Selecteer ABN AMRO Business Account bij Type.
- Klik op: Volgende.
- Selecteer de bankrekening waarvoor je de bankkoppeling wilt activeren.
- Klik op: Volgende.
- Vul de activatiecode uit de e-mail in of plak deze met Ctrl+V als je deze had gekopieerd.
- Klik op: Voltooien.
Stap 4: ABN AMRO bankkoppeling in communicatieprofiel
Voor het ontvangen van de banktransacties (bankafschriften) via de bankkoppeling met de bank wordt een communicatieprofiel gebruikt. Met Verzenden en ontvangen haal je in dit profiel het token met de bevestiging op van de bank in Profit en je controleert de gegevens.
Standaard worden alle transacties van alle bankrekeningen van de bankkoppeling naar de omgeving gestuurd waar je de koppeling hebt geactiveerd.
- Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatieprofiel.
- Selecteer het profiel ABN Amro Business Account.
- Klik op de actie: Verzenden en ontvangen.
- Klik op Ja om te bevestigen en het bericht voor dit profiel te ontvangen.
- De bankrekening is bijgewerkt.
- Klik op OK bij de melding.
- Open het profiel nogmaals om te controleren.
- Ga naar het tabblad: Bankrekeningen.
Deze weergave toont de bankrekening(en) en de omgeving waarin de transacties worden opgehaald. De rekeningafschriften worden standaard ingelezen in de huidige omgeving (communicatie-omgeving).
- Controleer of bij de bankrekening de juiste omgeving staat ingesteld voor het inlezen van de transacties.
- Dubbelklik op de bankrekening als je de omgeving wilt wijzigen of het bankrekeningnummer wilt blokkeren.
Van een geblokkeerde rekening worden geen transacties opgehaald.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Na het succesvol ophalen van de gegevens bij het communicatieprofiel is de koppeling actief en zal vanaf dat moment de transacties ophalen. Controleer met de volgende stap eerst nog in de eigenschappen van de bankrekening of de bankkoppeling goed is toegevoegd.
Stap 5: ABN AMRO bankkoppeling in bankrekening controleren
Je controleert of de bankkoppeling is geactiveerd in de eigenschappen van de bankrekening.
Let op:
Als je de bankintegratie hebt geactiveerd, zullen alleen de actuele bankafschriften worden binnengehaald vanaf de dag van activatie. De bankafschriften van vóór de activatie worden niet ingelezen en zul je handmatig moeten inlezen.
- Ga naar: Algemeen / Inrichting / Instellingen betalingen / Bankrekening.
- Open de eigenschappen van het bankrekeningnummer.
- Ga naar het tabblad: Bankintegratie.
- Open de weergave: Bankintegratie
Deze weergave toont de bankrekening(en) met een API-koppeling.
Als je een nieuwe bankkoppeling hebt geactiveerd moet hier het vinkje bij Bankafschrift inlezen AAN staan.
- Wil je betalingen en/of incasso verzenden via deze koppeling dan moet je dit zelf instellen. Dubbelklik hiervoor op de regel en vink Betalingen verzenden en/of Incasso verzenden aan.
- Controleer de gegevens van de rekening in de betreffende weergave. Als je geen gegevens ziet, is er geen bankkoppeling geactiveerd.
Hierna kun je de transacties ontvangen en verwerken via de bankkoppeling.
Banktransacties ontvangen en verwerken (API-koppeling)
Je ontvangt de transacties via een communicatiebericht in de communicatieservice in Profit. Deze transacties worden verwerkt naar bankafschriften. Op basis van de aangeleverde set aan transacties wordt voor elke dag een bankafschrift (dagafschrift) aangemaakt.
Je ontvangt alleen een bankafschrift als er mutaties zijn geweest op de bankrekening.
Banktransacties ontvangen
Je kunt (meerdere malen per dag) de transacties van de gekoppelde bankrekeningen ophalen op de volgende manieren:
- Automatisch, met een geplande taak voor Communicatieservice verzenden en ontvangen. Hiermee plan je de taak om de berichten op te halen, op welke dagen en op welk tijdstip.
- Handmatig, via het menu Communicatieservice:
- Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Verzenden en ontvangen.
- Ga vervolgens naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht, selecteer het bericht met het bankafschrift dat je wilt verwerken en klik op de actie:Verwerken bericht.
Meer informatie: Bericht met bankafschrift ontvangen via de communicatieservice
- Handmatig om real-time actuele transacties op te halen, via het menu Bankafschrift:
- Ga naar: Financieel / Boeken / Bankafschrift
- Klik op de actie: Ophalen transacties. Hiermee haal je actuele transacties op. (Deze knop is alleen beschikbaar als het communicatieprofiel met voor de bankkoppeling in de omgeving/subomgeving gedeblokkeerd is).
Banktransacties verwerken
Je verwerkt het bankafschrift dat je hebt ontvangen op de gebruikelijke manier.
Als je meerdere malen per dag transacties ophaalt, dan worden deze transacties toegevoegd aan het bestaande dagafschrift met dezelfde transactiedatum, dit blijft in dit geval dus 1 dagafschrift. Mocht je een bankafschrift al hebben verwerkt en worden er transacties toegevoegd dan wijzigt de status van het bankafschrift van Verwerkt naar Onderhanden, zodat je de nieuw toegevoegde transacties kunt verwerken.
Let op:
Werk je met bank transactiecodes om bepaalde transacties tijdens het inlezen van bankafschriften automatisch op een bepaalde grootboekrekening te boeken, dan heb je nieuwe transactiecodes nodig. Maak de benodigde nieuwe transactiecodes aan via het bijbehorende menu of tijdens het verwerken van een bankafschrift. Heb je veel transactiecodes dan kun je deze ook via exporteren/importeren inlezen.