Automatisch e-mailbericht versturen bij signaal
Profit kan een e-mailbericht sturen op basis van een signaal. Je kunt op deze manier niet alleen aan gebruikers een signaal versturen, maar ook aan personen buiten je organisatie, zoals inkoop- en verkooprelaties.
|
Inhoud |
Beschrijving
Alle geadresseerden bij het signaal krijgen hetzelfde e-mailbericht. Een signaal wordt altijd maar één keer verstuurd, ook als dit meerdere keren achter elkaar gegenereerd wordt.
Afhandeling van het signaal:
- Als het signaal alleen per e-mail verstuurd wordt, dan wordt het signaal direct op afgehandeld gezet.
- Het signaal wordt per e-mail verstuurd en wordt getoond in InSite. Dan wordt het signaal niet op afgehandeld gezet, de gebruiker moet het signaal zelf afhandelen. Het e-mailbericht kan een hyperlink bevatten waarmee de gebruiker het signaal direct kan openen.
Profit kan automatisch notificaties (push-berichten) naar Pocket-gebruikers sturen op basis van signalen. Ook in die situatie geef je bij het signaal aan dat je een bericht wilt versturen. In de eigenschappen van het gekoppelde berichtsjabloon geef je aan, of je een Pocket-notificatie of een e-mailbericht wilt versturen. In het berichtsjabloon leg je de tekst van de notificatie vast.
Voorbereiding
- E-mailserver en afzender e-mailbericht vastleggen
- Taal per contactpersoon vastleggen
Bij het e-mailen van signalen wordt de taal van de persoon gebruikt (CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon, tabblad Persoon). Bij een e-mailsignaal aan een medewerker bijvoorbeeld, kijkt Profit naar de taal die is ingesteld bij de aan de medewerker gekoppelde persoon. Zorg dat de taal hier goed staat ingesteld.
- E-mailadres bij de persoon vastleggen
Signaal instellen voor verzending per e-mail
Je koppelt één berichtsjaboon bij de bestemming. Dit berichtsjabloon bevat de tekst van het e-mailbericht in de relevante talen.
Voorbeeld:
Je hebt Nederlandse en Engelse debiteuren.
Je gebruikt één berichtsjabloon en dit bevat zowel het Nederlandstalige als Engelstalige bericht.
Als je een berichtsjabloon wilt toevoegen bij een signaal, doe je dit altijd via de eigenschappen van het signaal, zoals hieronder beschreven. Een berichtsjabloon dat is toegevoegd bij een signaal, is alleen geschikt voor dat specifieke signaal, niet voor andere signalen. Als je een bestaand berichtsjabloon wilt wijzigen, kan dit via de eigenschappen van het signaal of via Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.
Voorbeeld:
Bij het signaal Medewerker/dienstjubileum 25 jaar heb je het berichtsjabloon Signaal - Medewerker dienstjubileum 25 jaar aangemaakt en gekoppeld.
Bij het signaal Medewerker/dienstjubileum 12,5 jaar kun je het berichtsjabloon Signaal - Medewerker dienstjubileum 25 jaar niet gebruiken. Maak een nieuw berichtsjabloon aan bij het signaal Medewerker/dienstjubileum 12,5 jaar.
In e-mailberichten wordt geen onderscheid gemaakt tussen de signaaltekst voor/tijdens/na een gebeurtenis. Op InSite gebeurt dit natuurlijk wel, als je deze teksten bij het signaal hebt vastgelegd.
In een berichtsjabloon ben je niet gebonden aan de Profit-gebruikerstalen (Nederlands, Brits Engels, Duits, Frans en Belgisch Nederlands (Vlaams)), ook andere talen zijn mogelijk. Dit regel je allemaal in de eigenschappen van het berichtsjabloon.
Als je voor een bepaalde taal geen bericht in het berichtsjabloon is ingesteld, terwijl deze taal wel bij een organisatie/persoon ingesteld is, dan zal de organisatie/persoon berichten ontvangen in de basistaal van de omgeving.
Bestemming toevoegen voor verzending per e-mail:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Signaal / Definitie.
- Open de eigenschappen van het signaal.
Je kunt alle velden in de gegevensverzameling van het signaal ook gebruiken in het berichtsjabloon. Controleer eerst of je alle gewenste velden aan het berichtsjabloon hebt toegevoegd.
- Ga naar het tabblad: Bestemming.
- Klik op: Nieuw.
- Selecteer het type bestemming.
- Selecteer bij Type communicatie één van deze waarden:
- Alleen bericht
- InSite en bericht
Bij een signaal aan gebruikers moet elke gebruiker gekoppeld zijn aan een persoon.
- Selecteer de bestemming, dit is afhankelijk van het eerder geselecteerde type bestemming. Bij een type bestemming Gebruikersgroep bijvoorbeeld, selecteer je nu de gebruikersgroep waarvan de leden het bericht zullen ontvangen.
- Bepaal bij E-mail versturen naar, of je het bericht naar het werk of zakelijk e-mailadres van de ontvanger wil sturen.
Selecteer je bijvoorbeeld E-mail werk, dan moet bij alle ontvangers het werk e-mailadres gevuld zijn. Er zijn twee extra keuzen voor als het e-mailadres werk of privé niet aanwezig is, maar dan kan natuurlijk ongewenste effecten hebben (namelijk dat de ene ontvanger het bericht keurig via een zakelijk e-mailadres ontvangt en de andere via een privé e-mailadres).
- Je hebt twee manieren om het berichtsjabloon te koppelen:
- Selecteer het berichtsjabloon, als dit al bestaat.
- Maak direct een nieuw berichtsjabloon aan door op Nieuw te klikken. Het nieuwe berichtsjabloon wordt gekoppeld aan de signaalbestemming. Je moet dit berichtsjabloon nog wel inrichten, zie de stappen hieronder.
- Klik op Voltooien.
Bestaand signaal bewerken:
Bij een bestaand signaal gebruik je de dezelfde instellingen als bij een nieuwe signaalbestemming (beschrijving hierboven). Je beschikt in de eigenschappen van de bestemming dan niet over de knop Nieuw om een berichtsjabloon toe te voegen. Dit doe je via het tabblad Berichtsjablonen in de eigenschappen van de signaalbestemming.
Berichtsjabloon inrichten:
Er zijn twee manieren om een berichtsjabloon in te richten:
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Bericht / Berichtsjabloon.
- Via de eigenschappen van het signaal. Dit is met name handig als je net een nieuw berichtsjabloon hebt toegevoegd.
Open het signaal, tabblad Bestemming. Open de signaalbestemming en op het tabblad Algemeen zie je het sjabloon dat op dit moment gekoppeld is. Op het tabblad Berichtsjablonen zie je alle berichtsjablonen die voor dit signaal geschikt zijn. Dubbelklik op een berichtsjabloon om dit te onderhouden, zie verder Berichtsjabloon onderhouden.
E-mail opslaan in dossier
Je kunt verzonden e-mail automatisch opslaan in het dossier van de bestemming (organisatie of persoon) van het signaal. Op die manier kun je ook de communicatie vanuit signalen in het dossier opslaan.
Er ontstaat een dossieritem van het type E-mail signaal met als bijlage het e-mailbericht. Je kunt dit type dossieritem niet inrichten/wijzigen.
Voorbeeld:
Je hebt een signaal voor debiteuren met een betalingsachterstand. Als het signaal wordt gegenereerd, wordt er een e-mailbericht naar de debiteur verzonden. Je kunt dit e-mailbericht ook in het dossier van de organisatie van de debiteur opslaan).
- Voer de bovenstaande procedure uit om de bestemming vast te leggen.
- Vink Verzonden e-mail opslaan in dossier van de persoon of organisatie aan.
Bij het genereren van de signalen worden de e-mailberichten verstuurd. Er ontstaan ook dossieritems bij de bestemming (organisatie/persoon). Je kunt deze dossieritems ook via InSite raadplegen. Hierdoor dienen gebruikers geautoriseerd te zijn voor de Tonen-pagina's E-mail signaal (er is een pagina voor inSite en een voor OutSite).
Zie ook: