Vrije tabel toevoegen

Je gebruikt een vrije tabel als je een vrij veld met een beperkt aantal keuzen nodig hebt.

Gebruik van een vrije tabel

De meeste tabellen in Profit vul je via specifieke functies, zoals het onderhouden van een medewerker of een debiteur. De tabellen in de database worden op de achtergrond gevuld of aangepast (als gebruiker merk je hier niets van).

Vrije tabellen hebben geen eigen functie, maar je moet deze wel vullen. Vrije tabellen hebben twee toepassingen:

• Er worden tabellen meegeleverd die je zelf kunt uitbreiden, zoals familierelatie, cursus- en forecaststatus.
• Je voegt zelf vrije tabellen toe.

  Dit gebruik je als je een vrij veld wilt toevoegen, waarbij de gebruiker moet kiezen uit een aantal vaste waarden.

  Denk hierbij aan de tabel Kledingmaat, waarbij de gebruiker alleen mag kiezen uit de waarden XS, S, M, L en XL. Je wilt niet dat een gebruiker zelf wat gaat invullen, dus je maakt het vrije veld Kledingmaat, waarbij de gebruiker alleen kan kiezen uit de waarden die in de vrije tabel staan.

Wanneer gebryuj he een vrije tabel niet:

• Vrij algemeen bestand

  Als je een eigen lijst met gegevens wilt toevoegen die die geen relatie hebben met andere Profit-data gebruik je een vrij algemeen bestand, bijvoorbeeld voor een lijst van in de organisatie aanwezige publicaties, het schoonmaakschema van het pand, etc.

• Vrij contactbestand

  Een vrij contactbestand is een extra tabel onder een organisatie, persoon of een type daarvan (zoals een debiteur). In een vrij contactbestand kun je een historie bijhouden, zoals werkbriefjes van uitzendkrachten, een kilometeradministratie, een lijst met verstrekte relatiegeschenken, etc.

Meerdere talen

Als je meerdere licentietalen hebt, kun je per taal een code en een omschrijving vastleggen. Hierdoor kan elke gebruiker Profit in zijn eigen gebruikerstaal gebruiken.

Je gebruikt codes niet alleen om gegevens vast te leggen en te rapporteren. Codes zijn ook van invloed op:

• Filters
• Filterautorisatie o.b.v. vrije tabelwaarden.
• Voorkeurwaarden op velden
• Exporteren van weergaven
• Uitvoer, zoals rapporten en analyses

In deze situaties gelden de codes in de taal van de gebruiker. Een Nederlandse gebruiker zal dus andere codes gebruiken dan bijvoorbeeld een Engelse.

In de eigenschappen van vrije tabellen kun je vertalingen toevoegen voor het Engels, Frans, Duits en Engels. Je kunt vrije tabellen ook vertalen voor verstrekkingen, zoals pakbonnen en facturen. Dit werkt hetzelfde als bijvoorbeeld het vertalen van itemomschrijvingen t.b.v. verstrekkingen.

Zie ook:

• Vertalingen van verstrekkingen

Vrije tabel toevoegen

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de omschrijving in.
4. Vul de maximale lengte van de code en de omschrijving in.
5. Vul per taal een code en een omschrijving in. Je kunt ook een kleur opgeven, deze wordt gebruikt in workflows (voor de workflowstatus) en in weergaven.
6. Als je dit veld bijvoorbeeld aanvinkt in de vrije tabel Automodel, dan kun je bij het toevoegen van auto's direct nieuwe modellen toevoegen aan de vrije tabel.

   

7. Vul per taal de codes en omschrijvingen in.
8. Klik op: Voltooien.

   Als je bezig bent met de vrije inrichting, dan ga je door met het aanmaken van een vrij veld.

Vrije tabel wijzigen of importeren

Je kunt vrije tabellen exporteren en importeren.

Vrije tabel exporteren:

1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
2. Selecteer de vrije tabel.
3. Klik op de actie: Waarden.
4. Je ziet een weergave met waarden. Je kunt deze exporteren naar Microsoft Excel.

Vrije tabel importeren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Import / Vrije tabel.
2. Bepaal of je alleen nieuwe waarden wilt importeren, of ook bestaande regels wilt wijzigen:
   • Als je alleen nieuwe regels wilt importeren, vink je Alleen importeren (uit is muteren) aan.
   • Als je nieuwe regels wilt importeren en bestaande regels wilt wijzigen (op basis van code), vink je Alleen importeren (uit is muteren) uit.

Zie ook:

• Gegevens importeren