Vrij bestand (vrije inrichting)

Een 'Vrij algemeen bestand' is een tabel die niet aan een andere tabel in Profit gekoppeld is. Je bepaalt zelf welke velden deze tabel bevat. Je kunt een 'Vrij algemeen bestand' bijvoorbeeld gebruiken voor een lijst van in de organisatie aanwezige publicaties, het schoonmaakschema van het pand, het updateschema van Profit, etc.

Let op:

Met een Profit Plus licentie beschik je over 10 vrije bestanden.

Heb je geen ProfitPlus, dan heb je 1 vrij bestand. Als je meer vrije bestanden nodig hebt, stap je over op Profit Plus.

Vrij bestand activeren

Als je een vrij algemeen bestand in gebruik wilt nemen, moet je dit eerst activeren.

Vrij algemeen bestand activeren:

1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
2. Ga naar het tabblad: Vrije bestanden.
3. Open de eigenschappen van het vrije bestand dat je in gebruik wilt nemen.
4. Vink In gebruik aan.
5. Vul de omschrijving in.
6. Vink Datum gebruiken aan als je het standaard datum veld van het vrije bestand wilt gebruiken.
7. Vink Volgnr. tonen aan als je het standaard volgnummer voor de records in het bestand wilt zien.

   

8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Inrichten

Je voegt tabbladen en velden toe aan het vrije bestand.

Velden en tabbladen toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Dubbelklik op de functiegroep Vrije bestanden.
3. Klik op: Ja om door te gaan, als Profit meldt dat andere gebruikers de geselecteerde tabel niet mogen gebruiken.

   Profit toont de geactiveerde vrije algemene bestanden.

4. Selecteer het bestand.

   Profit toont de velden die automatisch zijn toegevoegd.

   

5. Klik op: Nieuw op het tabblad Velden om een veld toe te voegen.

   

Vrij tabblad toevoegen:

1. Ga naar het tabblad: Tabbladen.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul de naam van het tabblad in en verplaats de velden naar het rechtervak.

   

   Klik op: Opslaan en sluiten. Profit opent de Autorisatie tool.

4. Selecteer de groep gebruikersgroep en deel autorisatie uit op het tabblad.

   

5. Sluit de Autorisatie tool.
6. Sluit de Management tool.

Gegevens aan vrij bestand toevoegen

Je vult een vrij algemeen bestand met een aparte functie.

Gegevens aan vrij algemeen bestand toevoegen:

1. Ga naar: Startmenu / Algemeen / Inrichting / Vrij bestand.
2. Klik op: het vrije bestand.

   Profit opent een lege weergave.

   Het toevoegen van gegevens verloopt verder zoals je in andere functies gewend bent. In de Nieuw-wizard kun je achtereenvolgens alle tabbladen vullen.

3. Gebruik de regelactie Nieuw op basis van geselecteerde regel om een vrije bestandsregel te kopiëren.

Inrichting InSite en/of OutSite

Je kunt de gegevens die zijn vastgelegd in een vrij bestand weergeven in InSite en toevoegen, wijzigen en verwijderen. Via OutSite kun je vrije bestanden alleen raadplegen.

Vrij algemeen bestand activeren:

1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
2. Ga naar het tabblad: Vrije bestanden.
3. Open de eigenschappen van het vrije bestand dat je in gebruik wilt nemen.
4. Vink In gebruik aan.
5. Vul de omschrijving in.
6. Vink Datum gebruiken aan als je het standaard datum veld van het vrije bestand wilt gebruiken.
7. Vink Volgnr. tonen aan als je het standaard volgnummer voor de records in het bestand wilt zien.
8. Vink Zichtbaar in InSite en/of Zichtbaar in OutSite aan.

   

9. Klik op: Opslaan en sluiten.
10. Klik op: Opslaan en sluiten. Geef toestemming op de omgeving opnieuw te openen.

Type pagina activeren:

Na het activeren van een vrij algemeen bestand voor InSite of OutSite, ontstaat er een type pagina. Open de site en activeer het type pagina.

Voorbeeld:

Je hebt het bestand 3D-printers geactiveerd.

In de eigenschappen van de site activeer je het type pagina 3D-printers.

Type pagina activeren

Velden toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Management tool.
2. Open de rubriek Vrije bestanden.
3. Selecteer het vrije bestand.
4. Voeg de gewenste velden toe op het tabblad Velden.
5. Ga naar het tabblad: Tabbladen: InSite / Tabbladen: OutSite.

   Alleen als je op een van deze tabbladen een tabblad toevoegt, kan het vrije bestand zichtbaar worden gemaakt op een InSite-site respectievelijk OutSite-site.

6. Klik op: Nieuw.
7. Vul de omschrijving in.
8. Voeg de velden toe aan het tabblad.
9. Sluit de Management tool. Geef toestemming om de omgeving opnieuw te openen.

Autorisatie:

Tijdens dit proces ontstaan de volgende gegevens:

• Type pagina

  Type pagina met de omschrijving van het vrije bestand. Het type pagina wordt automatisch aangevinkt (geactiveerd) in de eigenschappen van de site.

• Functionaliteit

  Voor InSite: '[naam vrije bestand] + Raadplegen' en '[naam vrije bestand] + Beheren'.

  Voor OutSite: '[naam vrije bestand] + Raadplegen'.

  Voorbeeld:

  De vrije tabel heeft de naam 3D Printer. Als je deze in InSite en OutSite gebruikt, ontstaan de volgende functionaliteiten:

  InSite: 3D Printer raadplegen en 3D Printer beheren.

  OutSite: 3D Printer raadplegen.

Autoriseer de nieuwe pagina's door de pagina's te koppelen aan de juiste functionaliteiten, of door de nieuwe functionaliteiten te koppelen aan de juiste rollen. Open de functionaliteit en autoriseer de tabbladen op het tabblad Pagina-onderdeel.

Voeg de pagina's toe aan de InSite-site en/of OutSite-site.