Verkooporder inrichten

Je richt verkooporders in om producten of werkzaamheden te verkopen en voorraad te reserveren. Bij voldoende voorraad zet je de verkooporder om naar een pakbon. Ook kun je een orderrapport aan de verkooprelatie verstrekken als orderbevestiging.

Voordat je deze functionaliteit kunt gebruiken moet je dit eerst inrichten.

Inhoud

Dit ga je inrichten

Je richt verkoopoffertes in door eerst het ordertraject in te stellen. Daarna stel je de nummering en de boekingslay-out in. Vervolgens richt je het berichtsjabloon in en controleer je het standaard verkooprelatieprofiel.

Vervolgens kun je eventueel aan de slag met optionele inrichting wat past bij jouw organisatie zoals afroeporders of vooruitbetalingen.

Optionele inrichting verkooporder

Je kunt de verkooporder verder verfijnen met optionele inrichting. Deze inrichting is niet verplicht voor de werking.

Je kunt dit uitbreiden met:

  • Vooruitbetaling inrichten

    Vooruitbetaling is een orderverwerkingsmethode waarbij de verkooprelatie eerst de order boekt en deze betaalt waarna je vervolgens de artikelen levert.

  • Aanbetaling inrichten

    Aanbetaling is een orderverwerkingsmethode waarbij de verkooprelatie eerst de order boekt en daarvan een gedeelte betaalt waarna je vervolgens de artikelen levert.

  • Wachtorder inrichten

    Een wachtorder is een order die nog niet wordt uitgeleverd.

  • Backorder inrichten

    Een backorder is een orderregel waarbij een voorraadtekort is geconstateerd en waarvan een deel wel en een deel niet wordt uitgeleverd.

Stap 1: Ordertraject instellen

Je stelt in Profit Ordermanagement in hoe de orderverwerking verloopt in het ordertraject.

Je stelt één van deze opties als voorkeur in op hoog niveau in de instellingen van ordermanagement.

  • Pakbon, factuur na levering

    Bij deze optie laat je na de order eerst de pakbon genereren. Zodra je de pakbon gereedmeldt, genereert Profit de verkoopfactuur van de pakbonregels die geleverd worden. Dit is de meest gebruikte optie.

  • Pakbon, geen factuur

    Bij deze optie genereert Profit na de order alleen de pakbon. De factuur wordt niet gegenereerd. Deze optie gebruik je bijvoorbeeld bij interne leveringen of bij garantie en retour verwerking.

  • Factuur, levering na vooruitbetaling

    Bij deze optie moet de verkooprelatie eerst de hele factuur betalen, waarna de order automatisch vrijgegeven wordt voor levering. Deze manier van leveren wordt vaak gebruikt door webshops of als de klant niet kredietwaardig is.

  • Aanbetalen, levering na aanbetaling

    Bij deze optie moet de verkooprelatie een deel van de factuur betalen.

  • Pakbon en factuur, factuur niet afdrukken of verzenden.

In de verkooporders zelf kun je hier nog van afwijken via het veld Verwerking order in de orderkop.

Ordertraject instellen:

  1. Ga naar: Ordermanagement / Beheer / Instellingen.
  2. Ga naar het tabblad: Ordermanagement.
  3. Selecteer een waarde bij Verwerking order.

    De meest gebruikte waarde is Pakbon, factuur na levering.

  4. Vink Berekening korting op prijs aan om korting over de regelprijzen te berekenen.
  5. Selecteer je eigen periodetabel voor Ordermanagement, als je deze hebt toegevoegd. Met een eigen ordermanagement vierwekelijkse periodetabel kun je bijvoorbeeld ook vierwekelijkse rapportages aanmaken.

    Let op: 

    De periode uit de ordermanagement periodetabel wordt niet vastgelegd in de mutaties van ordermanagement.

  6. Vink Cumulatieven o.b.v. leverdatum aan voor het bepalen van de cumulatieve bedragen en aantallen in een periode gekeken moet worden naar de leverdatum. Als je dit veld niet aanvinkt, is de factuurdatum bepalend voor de periode.
  7. Klik op: Opslaan en sluiten. 

Stap 2: Nummering controleren

Je stelt de autonummering voor verkooprelaties en tellers voor de ordernummers in.

Standaard levert AFAS standaard autonummeringen en tellers uit. Tellers en autonummering lijken sterk op elkaar. Het verschil is, dat je bij autonummering de nummering instelt voor één doorlopende reeks, zoals een reeks organisatienummers. Bij tellers kan er sprake zijn van datumafhankelijkheid: je kunt bijvoorbeeld een teller instellen voor verkooporders of projectfacturen met een geldigheid van een jaar. De teller koppel je vervolgens in Profit Financieel aan de verkoopdagboeken.

Let op:

Factuurnummers moeten uniek zijn over de omgeving. In Ordermanagement (dus ook projectfacturen, termijnfacturen e.d.) deelt Profit geen factuurnummer uit dat al bestaat. Bij het controleren of een factuurnummer al bestaat, kijkt Profit ook naar de financiële facturen, dus niet alleen naar de ordermanagement facturen, de projectfacturen en de termijnfacturen. Deze controle vindt over alle administraties plaats.

Je kunt autonummering controleren en wijzigen. Tellers kun je op verschillende manieren toevoegen: doorlopende reeks of met periodieke reeksen.

Stap 3: Boekingslay-out controleren

In de boekingslay-out van de verkooporder leg je een aantal instellingen en controles vast. Zo kun je instellen of orders automatisch geblokkeerd worden nadat deze zijn toegevoegd of laat je het kredietlimiet controleren door Profit.

Boekingslay-out controleren:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
  2. Open de eigenschappen van de boekingslay-out voor de verkoopofferte.

    Je kunt ook een standaard meegeleverde boekingslay-out selecteren en klikken op de actie: Kopiëren.

  3. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.
  4. Vink Altijd blokkeren aan om offertes automatisch te blokkeren bij het voltooien.
  5. Selecteer een waarde bij Overschrijding kredietlimiet hoe je de kredietlimiet wilt controleren:
    • Kredietlimiet niet controleren: De kredietlimiet wordt niet gecontroleerd.
    • Overschrijding melden: Profit controleert de kredietlimiet. Wordt deze overschreden, dan meldt Profit dit.
    • Overschrijding melden en order blokkeren: Profit controleert de kredietlimiet. Wordt deze overschreden, dan meldt Profit dit en blokkeert Profit de offerte.
    • Order blokkeren: Profit controleert de kredietlimiet. Wordt deze overschreden, dan blokkeert Profit de offerte.
  6. Vul een bedrag in bij Blokkeren als bedrag < om orders te blokkeren waarvan het totale orderbedrag lager is dan het ingevulde bedrag.
  7. Vul een bedrag in bij Blokkeren als bedrag > om orders te blokkeren waarvan het totale orderbedrag hoger is dan het ingevulde bedrag.
  8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 4: Berichtsjabloon wijzigen

Je wijzigt de berichtsjablonen die je zelf hebt aangemaakt. Meegeleverde berichtsjablonen (met Profit in de naam) kun je niet wijzigen. Je maakt dan eerst een kopie van de standaard voordat je het berichtsjabloon kunt wijzigen. Je vindt hier een voorbeeld van het berichtsjabloon Verkooporder (Profit). Als je een nieuw berichtsjabloon wilt toevoegen en bewerken, dan volg je de stappen in dit artikel.

Daarna koppel je het nieuwe berichtsjabloon in het standaard verkooprelatieprofiel.

Stap 5: Standaard verkooprelatieprofiel instellen

Naast de instellingen voor het journaliseren van facturen, koppel je ook de rapporten en berichtsjablonen in het verkooprelatieprofiel. In het standaard verkooprelatieprofiel zijn de rapporten en facturen al gekoppeld aan de meegeleverde Profit-rapporten. De standaardrapporten wijzig je door het toepassen van jouw huisstijl. Je wijzigt dit standaard verkooprelatieprofiel wanneer je eigen berichtsjablonen wilt gebruiken.

Controleer minimaal onderstaande velden. Alle instellingen van het verkooprelatieprofiel kun je hier vinden.

Standaard verkooprelatieprofiel instellen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
  2. Open de eigenschappen van het standaard verkooprelatieprofiel.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Vink Inkoop per verkooporder aan als je verkooporders direct wilt omzetten naar inkooporders via het bestelvoorstel. Na toevoegen van de inkooporder zijn alle regels uit de verkooporder gekoppeld aan de inkooporderregels.
  5. Vink Orders verzamelen op pakbon aan als je orders die je levert aan een verkooprelatie wilt verzamelen op één pakbon.
  6. Ga naar het tabblad: Factureren.
  7. Bij Aantal exemplaren afdrukken kun je instellen hoeveel verkoopfacturen er moeten worden afgedrukt. Standaard wordt een factuur één keer afgedrukt.
  8. Ga naar het tabblad: Rapport.

    Je ziet dat voor alle formulieren in het ordertraject een rapport is gekoppeld.

  9. Ga naar het tabblad: Berichtsjabloon.
  10. Selecteer het nieuwe berichtsjabloon.
  11. Klik op: Opslaan en sluiten.

Optionele inrichting verkooporder

Je kunt de verkooporder verder verfijnen met optionele inrichting. Deze inrichting is niet verplicht voor de werking.

Je kunt dit uitbreiden met:

  • Vooruitbetaling inrichten

    Vooruitbetaling is een orderverwerkingsmethode waarbij de verkooprelatie eerst de order boekt en deze betaalt waarna je vervolgens de artikelen levert.

  • Aanbetaling inrichten

    Aanbetaling is een orderverwerkingsmethode waarbij de verkooprelatie eerst de order boekt en daarvan een gedeelte betaalt waarna je vervolgens de artikelen levert.

  • Wachtorder inrichten

    Een wachtorder is een order die nog niet wordt uitgeleverd.

  • Backorder inrichten

    Een backorder is een orderregel waarbij een voorraadtekort is geconstateerd en waarvan een deel wel en een deel niet wordt uitgeleverd.