Payrollproces Partena

In Profit heb je de mogelijkheid om gegevens door te sturen naar ExpertSalary, de payrollsoftware van Partena. Profit geeft de gegevens door, maar voert er zelf geen verdere verwerkingen of berekeningen op uit. Partena gebruikt de gegevens om de payroll mee aan te sturen.

Profit stuurt twee bestanden door naar Partena:

• Dagelijks bestand

  Het dagelijks bestand bestaat uit twee afzonderlijke bestanden: het ERP-bestand en het roosterbestand (TIME-bestand).

  Het ERP-bestand bevat enerzijds de vaste gegevens van de medewerkers en anderzijds informatie over de leaseauto’s, schorsingen, kostenverdelingen en transportkosten.

  Het roosterbestand bevat een catalogus van de gebruikte roosters. In het ERP-bestand koppelt Profit de roosters aan de medewerkers.

• Maandelijks bestand

  Het maandelijks bestand is het Clock-bestand. Profit levert hierin de kalenders en de vaste en variabele looncomponenten aan.

Dagelijks gegevensbestand

Profit genereert via het dagelijks bestand twee bestanden: ERP-bestand en roosterbestand. De communicatieservice stuurt deze gegevens door naar ExpertSalary.

In de bestanden staan enkel medewerkersgegevens die gewijzigd zijn sinds de vorige aanlevering (delta). Als er geen wijzigingen zijn, genereert Profit geen dagelijks bestand.

Bij wijzigingen stuurt Profit het recordtype waarin de wijziging voorkomt opnieuw mee. Het is cruciaal om wijzigingen en nieuwe indiensttredingen dagelijks aan te leveren. Zo kan Partena de bestanden tijdig verwerken, onder andere voor wettelijke aangiften zoals dimona’s.

Je kan de taak Dagelijks bestand Partena aanmaken tot vier keer per dag laten uitvoeren.

Geplande taak instellen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer Dagelijks bestand Partena aanmaken bij Taak type.
4. Klik op: Selecteren.
5. Vul de werkgever in waarvoor je de geplande taak wil aanmaken.

   Je maakt per werkgever een geplande taak aan.

6. Klik op: Volgende.
7. Vul de omschrijving in. Hierin geef je aan voor welke werkgever de geplande taak van toepassing is.
8. Selecteer Repeterend bij Type planning.
9. Vul de dagen en tijdstippen in.

   

10. Klik op: Voltooien.

Is de laatste geplande taak al uitgevoerd, maar heb je nadien medewerkersgegevens toegevoegd die je graag wil doorsturen? Dan kan je handmatig een gegevensbestand aanmaken.

Dagelijks bestand handmatig aanmaken:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / Sociaal secretariaat.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer de werkgever(s).
4. Klik op: Voltooien.

   Profit maakt het bestand aan.

5. Zodra je het bestand hebt aangemaakt, controleer je in de wachtrij of het bestand succesvol gecreëerd is.

Aangemaakt bestand controleren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Wachtrij.
2. Controleer de status van het zojuist aangemaakte bestand.

   Staat de status op Voltooid met fouten, dan is het bestand niet aangemaakt. Gebruik de actie Foutinformatie om te achterhalen waarom het bestand niet aangemaakt kon worden.

   Staat de status op Succesvol voltooid, dan is het bestand correct aangemaakt en kan je het bestand verzenden via de communicatieservice.

Communicatiebericht verzenden:

1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.
2. Selecteer het bestand dat je wil verzenden.
3. Klik op de actie: Bericht verzenden.

Zijn de gegevens van een of meerdere medewerkers niet correct aangeleverd of verwerkt? Lever de vaste gegevens dan opnieuw aan via de actieknop Opnieuw aanleveren Partena.

Medewerker opnieuw aanleveren:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Klik op: Meer acties / Opnieuw aanleveren Partena.
3. Klik op: OK.

   Voer de geplande taak uit om de gegevens opnieuw aan te leveren.

Maandelijkse salarisverwerking

Op het einde van de maand stuur je de kalendergegevens en loongegevens door naar Partena. Om dit doen, zorg je ervoor dat je per periode een salarisverwerkingsplan hebt. Via dit plan verstuur je de gegevens naar Partena via de communicatieservice.

Salarisverwerkingsplannen

Je maakt één salarisverwerkingsplan per periode. Dit betekent dat je in één maand het vakantiegeld, de standaardverwerking en eventuele correcties via hetzelfde salarisverwerkingsplan doorstuurt.

Je kunt de plannen handmatig toevoegen via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit. Wil je tijd besparen? Importeer dan in één keer alle salarisverwerkingsplannen voor het hele jaar. Zo werk je sneller en efficiënter!

Salarisverwerkingsplannen importeren

1. Maak een importbestand op in Excel. Je kunt ook een importsjabloon aanmaken op basis van een importdefinitie, meer informatie hierover vind je terug via Importsjabloon maken in Excel.

   

2. Ga naar: HRM / Beheer / Import Payroll / Salarisverwerkingsplan.
3. Selecteer de importactie die je wil uitvoeren.

   Als je nog niet eerder een definitie hebt aangemaakt, kies je voor Import via nieuw aan te maken definitie.

   Heb je al eerder een definitie aangemaakt en wil je deze hergebruiken, dan kies je voor Import via bestaande definitie of Bestaande definitie bewerken en importeren.

4. Upload het importbestand bij Te importeren bestand.
5. Klik op: Volgende.
6. Koppel de velden uit jouw bestand aan de velden in Profit.

   

7. Klik tweemaal op: Volgende.
8. Vul de omschrijving in als je werkt via een nieuwe definitie.
9. Klik op: Volgende.
10. Controleer de geldigheid van de importdefinitie en de data door op Controle te klikken.
11. Klik op Importeren om de import te starten.
12. Van zodra de import uitgevoerd is, klik je op: Voltooien.

Salarisverwerking

Zodra de salarisverwerkingsplannen zijn toegevoegd aan de Profitomgeving, kan het maandelijkse payrollproces starten. Dit doe je via de salarisverwerkingscockpit:

Salarisverwerking opstarten:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Selecteer de regel waarvan je de salarisverwerking wil starten.
3. Klik op de actie: Verwerken.
4. Klik op: Uitvoeren.

Profit levert per werkgever alle medewerkers aan die in de periode in dienst zijn en gekoppeld zijn aan instantie Partena. De aangemaakte bestanden vind je terug via de communicatieberichten in Profit: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht. Controleer of deze goed verzonden zijn. Nadien ga je vanuit Partena verder aan de slag met deze gegevens.

Zodra alle lonen zijn uitbetaald, sluit je de periode in Profit af door het salarisverwerkingsplan te accorderen.

Salarisverwerkingsplan accorderen:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Selecteer de regel die je wil accorderen.
3. Klik op de actie: Accorderen.