Bankafschriften matchen op unieke Factuurreferentie
Het matchen van bankafschriften met facturen verbeter je zelf met zoekopdrachten op unieke waarden in het veld Factuurreferentie.
Staat in het veld Factuurreferentie 'Kenteken TR-591-B'? Laat Profit dan zoeken op 'Kenteken' plus de unieke waarde erachter. Betere herkenning van de betaling bespaart jou zo handmatig zoekwerk.
Factuurreferentie autoriseren
Autoriseer de menukeuze en het tabblad voor het zoeken in het veld Factuurreferentie.
- Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool
- Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
- Selecteer de te autoriseren groep.
- Ga naar het tabblad: Menu.
- Autoriseer de menukeuze:
- Alle menu-items / Financieel / Beheer / Zoekwaarde factuurref.
- Ga naar het tabblad: Autorisatie.
- Ga naar: Financieel / Beheer / Factuurreferentie zoekwaarde / Tabbladen.
- Autoriseer het tabblad.
- Sluit de Autorisatie tool.
- Klik op Ja bij de melding..
De omgeving opent automatisch opnieuw, met de nieuwe instellingen.
Boekingslay-out uitbreiden met veld Factuurreferentie
Voeg het veld Factuurreferentie toe aan de kop van je boekingslay-outs. Bijvoorbeeld voor pakbonnen, balie-/directfacturen, verkoopfacturen.
Dit veld is ook beschikbaar in de imports en in de UpdateConnectoren voor verkooporder, pakbon en balie-/directfacturen, zowel insert als update.
Zie ook: Veld toevoegen aan boekingslay-out
Factuurlay-out aanpassen
Je kunt in je factuurlay-outs een zin opnemen waarin je je verkooprelatie verzoekt de factuurreferentie bij de betaling te vermelden.
Zie ook: Rapportlay-out factuur aanpassen
Zoekwaarde factuurreferentie voor matchen toevoegen
Je stelt in op welke waarde Profit moet zoeken en Profit gaat dan aan de slag met wat in de omschrijving achter de zoekwaarde staat. Voorbeeld: heb je in de factuur gevraagd om 'Kenteken [kenteken]' te vermelden, dan is de zoekwaarde 'Kenteken' en wat daarachter staat, 'TR-591-B', zoekt Profit op in de facturen. .
Als dit geen resultaten oplevert óf bij reversed billing, zoekt Profit eerst de debiteur op aan de hand van het banknummer. Is de debiteur gevonden dan vindt omgekeerde matching plaats: Profit zoekt bij alle openstaande posten van deze debiteur of de factuurreferentie ergens voorkomt in de omschrijving van de bankafschriftregel.
Bij het zoeken worden spaties en streepjes e.d. eruit gehaald.
- Ga naar: Financieel / Beheer / Zoekwaarde factuurref.
- Klik op: Nieuw.
- Vul bij Zoekwaarde een waarde in waarop Profit in de omschrijving van het bankafschrift moet zoeken en waar Profit vervolgens de échte zoekwaarde ACHTER kan vinden.
Bijvoorbeeld: 'Kenteken' als je in de omschrijving 'Kenteken TR-591-B' verwacht.
Het minimale aantal tekens van de zoekwaarde is 6, het maximale aantal tekens is 32.
- Vul bij Lengte het aantal posities in van de tekst waarop Profit moet controleren.
Profit houdt bij het zoeken geen rekening met spaties, punten, dubbele punten of streepjes e.d.. Vul hier dus het aantal zónder deze tekens in.
In het voorbeeld zoekt Profit bij kenteken TR-591-B naar TR591B. Dus wordt het aantal 6, het aantal posities van het unieke kenteken zonder spaties, streepjes, e.d.
- Vink Factuurreferentie bevat zoekwaarde aan als de zoekwaarde zelf ook opgenomen is in de factuurreferentie. Als dit zo is, moet wat je hierboven bij Lengte invult ook kloppen.
Voorbeeld 1 bij zoekwaarde 'Kenteken'. Staat er in het dagafschrift 'Kenteken TR-591-B' en het factuurreferentieveld bevat 'TR-591-B' dan moet je het vinkje niet aanzetten.
Voorbeeld 2 bij zoekwaarde '#AFAS#'. Staat er in het dagafschrift '#AFAS#000345' en het factuurreferentieveld bevat '#AFAS#000345' dan moet je het vinkje wel aanzetten.
De lengte in beide voorbeelden wordt 6 (zonder spaties en streepjes e.d.).
- Klik op: Voltooien.
- Voeg eventueel nog andere zoekwaarden toe.
Factuurreferentie in verkooporder/pakbon/verkoopfactuur/financiële factuur
- Ga naar: Ordermanagement / Verkoopproces / Verkooporder, Pakbon of Factuur.
- Open de verkooporder, pakbon of verkoopfactuur.
Bij het genereren van pakbon vanuit een verkooporder neemt Profit de factuurreferentie daaruit over. Ook bij het genereren van de verkoopfactuur wordt de factuurreferentie overgenomen uit de pakbon.
- Vul in de kop de Factuurreferentie in. Bijvoorbeeld 'Kenteken TR-591-B'.
Als je hebt ingesteld dat verzameld moet worden bij het genereren van verkoopfacturen, worden pakbonnen verzameld op gelijke factuurreferenties en gesplitst op verschillen.
- Verstrek en journaliseer de facturen zoals je gewend bent.
Factuurreferentie in openstaande post na journaliseren nog wijzigen
De factuurreferentie kun je na het journaliseren nog wijzigen vanuit de financiële factuur. De factuurreferentie kun je ook wijzigen via de importfunctie Import Factuurmutatie en de UpdateConnector FiInvoice.
- Ga naar: Financieel / Debiteur / Overzicht / Openstaande posten.
- Open de openstaande post.
- Ga naar het tabblad: Algemeen.
Hier zie je de factuurreferentie waarop Profit kan matchen.
Matchen
Als je je eigen zoekwaarde voor factuurreferenties hebt ingesteld, zal Profit bij het matchen van de bankafschriften met je openstaande posten minder handwerk opleveren.
Het matchingsproces zoekt in de omschrijving van de regel van het bankafschrift naar een mogelijke zoekwaarde. Is deze gevonden dan wordt het deel van de omschrijving achter deze zoekwaarde volgens de juiste lengte uit de omschrijving gehaald. Hierbij worden spaties en de gecodeerde scheidingsteken buiten beschouwing gelaten.
Vervolgens wordt gecheckt of deze waarde bij de openstaande posten voorkomt, of het openstaande bedrag klopt en of er maximaal één waarde is gevonden. Alleen dan is er een match. Zowel debiteur als factuur zijn dan bekend.
Als dit geen resultaat oplevert of bij reversed billing (Flex-activering), zal Profit eerst de debiteur opzoeken aan de hand van het banknummer. Is de debiteur gevonden dan vindt omgekeerde matching plaats: Profit zoekt bij alle openstaande posten van deze debiteur of de factuurreferentie ergens voorkomt in de omschrijving van de bankafschriftregel.