Kosten en werksoorten voor Flex inrichten

In de Flex gebruik je kosten en werksoorten.

Bij het inrichten van kosten en werksoorten voor de Flex moet je ook de integratie Payroll inrichten.

Verder moet bij werksoorten in de Flex ook een urensoort gekoppeld zijn, die je eerst toevoegt.

Als het om een reservering gaat die uitbetaald moet worden, stel je in de HRM-instellingen in welke kosten- of werksoort Profit moet gebruiken voor de uitbetaling.

In de Flex voeg je de nieuwe items toe aan de itemset. Als er op grond van de itemset een nieuwe klantovereenkomst wordt toegevoegd, neemt die ook alle items over.

Kostensoort toevoegen met Integratie Payroll

Je moet de kostensoort voor de uitbetaling toevoegen zodat de declaraties voor de uitbetaling gegenereerd kunnen worden. Daarbij is belangrijk dat je componenttype Uitbetaling reservering selecteert. Dit geldt bijvoorbeeld voor deze reserveringen:

Kosten toevoegen voor uitbetalen reserveringen:

1. Ga naar: Projecten / Item / Kosten.
2. Klik op: Nieuw.

   

3. Vul als omschrijving de uit te betalen reservering in. Bijvoorbeeld Bovenwettelijke vakantie-uren.
4. Selecteer de juiste Integratiegroep. De verzameling aan kosten op de integratiegroep komt op dezelfde grootboekrekening en dezelfde regel in rapporten/overzichten.
5. Selecteer Basis eenheid bij Basiseenheid.

   

6. Selecteer Uitbetalen reservering bij Componenttype.
7. Klik op: Voltooien.
8. Selecteer de nieuwe kostensoort.
9. Klik op Acties / Integratie Payroll.

   

10. Selecteer per cao in de regel de looncomponent door bij Nummer component te zoeken naar de reservering met het stamnummer voor de reservering. Raadpleeg hier de lijst.
11. Selecteer een bedrag-parameter bij Parameter bedrag.

    In de eigenschappen van de looncomponent, tabblad Toelichting, vind je meer info over het instellen van het percentage in de looncomponent.

12. Sla de wijzigingen op.

    Als je de integratie met nacalculatie met Payroll inricht, heeft dit tot gevolg dat alle al geboekte nacalculatieregels van de kostensoort die je hebt ingesteld worden geaccordeerd voor Payroll.

    Om de wijzigingen met terugwerkende kracht te verwerken moet je zelf handmatig voor TWK zorgen.

13. Als je klikt op Ja, bij de vraag of je wilt doorgaan, zie je een weergave met regels Terugwerkende kracht, niet verwerkt. Zorg voor de TWK.

    Dit kan ook op een later moment via de functie HRM / Payroll/ Salarisverweringscockpit / Meer acties / actie TWK.

3.1: Werksoort toevoegen met Integratie Payroll

Je moet de werksoort voor de uitbetaling toevoegen zodat de declaraties voor de uitbetaling van de gegenereerd kunnen worden. Daarbij is belangrijk dat je componenttype Uitbetaling reservering selecteert.

In de Flex moet je eerst een urensoort inrichten die je dan bij de werksoort selecteert. Bij de urensoort richt je ook altijd de integratie Payroll in. Dan hoef je dat maar één keer te doen.

Urensoort toevoegen:

1. Ga naar: Projecten / Project / Urensoort.
2. Klik op: Nieuw.

   

3. Klik op: Volgende.

   

4. Vink eventueel Flex velden aan.
5. Klik op: Volgende.

   

6. Selecteer bij Type reservering het juiste type. Bijvoorbeeld Vakantieuren bovenwettelijk.
7. Klik op: Voltooien.

Werksoort toevoegen voor uitbetalen reserveringen:

1. Ga naar: Projecten / Item / Werksoort.
2. Klik op: Nieuw.

   

3. Vul als omschrijving de uit te betalen reservering in. Bijvoorbeeld Bovenwettelijke vakantie-uren.
4. Selecteer de juiste Integratiegroep. De verzameling aan kosten op de integratiegroep komt op dezelfde grootboekrekening en dezelfde regel in rapporten/overzichten.
5. Selecteer bij Voorkeur urensoort de urensoort die je zojuist hebt toegevoegd.
6. Klik enkele keren op Volgende.
7. Selecteer bij Componenttype de waarde Uitbetaling reservering.
8. Klik op: Voltooien.

Stel de integratie Payroll in in de urensoort:

1. Ga naar: Projecten / Project / Urensoort.
2. Selecteer de regel met de urensoort en klik op Acties / Integratie Payroll.

   

   

3. Selecteer per cao (Flex CAO uitzendkrachten of een specifieke cao) in de regel de looncomponent door bij Nummer component te zoeken naar de reservering met het stamnummer voor de reservering. Raadpleeg hier de lijst.
4. Selecteer een bedrag-parameter bij Parameter bedrag.

   In de eigenschappen van de looncomponent, tabblad Toelichting, vind je meer info over het instellen van het percentage in de looncomponent.

5. Sla de wijzigingen op.

   Als je de integratie met nacalculatie met Payroll inricht, heeft dit tot gevolg dat alle al geboekte nacalculatieregels van de kostensoort die je hebt ingesteld worden geaccordeerd voor Payroll.

   Om de wijzigingen met terugwerkende kracht te verwerken moet je zelf handmatig voor TWK zorgen.

6. Als je klikt op Ja, bij de vraag of je wilt doorgaan, zie je een weergave met regels Terugwerkende kracht, niet verwerkt. Zorg voor de TWK.

   Dit kan ook op een later moment via de functie HRM / Payroll/ Salarisverweringscockpit / Meer acties / actie TWK.

HRM instellingen inrichten voor betalen en overhevelen reserveringen

In de HRM instellingen stel je voor de hele omgeving in na hoeveel weken automatisch uitbetaald en overgeheveld moet worden. Daarnaast richt je per type reservering in welke kosten- en werksoort gebruikt moet worden voor het (gedeeltelijk) uitbetalen.

Reserveringen worden automatisch uitbetaald in de volgende gevallen:

• na een x-aantal niet gewerkte weken (voor reserveringen in geld en vanaf 2026 ook in uren (Profit 7)) of
• na een x-aantal weken na uit dienst.

Je kunt zelf instellen na hoeveel weken ze uitbetaald moeten worden.

Ook stel je in na hoeveel weken overgeheveld moet worden. Na beëindiging van een plaatsing worden de reserveringen in uren waarbij geen uitzendbeding van toepassing is, na een x-aantal weken automatisch overgeheveld naar de meest recente plaatsing. Standaard staat dit aantal weken op 5. Je kunt het aantal weken zelf instellen (max. 10).

HRM instellen voor reserveringen:

1. Ga naar: HRM / Beheer / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Flex.
3. Voor het gedeeltelijk uitbetalen koppel je de kosten/werksoorten die je hebt toegevoegd voor uitbetalen.

   

4. Bij Reserveringen in geld uitbetalen koppel je de kosten die Profit moet gebruiken.
5. Bij Reserveringen in uren uitbetalen koppel je de werksoorten die Profit moet gebruiken voor uitbetalen.

   Dat zijn voor kosten en werksoorten:

   Code	Type reservering	Veld omgevingsinstellingen HRM - kosten of werksoorten
   1	Vakantiegeld	Kostensoort vakantiegeld
   2	Vakantie-uren	Werksoort vakantie-uren
   3	Vakantie-uren in geld	Kostensoort vakantie-uren in geld
   4	Vakantie-uren bovenwettelijk	Werksoort vakantie-uren bovenwettelijk
   5	Vakantie-uren bovenwettelijk in geld	Kostensoort vakantie-uren bovenwettelijk in geld
   6	Kort verzuim / bijzonder verlof in geld	Kostensoort kort verzuim
   7	ADV-uren	Werksoort ADV-uren
   8	ADV-uren in geld	Kostensoort ADV-uren in geld
   9	Tijd-voor-tijd uren	Werksoort tijd-voor-tijd uren
   10	Eindejaarsuitkering	Kostensoort eindejaarsuitkering
   11	Eindejaarsuitkering (periodiek te factureren)	Kostensoort eindejaarsuitkering (period. facturen)
   12	Flexibel budget in geld	Kostensoort flexibel budget (Profit 7)

   

6. Voor het automatisch uitbetalen na aantal weken niet gewerkt:
   1. Vul het aantal weken in bij Niet gewerkte weken (MU).

      Profit begint het 'Aantal weken niet gewerkt' bij medewerkers zonder 'Datum laatst gewerkt' te tellen vanaf de begindatum van de arbeidsverhouding. Profit telt bij het accorderen.

   2. Vul het aantal weken in bij Weken na uit dienst.
   3. Stel bij Onvoorwaardelijke EJU uitbetalen na uit dienst in of je het automatisch uitbetalen na aantal weken wel of niet ook voor onvoorwaardelijke eindejaarsuitkeringen wilt. De uitbetaling gebeurt via een losse declaratie, dus niet samen op de declaratie met volledige uitbetaling van de overige reserveringen.
7. Voor het overhevelen na einde plaatsing stel je in:

   

   1. Vul bij Weken na einde plaatsing het aantal weken (tussen 1 en 10) in dat Profit de reserveringen moet overhevelen.
8. Klik op: Opslaan en sluiten.

Item aan Itemset toevoegen en instellen

De kosten en werksoorten moet je toevoegen aan de itemset van de inlener. Of aan de standaard itemset waarna je op de klantovereenkomst afwijkt.

Kosten en werksoorten aan itemset toevoegen:

1. Ga naar: Projecten / Flex / Inrichting / Itemset.
2. Open de itemset.
3. Ga naar het tabblad: Items.

   

4. Voeg het item toe

   Bij eindejaarsuitkering leg je nog specifiek e.e.a. vast in het tabblad: Cao inlener.

5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Looninrichting

In de belangrijkste looncomponent vind je in de toelichting meer informatie over de looninrichting van het looncomponent op de itemset en/of de klantovereenkomst.

Welke looncomponent dat is per uit te betalen reserveringstype zijn, lees je in deze lijst.

Raadpleeg de toelichting in de looncomponent en maak het zichtbaar in itemset en klantovereenkomst:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
4. Open de eigenschappen van de looncomponent.
5. Ga naar het tabblad: Toelichting.

   Daarin staat mogelijk dat je nog iets moet inrichten.

6. Ga eventueel naar het tabblad: Geavanceerd.

   

7. Maak het looncomponent eventueel zichtbaar bij itemset en/of klantovereenkomst. Dit kan nodig zijn als je op itemset-niveau en op klantovereenkomst-niveau parameters wilt inrichten.
8. Sla de wijzigingen op.

In de cao stel je de looncomponent in:

In de itemset en/of klantovereenkomst stel je de looncomponent afwijkend in

Voor de eindejaarsuitkering bijvoorbeeld of er sprake van is en wanneer het moet worden uitbetaald met eventuele voorwaarden.

1. Ga naar:
   • Projecten / Flex / Inrichting / Itemset, tabblad Looncomponent, Nieuw, selecteer de looncomponent. Klik op een parameter, klik op Nieuw. Vul vervolgens de parameters.
   • Projecten / Flex / Klantovereenkomst, tabblad Looncomponent. Zie hierboven.
2. Stel per niveau in de looncomponent de overige parameters in:
   • Percentage
   • Minimum uurloon
   • Of er periodiek moet worden uitbetaald (alleen bij onvoorwaardelijk)
   • Of de toeslagen meetellen in de grondslag
   • Of het salaris uit overuren meetelt in de grondslag
   • Of vakantiegeld meetelt in de grondslag

Kosten en werksoorten inrichten - Stappen overzicht

Afhankelijk waar kosten en werksoorten voor gebruikt worden in de Flex, moet je een aantal inrichtingsstappen uitvoeren.