Payrollproces Partena

Via Profit heb je de mogelijkheid om gegevens door te sturen naar ExpertSalary, de payrollsoftware van Partena. Profit geeft deze gegevens enkel door en voert er zelf geen verdere verwerking of berekening op uit. Bij Partena worden deze gegevens gebruikt om de payroll mee aan te sturen, zodat medewerkers correct uitbetaald worden.

Profit stuurt twee bestanden door naar Partena:

• Dagelijks bestand

  Het dagelijks bestand bestaat uit twee afzonderlijke bestanden: het ERP-bestand en het roosterbestand (TIME-bestand).

  Het ERP-bestand bevat enerzijds de vaste gegevens van de medewerkers en anderzijds informatie over de leaseauto’s, schorsingen, kostenverdelingen en transportkosten.

  Het roosterbestand bevat een catalogus van de gebruikte roosters. Deze roosters worden via het ERP-bestand gekoppeld aan de medewerkers.

• Maandelijks bestand

  Het maandelijks bestand is het Clock-bestand. Hierin worden de kalenders en de vaste en variabele looncomponenten van de medewerkers aangeleverd.

Dagelijks gegevensbestand

Profit genereert via het dagelijks bestand twee bestanden: ERP-bestand en roosterbestand. Deze gegevens worden via de communicatieservice doorgestuurd naar ExpertSalary.

In de bestanden staan enkel medewerkersgegevens die gewijzigd zijn sinds de vorige aanlevering (delta). Als er geen wijzigingen zijn, wordt er geen dagelijks bestand gegenereerd. Zijn er wel wijzigingen dan wordt het betreffende recordtype, waarin de wijziging voorkomt, opnieuw meegestuurd. Het is cruciaal dat wijzigingen en nieuwe indiensttredingen dagelijks worden aangeleverd. Op die manier kunnen de bestanden vanuit Partena tijdig verwerkt worden, onder andere voor wettelijke aangiftes zoals dimona's.

De taak Dagelijks bestand Partena aanmaken kan zodanig gepland worden dat deze één tot vier keer per dag wordt uitgevoerd.

Geplande taak instellen:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer Dagelijks bestand Partena aanmaken bij Taak type.
4. Klik op: Selecteren.
5. Vul de werkgever in waarvoor je de geplande taak wil aanmaken.

   Bij Partena wordt er per werkgever een bestand aangemaakt. Heb je meerdere werkgevers, dan stel je per werkgever een aparte taak in.

6. Klik op: Volgende.
7. Geef bij de omschrijving aan voor welke werkgever de geplande taak van toepassing is.
8. Vul Repeterend in bij Type planning. Vul de dagen en tijdstippen in.

   

9. Klik op: Voltooien.

Als de laatste geplande taak al uitgevoerd werd, maar er nadien medewerkersgegevens toegevoegd zijn die dezelfde dag verstuurd moeten worden, kan je handmatig een gegevensbestand aanmaken.

Dagelijks bestand handmatig aanmaken:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Digitale berichten / Sociaal secretariaat.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer de werkgever(s).
4. Klik op: Voltooien. Profit maakt het bestand aan.

   Zodra je het bestand hebt aangemaakt, controleer je in de wachtrij of het bestand succesvol gecreëerd is.

Aangemaakt bestand controleren:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Wachtrij.
2. Controleer de status van het zojuist aangemaakte bestand.

   Staat de status op Voltooid met fouten, dan is het bestand niet aangemaakt. Gebruik de actie Foutinformatie om te achterhalen waarom het bestand niet aangemaakt kon worden.

   Staat de status op Succesvol voltooid, dan is het bestand correct aangemaakt en kan je het bestand verzenden via de communicatieservice.

Communicatiebericht verzenden:

1. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.
2. Selecteer het bestand dat je wil verzenden.
3. Klik op de actie: Bericht verzenden.

Als de gegevens van een of meerdere medewerkers niet correct zijn aangeleverd of verwerkt, kunnen de vaste gegevens opnieuw worden aangeleverd via de actieknop Opnieuw aanleveren Partena.

Medewerker opnieuw aanleveren:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Klik op: Meer acties / Opnieuw aanleveren Partena.
3. Klik op: OK.

   Je kunt de geplande taak nu uitvoeren om de gegevens opnieuw aan te leveren.

Maandelijkse salarisverwerking

Salarisverwerkingsplannen

Per periode wordt één salarisverwerkingsplan gebruikt. Dit betekent dat als je in één maand zowel het vakantiegeld, de standaardverwerking als eventuele correcties moet doorsturen, dit allemaal via dat ene salarisverwerkingsplan verloopt.

Je kunt de plannen handmatig toevoegen via HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit. Wil je tijd besparen? Importeer dan in één keer alle salarisverwerkingsplannen voor het hele jaar. Zo werk je sneller en efficiënter!

Salarisverwerkingsplannen importeren

1. Maak een importbestand op in Excel.

   

2. Ga naar: HRM / Beheer / Import Payroll / Salarisverwerkingsplan.
3. Selecteer de importactie die je wil uitvoeren.

   Als je nog niet eerder een definitie hebt aangemaakt, kies je voor Import via nieuw aan te maken definitie.

   Heb je al eerder een definitie aangemaakt en wil je deze hergebruiken, dan kies je voor Import via bestaande definitie of Bestaande definitie bewerken en importeren.

4. Geef het te importeren bestand op.
5. Klik op: Volgende.
6. Koppel de velden uit jouw bestand aan de velden in Profit.

   

7. Klik tweemaal op: Volgende.
8. Geef een omschrijving in als je werkt via een nieuw aangemaakte definitie.
9. Klik op: Volgende.
10. Controleer de geldigheid van de importdefinitie en de data door op de knop Controle te klikken.
11. Klik op Importeren om de import te starten.
12. Van zodra de import uitgevoerd is, klik je op: Voltooien.

Salarisverwerking

Zodra de salarisverwerkingsplannen zijn toegevoegd aan de Profitomgeving, kan het maandelijkse payrollproces starten. Dit doe je via de salarisverwerkingscockpit:

Salarisverwerking opstarten:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Selecteer de regel waarvan je de salarisverwerking wil starten.
3. Klik op de actie: Verwerken.
4. Klik op: Uitvoeren.

Alle medewerkers van de werkgever met de instantie Partena die binnen de betreffende periode in dienst zijn, worden meegenomen in de aanlevering. De aangemaakte bestanden vind je terug via de communicatieberichten in Profit: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht. Controleer of deze goed verzonden zijn. Nadien ga je vanuit Partena verder aan de slag met deze gegevens.

Zodra alle lonen voor die maand via Partena zijn uitbetaald, sluit je de periode in Profit af door het salarisverwerkingsplan te accorderen.

Salarisverwerkingsplan accorderen:

1. Ga naar: HRM / Payroll / Salarisverwerkingscockpit.
2. Selecteer de regel die je wil accorderen.
3. Klik op de actie: Accorderen.