RapportGenerator

We hebben vanaf Profit 6 een nieuwe RapportGenerator waarbij gebruiksvriendelijkheid voorop staat. Enkele belangrijke kenmerken van de nieuwe RapportGenerator:

Gebruiksvriendelijke editor om snel een rapport te maken.
Standaard stijlen die de huisstijl van je omgeving (kunnen volgen). Hierdoor heb je altijd consistente rapporten, waarbij een wijziging in de huisstijl makkelijk door te voeren is.
Ondersteuning van het vertalen van teksten in de gebruikerstalen van Profit (Nederlands, Brits Engels, Duits, Frans en Belgisch Nederlands (Vlaams)).
Velden samenvoegen in een tekstblok, zonder ongewenste witruimte tussen de velden.
Veel functionaliteit uit de oude RapportGenerator is ook in de nieuwe RapportGenerator beschikbaar, zoals groeperingen, subrapporten, secties en subsecties en totaliseren.
Let op:

De oude, vertrouwde RapportGenerator blijft gewoon werken. De nieuwe RapportGenerator is voorlopig niet geschikt voor rapporten die je koppelt in Profit voor de uitvoer/output van vaste rapporten. Met andere woorden: voor bijvoorbeeld facturen, cursusbevestigingen en loonstroken gebruik je nog de oude RapportGenerator.

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 7.

In Profit 7 zijn de volgende uitbreidingen gerealiseerd:

Velden verticaal groeien of krimpen
Je kunt instellen dat velden verticaal mogen meegroeien of -krimpen met de inhoud van het veld. Hierdoor neemt het veld niet meer ruimte in dan nodig om de inhoud weer te geven.
Transporttototalen in de nieuwe RapportGenerator
Met transporttotalen geef je lopende totalen weer in een rapport. Dit is handig bij lijsten die doorlopen over meerdere pagina's. Bovenaan elke pagina zie je het totaal t/m de vorige pagina. Onderaan elke pagina zie je het totaal inclusief de huidige pagina. Je bepaalt zelf waar het transporttotaal geplaatst wordt.
Velden of secties in een rapport zichtbaar onder bepaalde voorwaarde
Je kunt velden, secties en subrapporten nu tonen als aan een bepaalde voorwaarde voldaan wordt. De voorwaarde is een veldfilter, bijvoorbeeld Bedrag > 0. Hiermee kun je bijvoorbeeld bereiken dat de melding 'Zeer hoog saldo' op een saldilijst verschijnt als het saldo hoger is dan 1 miljoen.
Voorbeeld in een andere taal
Als je een voorbeeld van het rapport opvraagt, kun je een taal kiezen voor de weergave van labels e.d. in het rapport.

Inhoud

Video

Begin op 42:43 om de introductie over de RapportGenerator te zien.

Voorbereiding

Huisstijl aanmaken en instellen als standaard

Nieuw rapport aanmaken

Je kunt een nieuw rapport aanmaken op basis van een gegevensverzameling, niet op basis van een ander rapport. Wel kun je een rapport (dat je zelf hebt gemaakt in de nieuwe RapportGenerator) kopiëren via de weergave met rapporten.

Vanaf Profit 6 worden enkele eenvoudige rapporten omgezet naar de nieuwe RapportGenerator. Deze rapporten kun je niet onderhouden of kopiëren via de RapportGenerator. We houden je op de hoogte via de releasenotes.

Nieuw rapport aanmaken:

Ga naar:
- Algemeen / Uitvoer / Beheer / Rapport (alle rapporten)
- CRM / Uitvoer / Beheer / Rapport
- Financieel / Uitvoer / Beheer / Rapport
- HRM / Uitvoer / Beheer / Rapport HRM
- HRM / Uitvoer / Beheer / Rapport Payroll
- Ordermanagement / Uitvoer / Beheer / Rapport
Klik op: Nieuw.
Selecteer Gegevensverzameling en vink Nieuwe report designer aan.
Selecteer de gegevensverzameling.
Klik op: Volgende.
Vul de omschrijving in.
De overige velden (Definitiecategorie t/m Functiegroep) zijn van belang voor de filterautorisatie op rapport. Hiermee kun je bepalen welke rapporten door een gebruiker geopend mogen worden.
Klik op: Voltooien.

Het nieuwe rapport wordt getoond in de RapportGenerator.

Gegevensverzameling aanpassen

Als je een rapport met gegevens uit Profit wilt hebben, moet je de gewenste velden opnemen in de gegevensverzameling van het rapport. Vervolgens plaats je de velden in de rapportlay-out.

Gegevensverzameling aanpassen:

Plaats de muis op de rubriek Gegevensverzameling en klik op het potloodje.
Profit kan melden dat de gegevensverzameling velden bevat die niet gebruikt worden in het rapport.
Als je op Ja klikt, zal Profit alle niet-gebruikte velden verwijderen. Hierdoor verbetert de performance. In dit stadium van de inrichting is het nog niet zinvol om deze velden te verwijderen, omdat je die misschien nog nodig hebt. Als het rapport klaar is, is dit wel zinvol.

Nu verschijnt de Wizard gegevensverzameling.
Voeg de velden toe.
Klik op: Volgende.
Voeg eventueel een filter toe. Dit filter wordt altijd toegepast als een gebruiker het rapport raadpleegt.
Klik op: Voltooien.

Velden in het rapport plaatsen

Je plaatst velden voor de data in het rapport altijd in de sectie Details. Je kunt het rapport indelen door secties toe te voegen.

Voorbeeld:

Je wilt een lijst maken van medewerkers met salaris. Daarom plaats je de velden Medewerker en Salaris in de sectie Details.

Om de lijst in de delen per organisatorische eenheid, voeg je een sectie toe waarin je het veld Organisatorische eenheid plaatst.

Velden in het rapport plaatsen:

Open de rubriek Gegevensverzameling.
Sleep het veld in de sectie Details.
Na het verslepen verschijnen enkele handige knoppen om het label (de veldomschrijving) netjes te plaatsen.
Klik op een veld voor het instellen van de stijl/opmaak en het aantal te tonen decimalen.
Je kunt de sortering van regels in de detailsectie wijzigen via Groeperen en sorteren.
Via de veldopmaak kun je per taal andere instellingen opgeven, bijvoorbeeld voor het aantal decimalen en het tonen van negatieve getallen. Hierbij kun je per taal instellingen opgeven, voor de talen die je in het rapport gebruikt. Als er maar één taal is in het rapport, dan zijn de tabbladen met de talen niet zichtbaar.
Je kunt ook instellingen vastleggen voor bijvoorbeeld datumvelden. Als je in de gegevensverzameling bij een datumveld echter een afwijkend formaat hebt geselecteerd, dan zal dit worden gebruikt. Dan zie je dus geen datumformaten meer onder de kop Veldopmaak.

Tekstblok invoegen

Gebruik een tekstblok om velden en tekst te combineren. Hierbij nemen de velden precies de ruimte in die nodig is, waardoor je onnodige/ongewenste witruimte voorkomt.

Tekstveld invoegen:

Plaats de muis op Tekstblokken en klik op +.
Vul een naam voor het tekstvak in.
Combineer tekst en velden.
In het onderstaande voorbeeld zijn de velden gecombineerd met haakjes:

Org. eenheid omschrijving (Org. eenheid)
Als je op een veld klikt, heb je nog enkele extra opties:
Het resultaat kan er als volgt uitzien. De teksten sluiten keurig op elkaar aan, ook al hebben deze steeds een andere lengte.

Velden opmaken en uitlijnen

Dit gedeelte heeft betrekking op het opmaken en uitlijnen van velden.

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 7.

Je kunt instellen dat velden verticaal mogen meegroeien of -krimpen met de inhoud van het veld, hiervoor gebruik je de instellingen onder Groeien en krimpen. Hierdoor neemt het veld niet meer ruimte in dan nodig om de inhoud weer te geven.

Velden opmaken:

Klik op het veld of selecteer een aantal velden.
Gebruik de opmaakopties.

Let op:

Gebruik bij voorkeur de standaard stijlen, want deze volgen de opmaak die is ingesteld in de standaard huisstijl van de omgeving.
Met de uitlijning bepaal je de uitlijning van gegevens die in het rapport getoond worden. Hiermee kun je bijvoorbeeld namen/omschrijvingen links uitlijnen en bedragen rechts uitlijnen.
De uitlijning staat los van de standaardstijlen. Je kunt dus een standaardstijl toepassen en vervolgens een andere uitlijning kiezen.
Met de tekstterugloop bepaal je of de tekst van velden over meerdere regels verdeeld mag worden, als de tekst te lang is.
Met de instellingen onder Groeien en krimpen bepaal je de hoogte van het geselecteerde veld.
- Als je de velden niet aangevinkt, dan nemen de velden de ruimte in die je in de rapportlay-out gebruikt.
- Als je de velden wel aangevinkt, dan neemt het veld niet meer ruimte in dan nodig om de inhoud weer te geven. Gebruik Kan verticaal groeien in combinatie met Tekstterugloop als je lange teksten volledig wilt tonen.

Velden uitlijnen:

Als velden niet netjes naast of onder elkaar staan, kun je deze in een keer uitlijnen.

Selecteer de velden.
Klik op een uitlijnknop.

Als elementen elkaar overlappen, bepaal je de rangorde via de rechtermuisknop / Rangschikken.

Groepering toevoegen en totaliseren

Als je een extra onderverdeling in een rapport wilt aanbrengen, dan moet je het rapport groeperen. Hierdoor ontstaan nieuwe secties. Voorbeelden van groeperingen:

Medewerkers en hun salaris groeperen per organisatorische eenheid.
Openstaande posten groeperen per debiteur.

Groeperen:

Het veld waarop je wilt groeperen, moet deel uitmaken van de gegevensverzameling. Gebruik een uniek veld (niet een omschrijving).
Klik op: Groepering.
Klik op: Groepering toevoegen.
Selecteer het veld waarop je wilt groeperen.
Bepaal de sortering (oplopend of aflopend).
Je kunt ook groeperen op meerdere velden, bijvoorbeeld op werkgever en dan op organisatorische eenheid.
Door het groeperen ontstaan extra secties. Plaats de corresponderende velden in de secties:

Velden totaliseren

De velden in de sectie Details vormen (doorgaans) een lijst met gegevens. Je kunt deze totaliseren en andere bewerkingen uitvoeren, zoals gemiddelde, hoogste of laagste waarde bepalen.

Velden totaliseren:

Plaats je het veld ook in de sectie onder de sectie Details en kijk onder de kop Totaliseren.

Transporttotalen

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 7.

Met transporttotalen geef je lopende totalen weer in een rapport. Dit is handig bij lijsten die doorlopen over meerdere pagina's. Bovenaan elke pagina zie je het totaal t/m de vorige pagina. Onderaan elke pagina zie je het totaal inclusief de huidige pagina.

Je kunt één transporttotaal opnemen in een rapport. Het transporttotaal kan worden opgenomen in:

Het rapport
Een sectie
Als het rapport secties bevat, dan kan je een transporttotaal voor een bepaalde sectie maken.

Transporttotalen plaatsen:

Klik op: Transporttotaal.
Als er al een transporttotaal is, dan krijg je de vraag of je dit wilt vervangen door het nieuwe subtotaal.
Als het subrapport secties bevat, dan bepaal je bij Niveau of je een subtotaal wilt voor het hele rapport, of voor een specifieke sectie.
Selecteer het te totaliseren veld.
In plaats van een rapportveld kun je ook het veld Counter selecteren, dit is een regelteller. Hiermee plaats je dus het aantal regels in het rapport dan wel de sectie in het transporttotaal.
Klik op: Opslaan.
Er worden nu twee subsecties toegevoegd op het geselecteerde niveau. Bovenaan zie je het label Getransporteerd met het veld dat je geselecteerd hebt. Onderaan zie je het label Transport met het veld dat je geselecteerd hebt. Je kunt deze labels wijzigen en uiteraard ook de eigenschappen van de subsecties aanpassen. In de eigenschappen van de subsectie zie je het volgende:

Als je op het transporttotaal-veld klikt, dan zie je het volgende:

Secties, subrapporten en velden conditioneel tonen

In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 7.

Je kunt velden, secties en subrapporten nu tonen als aan een bepaalde voorwaarde voldaan wordt. De voorwaarde is een veldfilter, bijvoorbeeld Bedrag > 0. Hiermee kun je bijvoorbeeld bereiken dat de melding 'Erg hoog saldo' op een saldilijst verschijnt als het saldo hoger is dan € 50.000. Of je toont bepaalde aanvullende informatie (in een subrapport) alleen als het telefoonnummer bekend is.

Conditie toevoegen:

Open de eigenschappen van het onderdeel waarvoor je een conditie wilt toevoegen:
- Klik op het veld waarvoor je een conditie wilt toevoegen.
- Klik op de titelbalk van de sectie waarvoor je een conditie wilt toevoegen.
- Klik met de rechtermuisknop / Subsectie eigenschappen in de subsectie waarvoor je een conditie wilt toevoegen.
Selecteer Onder conditie zichtbaar bij Zichtbaar.
Het inrichten van het filter verschilt niet van een standaard geavanceerd filter:
- Je kunt filteren op meerdere velden in de vorm van een EN-filter en een OF-filter.
- Je kunt filtertags gebruiken, bijvoorbeeld de tag [vandaag] bij een datum.
- Je kunt twee velden vergelijken, bijvoorbeeld Saldo > Kredietlimiet.
Klik op: Opslaan.

Rapport vertalen

Je kunt teksten vertalen naar de door Profit ondersteunde talen (Nederlands, Brits Engels, Duits, Frans en Belgisch Nederlands (Vlaams)). Dit geldt voor veldlabels (die uit de gegevensverzameling komen) en voor teksten die je zelf hebt toegevoegd.

Als een gebruiker een rapport raadpleegt, dan worden de labels getoond in de gebruikerstaal van de ingelogde gebruiker. De gegevens uit Profit worden ook vertaald getoond, voor zover er vertalingen aanwezig zijn.

Bij het toevoegen van tekstvakken of tekstblokken kun je direct vertalingen invullen. Hieronder lees je hoe je een taal kunt toevoegen en talen centraal kunt beheren.

Vertalingen beheren:

Open de rapporteigenschappen met de knop rechts.
Open de rubriek Vertalingen.
Voeg eventueel talen toe.
Klik op: Open vertaaltabel.
Veel teksten worden standaard al vertaald, voeg ontbrekende vertalingen zelf toe.
Als je een vertaling wilt testen, dan selecteer je bovenaan eerst de taal. Daarna klik je op Voorbeeld en het rapport wordt in de geselecteerde taal getoond.
Vanaf Profit 7 kun je direct op Voorbeeld klikken. Bovenaan het voorbeeld staat een knop om van taal te wisselen.