Rekening-courant

Met Rekening-courant is het mogelijk om transacties tussen administraties van een Holding automatisch in beide administraties toe te voegen. Dit voorkomt het ontstaan van verschillen. Je kunt Rekening-courant boekingen maken voor Inkoopfacturen, Memoriaalboekingen en Bankmutaties.

Let op:

Wil je een Rekening-courant boeking maken voor een aandeelhouder of groepsmaatschappij, die niet een zustermaatschappij binnen een Holding is?

Lees dan het artikel over Rekening-courant aandeelhouder.

Inhoud

Beschrijving

Wanneer een onderneming meerdere administraties heeft binnen dezelfde omgeving, dan worden kosten soms betaald van de bankrekening een administratie, terwijl ze thuishoren in een andere. Daarnaast kunnen kosten van een administratie doorbelast worden naar een andere. Met de functionaliteit Rekening-courant is het mogelijk om deze doorbelasting eenvoudig vast te leggen, waarbij de volledige boeking tegelijkertijd in zowel de bronadministratie als gespiegeld in de doeladministratie wordt toegevoegd. Hiervoor gebruiken wij specifiek voor dit doel toegevoegde grootboekrekeningen. Daarnaast is het mogelijk om Rekening-courant verschillen te herstellen die in het verleden tussen administraties zijn ontstaan.

Let op:

Gebruik je eigen grootboekrekeningen voor rekening-courantboekingen, dan werkt deze functionaliteit niet.

Deze functionaliteit werkt alleen als je de door ons toegevoegde grootboekrekeningen (beginnend vanaf 1341) gebruikt.

Deactiveren

AFAS levert de functionaliteit voor Rekening-courant standaard geactiveerd uit. Rekening-courant-boekingen vinden daardoor automatisch in beide administraties plaats. Wil je geen gebruik maken van deze automatische boekingen en alles met de hand blijven doen? Dan kan je deze functionaliteit deactiveren.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Financieel instellingen.
  2. Vink Rekening-courant uit.
  3. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Vanaf dit moment vinden rekening-courant boekingen niet meer automatisch in beide administraties plaats.

Je hoeft geen grootboekrekeningen toe te voegen. Bij het toevoegen van iedere administratie wordt automatisch een Rekening-courant-rekening toegevoegd voor alle andere administraties. De nummering van deze grootboekrekeningen loopt vanaf 1341 en heeft als omschrijving: Rekening-courant - <Naam van andere administratie>.

Inkoopfactuur

Je kunt een Inkoopfactuur direct doorbelasten naar een andere administratie.

  1. Voeg een Inkoopfactuur toe.
  2. Selecteer Grootboekrekening 134x: Rekening-courant van de gewenste administratie bij Grootboekrekening.
  3. Vul een Bedrag exclusief btw in dat je wilt doorbelasten.
  4. Open de aanvullende velden van de regel (Ctrl+p).

    In het zijpaneel zie je de Doeladministratie, waar de gespiegelde boeking gemaakt zal worden.

  5. Selecteer de gewenste Grootboekrekening rekening-courant.

    Je ziet hier de Grootboekrekeningen die horen bij de andere administratie.

    Kies hier de Kostenrekening waar je in de andere administratie op wilt boeken.

    De bijbehorende Rekening-courant-rekening van de andere administratie wordt op de achtergrond automatisch gekozen.

  6. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

    Klik op Opslaan en Boeken (Ctrl+S) als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

Memoriaalboeking

Met Memoriaalboekingen kan je Rekening-courant-boekingen tussen administraties verrekenen. Denk hierbij aan facturen van een administratie wegstrepen tegen facturen van een andere.

  1. Voeg een Memoriaalboeking toe.
  2. Selecteer Grootboekrekening 134x: Rekening-courant van de gewenste administratie bij Geboekt op.
  3. Open de aanvullende velden van de regel (Ctrl+p).

    In het zijpaneel zie je de Doeladministratie, waar de gespiegelde boeking gemaakt zal worden.

  4. Selecteer het gewenste Type doorbelasting.

    Grootboekrekening: boek een bankmutatie direct op een grootboekrekening.

    Een weergave opent met grootboekrekeningen die horen bij de Doeladministratie.

    • Selecteer de kostenrekening waar je in de andere administratie op wilt afletteren.

    Openstaande post: koppel een bankmutatie aan een openstaande post van een andere administratie.

    • Selecteer Openstaande post crediteur of Openstaande post debiteur bij Openstaande post.

      Een weergave opent met openstaande posten die horen bij de Doeladministratie.

    • Selecteer de openstaande post die je wilt afletteren.

      Het bedrag van de openstaande post wordt aan de juiste zijde (Debet of Credit) ingevuld.

    De bijbehorende Rekening-courant-rekening van de andere administratie wordt op de achtergrond automatisch gekozen.

  5. Herhaal dit als je meerdere Openstaande posten en/of Grootboekrekeningen in dezelfde Memoriaalboeking wilt verrekenen.
  6. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

    Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

Correctieboeking

Gebruik Correctieboekingen als je bestaande verschillen in Rekening-courant-verhoudingen wilt wegboeken. Deze verschillen kunnen zijn ontstaan doordat Rekening-courant-boekingen in eerdere versies van AFAS SB handmatig geboekt moesten worden, of via migratie of auditfile overgenomen zijn uit een ander boekhoudpakket waar deze verschillen al bestonden.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Memoriaalboekingen.
  2. Selecteer Grootboekrekening 134x: Rekening-courant van de gewenste administratie bij Geboekt op.
  3. Vul het te corrigeren Bedrag in bij Debet of Credit.
  4. Open de aanvullende velden van de regel (Ctrl+p).
  5. Vink Rekening-courant toepassen uit.
  6. Klik op Opslaan en Nieuw (Ctrl+Alt+S) om te verwerken en direct een nieuwe toe te voegen.

    Klik op Opslaan en Verwerken (Ctrl+S). als dit de laatste is die je wilt toevoegen.

    Nu wordt de gespiegelde boeking in de andere administratie niet gemaakt. Hiermee heb je een verschil weggeboekt.

Bankmutatie

Je kunt een Bankmutatie rechtstreeks boeken op een kostenrekening van de administratie waar je in werkt. Als je deze Bankmutatie echter wilt doorbelasten naar een andere administratie, dan gebruik je een Rekening-courant boeking. Je kunt boekingen binnen een administratie en tussen administraties combineren.

Bankmutatie (deels) afletteren naar een andere administratie:

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Bankmutaties afletteren.
  2. Klik op de Bankmutatie die je (deels) wilt doorbelasten.
  3. Selecteer Grootboekrekening 134x: Rekening-courant van de gewenste administratie bij Geboekt op.
  4. Vul het door te belasten Bedrag in bij Debet.
  5. Open de aanvullende velden van de regel (Ctrl+p).

    In het zijpaneel zie je de Doeladministratie, waar de gespiegelde boeking gemaakt zal worden.

  6. Selecteer het gewenste Type doorbelasting.

    Grootboekrekening: boek een bankmutatie direct op een grootboekrekening.

    Een weergave opent met grootboekrekeningen die horen bij de Doeladministratie.

    • Selecteer de kostenrekening waar je in de andere administratie op wilt afletteren.

    Openstaande post: koppel een bankmutatie aan een openstaande post van een andere administratie.

    • Selecteer Openstaande post crediteur of Openstaande post debiteur bij Openstaande post.

      Een weergave opent met openstaande posten die horen bij de Doeladministratie.

    • Selecteer de openstaande post die je wilt afletteren.

      Het bedrag van de openstaande post wordt aan de juiste zijde (Debet of Credit) ingevuld.

    De bijbehorende Rekening-courant-rekening van de andere administratie wordt op de achtergrond automatisch gekozen.

  7. Als het door te belasten Bedrag lager is dan de Bankmutatie, dan wordt een nieuwe regel toegevoegd met het restbedrag.

    Selecteer in dit geval de gewenste Grootboekrekening voor dit restbedrag bij Geboekt op.

  8. Klik op Opslaan (Ctrl+S).

Corrigeren

Een foutieve Rekening-courant boeking corrigeer je vanuit de Bronadministratie. Dit kan niet vanuit de Doeladministratie.

  1. Open de Inkoopfactuur, Memoriaalboeking of Bankmutatie met een foutieve Rekening-courant boeking.
  2. Corrigeer deze boeking door te wijzigen, te verwijderen of te crediteren.

    Deze wijzigingen zijn zichtbaar in de weergave Rekening-courantboekingen (logging).

Raadplegen

Alle Rekening-courant-boekingen worden overzichtelijk getoond in een weergave.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Rekening-courantboekingen.
  2. Wissel naar de gewenste weergave.
    • Rekening-courantboekingen: alle boekingen die van deze administratie naar andere administraties zijn gedaan en andersom.
    • Rekening-courantboekingen per bronadministratie: alleen de boekingen die van deze administratie naar andere administraties zijn gedaan.
    • Rekening-courantboekingen per doeladministratie: alleen de boekingen die van een andere administratie naar deze administraties zijn gedaan.
    • Rekening-courantboekingen (logging): alle boekingen inclusief eventuele correctieboekingen.
  3. Open de gewenste Rekening-courantboeking.
  4. Bekijk de Journaalpost.