Checklist voor een optimale aflettering

SB probeert op basis van allerlei gegevens in een Bankmutatie en Factuur de juiste afletteringen te maken, zodat jij zo min mogelijk handmatig hoeft af te letteren. Dit artikel geeft een aantal tips waarmee jij het percentage automatische afletteringen (de aflettergraad) zelf kunt verhogen. Lees dit artikel wanneer je het idee hebt dat SB onvoldoende bankmutaties automatisch aflettert, of dat bepaalde afletterregels niet werken zoals je verwacht.

Inhoud

Kwaliteit van de aflettering verhogen

Hieronder staat een aantal tips voor het vergroten van de kwaliteit van de automatische aflettering.

  1. Betaal je Inkoopfacturen vanuit SB.

    We weten het, dit hangt ook af of jouw bank dit ondersteunt, maar als het even kan: gebruik deze functie. Hiermee worden automatisch de Openstaande posten (crediteur) vanuit inkoopfacturen gesloten en wanneer na de betaling de hieruit voortkomende bankmutaties worden ingelezen, zal de aflettering 100% automatisch verlopen.

  2. Zorg dat je bij het boeken van een inkoopfactuur vanuit de Scanbox of handmatig het juiste Factuurbedrag gebruikt. Dit is een belangrijk gegeven waarmee wij controleren welke bankmutatie bij welke factuur hoort.
  3. Voeg bij al jouw Klanten of Crediteuren een Bankrekeningnummer toe. Dit vergroot de kans dat een bankmutatie automatisch wordt afgeletterd.

    SB zal overigens tijdens het afletteren van een bankmutatie tegen een factuur het bankrekeningnummer toevoegen aan de betreffende klant of crediteur. Hiermee verrijken wij jouw administratie, zodat de aflettering de volgende keer nog beter zal verlopen.

  4. Zorg dat de BIC-code van een bankrekening overeenkomt met de BIC-code van de bank in een Bankmutatie.
  5. Betaal jouw inkoopfacturen met vermelding van het factuurnummer of een andere referentie. Let hierbij goed op streepjes en spaties.
  6. Gebruik de Mollie-betaallink om het betalen van verkoopfacturen te vereenvoudigen. Al deze betalingen worden 100% automatisch afgeletterd.
  7. Geef aan jouw klanten aan om verkoopfacturen te betalen met vermelding van het factuurnummer of een andere referentie. Laat ze hierbij goed letten op streepjes en spaties.
  8. Hebben jouw klanten ook een boekhoudpakket? Geef dan aan dat ze de ubl-factuur, die automatisch wordt bijgevoegd in een e-mail met een verkoopfactuur, hier kunnen inlezen. Dan worden bij het betalen alle gegevens direct juist ingevuld. Ook zij kunnen waarschijnlijk betalen vanuit dat pakket (zie punt 1).
  9. Maak slimme afletterregels om de nog niet automatisch afgeletterde bankmutaties alsnog automatisch af te letteren.

Inzicht in de kwaliteit van de aflettering

SB geeft op ieder moment inzicht in de kwaliteit van het afletteren.

  1. Ga met de zoekhulp (Ctrl+Spatie) naar Afletteren dashboard.
  2. Bekijk de verschillende visualisaties.

  3. Klik eventueel op de visualisaties voor meer informatie.