Vervoersregels inrichten (Acerta)

In de koppeling met Acerta wordt gebruikgemaakt van VER-regels (vervoersregels). Dit zijn looncomponenten waarmee je een vergoeding voor bijvoorbeeld een wagen, fiets of het openbaar vervoer kunt doorsturen naar Acerta. De looncomponenten zijn gebaseerd op de template looncomponent Acerta VER-regels. Net zoals bij andere looncomponenten beschik je over de parameters Activeren in cao en Berekenen Ja/Nee. Het grote verschil is dat er bij VER-regels nog een reeks andere parameters beschikbaar zijn. De waarden die je moet invullen ontvang je van je dossierbeheerder bij Acerta en geef je in op cao-niveau. Zo hoef je enkel Afstand in km en Berekenen Ja/Nee in te vullen bij de medewerker.

Voordelen VER-regels

• De kilometerafstand van de medewerker wordt éénmalig ingevoerd bij de start van het dienstverband. Bij een adreswijziging worden de kilometers opnieuw geregistreerd.
• De berekening van de dagen waarop de medewerker gebruik heeft gemaakt van het vervoersmiddel verloopt automatisch via de aangeleverde kalender (bij gebruik van één vervoersmiddel).
• De jaarlijkse indexatie van vervoersvergoedingen wordt beheerd en opgevolgd door Acerta.

Looncomponent toevoegen

Controleer of je een bestaande looncomponent kunt hergebruiken. Is dit niet het geval, dan kopieer je een bestaande of template looncomponent.

Looncomponent toevoegen

Als voorbeeld voegen we een looncomponent toe voor het uitbetalen van de fietsvergoeding.

Let op:

Deze werking is enkel van toepassing als een medewerker elke dag met het vervoersmiddel (fiets, wagen, ...) naar het werk komt.

Van je dossierbeheerder bij Acerta ontvang je de volgende gegevens:

• Code sociaal secretariaat: 0420 (Niet-belastb. fietsvergoeding)
• Afhouding: Bedrag wordt niet ingehouden op het loon
• Gebruik: Voertuig wordt effectief gebruikt
• Informatief: Niet informatief, wel vergoedingen toegekend
• Samenrijden: Verplaatsing gebeurt alleen
• Tariefperiode: Maandbedrag x 3 / 65
• Frequentie: Werkdagen
• Uitbetalingspercentage: 100,00

Template looncomponent kopiëren:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.

   Open de eigenschappen van de cao.

2. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
3. Open de weergave: Template looncomponenten.

   Je selecteert de template looncomponent Acerta - VER regels.

   

4. Klik op de actie: Kopiëren looncomponent.
5. Klik op: Voltooien.

Omdat er nog velden aangepast moeten worden, opent er een nieuw venster met de eigenschappen van de looncomponent.

1. Ga naar het tabblad: Algemeen.
2. Pas in het veld Omschrijving klant de omschrijving aan.
3. Vermeld de code van het sociaal secretariaat, zodat je dit looncomponent achteraf kunt terugvinden.

   

4. Ga naar het tabblad: Geavanceerd.
5. Geef de code van Acerta op in het veld Code sociaal secretariaat.

   De code voor de fietsvergoeding is 0420 (Niet-belastb. fietsvergoeding). Heb je het over de wagen, dan geef je code 0025 (Ander vervoer dan openb./georg.) in.

   

   Weet je niet welke code je nodig hebt? Neem contact op met Acerta.

   Vind je de code niet terug? Voeg ze dan toe in de vrije tabel Looncomponent: code sociaal secretariaat via Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.

6. Klik op: Opslaan en sluiten.

   De looncomponent is aangemaakt.

Looncomponent activeren

Om de looncomponent aan te leveren naar Acerta toe, activeer je de looncomponent.

Looncomponent activeren:

1. Klik op de actie: Looncomponenten activeren.

   

2. Selecteer de zojuist aangemaakte looncomponent.
3. Klik op: Volgende.
4. Vul de begindatum in. Vanaf deze datum staat de looncomponent actief.
5. Klik op: Voltooien.

Looncomponent boeken

Je boekt een looncomponent door de parameters in te vullen. Dit kan op verschillende niveaus (cao, werkgever, medewerker en loonmutatie), afhankelijk van voor wie dit looncomponent van toepassing is. De volgorde is als volgt: cao - werkgever - medewerker - loonmutatie, waarbij elk niveau de waarde van het voorgaande overschrijft.

Geef op cao-niveau enkel de parameters in die voor alle medewerkers binnen de cao van toepassing zijn. Parameters die per medewerker verschillen, zoals Berekenen Ja/Nee en Afstand in km, worden ingevoerd op medewerkersniveau.

Waarden ingeven bij parameter:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
2. Open de eigenschappen van de cao.
3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
4. Open de looncomponent.
5. Ga naar het tabblad: Parameter.

   Dubbelklik op de parameter om de eigenschappen te openen.

6. Ga naar het tabblad: Waarden.
7. Klik op: Nieuw.
8. Vul de begindatum en de waarde in.

   

9. Klik op: Voltooien.

Herhaal deze werkwijze voor alle parameters die op cao-niveau moeten worden ingevoerd. Parameters die je wil ingeven op medewerkersniveau, moeten muteerbaar zijn op de medewerker. Dit stel je in door het veld Mutaties bij medewerker toestaan aan te vinken in de eigenschappen van de betreffende parameter. Het resultaat ziet er als volgt uit:

Looncomponent boeken op medewerker:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Looncomponent.
4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de looncomponent waarop je de boeking wil doen.
6. De looncomponent verschijnt als het veld Mutaties bij medewerker toestaan aan staat op cao-niveau.
7. Klik op: Voltooien.
8. Je komt in het tabblad van de parameter terecht. Klik op de parameter die je wil ingeven.
9. Klik op: Nieuw.
10. Vul de gegevens in.
11. Klik op: Voltooien.

    

Van zodra de looncomponent geregistreerd is, wordt dit als VER-record aangeleverd naar Acerta toe. Acerta maakt de berekening op basis van de gewerkte dagen in de kalender.