Inhuur derden
Met de Ordermanagement-functionaliteit Inhuur derden verwerk je geboekte uren van externe medewerkers (nacalculatie) automatisch tot een inkoopfactuur of ontvangst. Zo kun je een inkoopfactuur direct vergelijken met de geregistreerde (en eventueel geaccordeerde) uren en deze betaalbaar stellen.
Daarnaast kun je de nacalculatie direct omzetten naar een inkoopfactuur (Selfbilling). Hierbij maakt jouw organisatie zelf de factuur aan en betaalt deze aan de leverancier.
Heb je de Flex-activering al aan staan? Dan is zzp/inleen-doorleen inkopen en factureren voor de Uitzendbranche (Selfbilling) voor jou gemaakt.
Let op:
Ben je van plan de Flex-functionaliteit in de toekomst te gaan gebruiken of moet je dat zelfs omdat je onder WTTA valt? Dan mag je de Inhuur derden-functionaliteit niet gebruiken! Overstappen op de Flex-activering is dan namelijk niet meer mogelijk.
Twijfel je? Neem dan contact met ons op.
|
Inhoud |
Beschrijving
Het proces kan op twee manieren worden doorlopen. Om een inkoopfactuur of ontvangst te genereren, zijn er twee methoden om te factureren regels te krijgen: met en zonder inkoopproces.
Let op:
Beide methoden gaan uit van het principe dat sprake is van een geregistreerde medewerker in HRM om het proces te kunnen doorlopen.
- Met inkoopproces
Via deze methode wordt de externe medewerker uitgevraagd via het inkoopproces bij een inkooprelatie. Je kunt op regelniveau een persoon met een begin- en einddatum vastleggen. Dit geldt voor de hele keten van inkoop: inkoopaanvraag, inkoopofferte, inkooporder en ontvangst. Deze gegevens worden door de hele keten meegenomen. Profit koppelt de geboekte uren uit de nacalculatie automatisch aan de inkooporderregel en bepaalt of ze verwerkt kunnen worden tot ontvangst of inkoopfactuur.
- Zonder inkoopproces
Bij deze methode begint het proces niet bij Inkoop, maar direct bij het registreren van de uren/nacalculatie. Door het koppelen van een inkooprelatie aan de eigenschappen van de medewerker, kun je hierbij de geboekte nacalculatie verwerken tot ontvangst of inkoopfactuur.
Bij het gereedmelden van de nacalculatie worden de te factureren regels klaargezet en kunnen ze worden gegenereerd naar een ontvangst of een inkoopfactuur. Dit kan verder worden verwerkt via het reguliere proces.
Standaard inkoopproces per inkooporder vastleggen
In het inkooprelatieprofiel leg je vast of je een inkoopfactuur wilt laten maken of dat je een ontvangst wilt genereren. Je kunt deze waarden in de inkooporder wijzigen, zodra er een ontvangst of nacalculatie is aangemaakt, is dit niet meer te wijzigen.
Je genereert inkoopfacturen over het algemeen wanneer crediteuren geen inkoopfacturen sturen. Je genereert de inkoopfactuur en verstuurt deze naar de crediteur.
Je genereert ontvangsten wanneer crediteur inkoopfacturen sturen naar jouw organisatie. Via het matchen van aantal en bedrag controleer je de inkoopfactuur van de crediteur op basis van het gegenereerde ontvangst.
Velden voor het vastleggen van de inkoopprocedure:
- Genereren inkoop projecten
Hiermee zet je Inhuur derden aan voor de specifieke inkooporder.
- Manier van inkopen
Hiermee bepaal je in de inkooprelatieprofiel of een inkoopfactuur of een ontvangst wordt aangemaakt.
- Verzamelperiode, Verzamelmethode, Facturatiefrequentie en Extra dagen facturatiefrequentie
Deze velden specificeren hoe en wanneer inkoopfacturen worden gegenereerd. Deze velden zijn alleen relevant als Manier van inkopen is ingesteld op Inkoopfactuur.
Zie ook:
Koppeling tussen nacalculatie en inkooporder
Je kunt op verschillende plaatsen de relatie tussen de nacalculatieregel en de bijbehorende inkooporderregel inzien. Dit kan bijvoorbeeld in de weergaven "Accorderen nacalculatie", "Te genereren inkoop", "Inkoop genereren" en in de boekingslay-out voor nacalculatie.
Voorbeeld:
Tijdens het boeken van uren kan de gebruiker direct alle gegevens van de bijbehorende inkooporderregel inzien.
Automatisch invullen kostprijs en inkoopprijs
In de nacalculatieregel worden de kostprijs en inkoopprijs automatisch voor je ingevuld. Onderstaande afbeelding geeft aan hoe deze worden bepaald:
Je kunt de kostprijs in de nacalculatie handmatig aanpassen. Als een inkooporder aanwezig is, wordt de inkoopprijs opgehaald vanuit de bijbehorende inkooporderregel.
Ontvangsten en inkoopfacturen die gegenereerd zijn vanuit de nacalculatie, kunnen niet meer worden verwijderd. Je kunt wel het gereedmelden van de nacalculatieregels terugdraaien, zolang de inkoop nog niet is gegenereerd.
Verbijzondering van inkoopfacturen en ontvangsten
Als een inkooporder ten grondslag ligt aan de te maken inkoopfactuur of ontvangst, vult Profit automatisch de verbijzonderingsvelden op basis van de inkooporderregel. Dit geldt voor alle mogelijke verbijzonderingskoppelingen die in Profit kunnen worden ingesteld.
Let op:
Als er geen inkooporder is (bijvoorbeeld alleen het veld Voorkeur inkooprelatie is gevuld) bij het genereren van de inkoopfactuur of ontvangst, dan wordt er geen rekening gehouden met eventuele verbijzonderingen.