Inhuur derden inrichten

In dit artikel gaan we stap voor stap door de inrichting van Inhuur derden heen. Voor Inhuur derden activeer je eerst de functionaliteit, stel je het inkooprelatieprofiel in, pas je boekingslay-outs en en kun je eventueel nog een nieuw profiel aanmaken voor een vrije inkoopaanvraag.

Inhoud
Functionaliteit activeren

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

  • Inhuur derden

    Deze activering is niet mogelijk in combinatie met de activering Flex.

    Let op:

    Ben je van plan de Flex-functionaliteit in de toekomst te gaan gebruiken of moet je dat zelfs omdat je onder WTTA valt? Dan mag je de Inhuur derden-functionaliteit niet gebruiken! Overstappen op de Flex-activering is dan namelijk niet meer mogelijk.

    Twijfel je? Neem dan contact met ons op.

  • Inkoopfacturering

Zie ook:

Functionaliteit activeren (stappen)

Inkooprelatieprofiel

In het inkooprelatieprofiel, die is gekoppeld aan de inkooprelatie waarop je de ontvangst of inkoopfactuur registreert, bepaal je of je gebruik maakt van inhuur derden.

Inkooprelatieprofiel inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Inkooprelatieprofiel.
  2. Open de eigenschappen van het inkooprelatieprofiel.
  3. Ga naar het tabblad: Factureren.
  4. Vink Genereren inkoop aan bij Instellingen projecten.
  5. Selecteer de manier van inkopen bij Manier van inkopen.

    Je kunt hierbij aangeven dat je een inkoopfactuur wilt laten maken of dat je een ontvangst wil selecteren.

    Als je kiest voor Inkoopfacturen, dan vul je ook onderstaande velden in.

  6. Selecteer de periodiek van verzamelen bij Verzamelperiode.
  7. Selecteer de methode van verzamelen bij Verzamelmethode.
  8. Selecteer de frequentie van facturatie bij Facturatiefrequentie.

    Je hebt de keuze uit de verschillende periodetabellen in Profit.

  9. Ga naar het tabblad: Rapport.
  10. Selecteer de rapporten voor inhuur derden:
    • Inkoopfactuur inhuur derden (Profit)
    • Inkoopfactuur inhuur derden incl. urenspecificatie (Profit)
    • Urenverantwoording (ontvangst) Inhuur derden (Profit)
    • Urenverantwoording (ontvangst) Inhuur derden incl. urenspecificatie (Profit)
  11. Klik op: Opslaan en sluiten.

    De velden Manier van inkopen, Verzamelperiode, Verzamelmethode en Facturatiefrequentie worden automatisch overgenomen in de inkooporder. Je kunt deze waarden in de inkooporder wijzigen, maar zodra er een ontvangst of nacalculatie is aangemaakt, zijn de velden niet meer te wijzigen.

Voorkeur inkooprelatie per medewerker:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Selecteer de inkooprelatie bij Voorkeur inkooprelatie.

    Je kunt een medewerker koppelen aan een voorkeursleverancier. De geregistreerde uren zet je om naar ontvangsten of inkoopfacturen. Dit is alleen noodzakelijk indien je via de niet-ordergestuurde methode werkt.

  5. Klik op: Opslaan en sluiten.
Voorkeur inkooprelatie per medewerker instellen

Je kunt een medewerker koppelen aan een voorkeursleverancier. De geregistreerde uren zet je om naar ontvangsten of inkoopfacturen. Dit is alleen noodzakelijk als je zonder inkoopproces (niet ordergestuurd) werkt.

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Selecteer de inkooprelatie bij Voorkeur inkooprelatie.
  5. Klik op: Opslaan en sluiten.
Weergaven en boekingslay-outs aanpassen (Optioneel)

Om de gegevens goed te kunnen volgen door het gehele proces heen, kun je velden toevoegen aan verschillende weergaven en boekingslay-outs. Zo zie je tijdens het boeken of de regel ingekocht gaat worden.

Voor de functionaliteit Inhuur derden kun je op regelniveau in de volgende onderdelen velden voor dit proces toevoegen:

  • Inkoopaanvraag
  • Inkoopofferte
  • Inkoopbasisorder
  • Inkooporder
  • Inkoopfactuur
  • Ontvangst
  • Nacalculatie

Zie ook:

Vrije inkoopaanvraagprofiel (Optioneel)

Je kunt via InSite een nieuwe vrije inkoopaanvraagprofiel openzetten voor de gebruiker. Hierdoor kan de gebruiker het verzoek voor het inhuren van externen indienen en kan deze beoordeeld worden voordat de inkooporder moet worden aangemaakt.

Hiervoor maak je een nieuw profiel aan voor de vrije inkoopaanvraag.

De velden die je in de context zichtbaar kunt maken zijn:

  • Persoon
  • Datum vanaf
  • Datum tot en met

Deze velden worden gevuld wanneer degene die wordt ingehuurd al bekend is in Profit als persoon.