Aanlevering inrichten (SD Worx)

AFAS ondersteunt het sociaal secretariaat SD Worx. Om gegevens naar SD Worx door te sturen, moet je ervoor zorgen dat Profit correct ingericht staat. Hieronder vind je het stappenplan terug.

Let op:

Wil je een koppeling met SD Worx opzetten? Neem dan contact op met een consultant van AFAS via het Klantportal. De consultant biedt ondersteuning tijdens dit proces en helpt je bij de inrichting van de nodige activeringen en de opzet van de interfaceweergave.

Inhoud

Functionaliteiten activeren

Om de integratie tussen Profit en SD Worx mogelijk te maken, zorg je er eerst voor dat de activering België (functionaliteit) aan staat. Hierna activeer je de functionaliteit Sociaal secretariaat SD Worx.

Je activeert deze functionaliteiten in overleg met de consultant van AFAS.

Stappen om een activering in te schakelen

Communicatieprofiel inrichten

Je verzendt de bestanden voor SD Worx digitaal via de communicatieservice in Profit.

Hiervoor stel je het communicatieprofiel in. Dit profiel gebruik je ook voor het ontvangen van de berekende gegevens in Profit.

Communicatieprofiel inrichten:

  1. Open de communicatieomgeving. Je richt dit communicatieprofiel in de communicatieomgeving in, niet per subomgeving.
  2. Ga naar: Algemeen / Communicatieservice / Communicatiebericht.
  3. Open de eigenschappen van het profiel Communicatie met SD Worx.
  4. Vink het veld Geblokkeerd uit.
  5. Ga naar het tabblad: Instellingen.
  6. Vul de gebruikersnaam en het wachtwoord in.
    Vraag de gebruikerscode en het wachtwoord op bij de dossierbeheerder van SD Worx. Stel de gebruikerscode in als gebruikersnaam in Profit, het wachtwoord gebruik je als wachtwoord voor de productieomgeving.
  7. Klik op: Opslaan en sluiten.
    Het communicatieprofiel is hiermee ingericht.


Instantie aanmaken

Je voegt een instantie toe voor SD Worx.

Instantie toevoegen:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Inrichting / Instantie.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul de naam en adresgegevens in.
  4. Klik op: Volgende.
  5. Selecteer Sociaal secretariaat bij Soort instantie.
  6. Selecteer SD Worx bij Sector/bedrijf.
  7. Klik op: Voltooien.

Cao aanmaken

Om vanuit Profit een koppeling te maken met SD Worx, voeg je een Belgische cao toe aan de omgeving. Je gebruikt hiervoor de SD Worx cao-template, zodat de juiste rekenregels voor looncomponenten worden aangeleverd.

Cao aanmaken:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
  2. Importeer de cao-template via de actie: Importeren.
  3. Klik op de actie: Bestand.
  4. Upload de cao-template.
  5. Klik op: Voltooien. Het importeren van de cao start.
  6. Klik op: Voltooien. De cao is hiermee geïmporteerd.
  7. Klik op: Nieuw.
  8. Vink Klant CAO aan.
  9. Selecteer de zojuist aangemaakte cao.
  10. Klik op: Volgende.
  11. Geef SD Worx in bij de Omschrijving.
  12. Klik op: Volgende.
  13. Geef een code in bij Code cao.
  14. Selecteer Overig bij Cao-type.
    Let op: De Code cao en het Cao-type kun je achteraf niet meer wijzigen, de omschrijving kan je wel aanpassen.
  15. Doorloop de wizard.
  16. Klik op: Voltooien.

Werkgever aanmaken

Maak de werkgevers aan die je wil aanleveren naar SD Worx.

Werkgever aanmaken:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Vul de naam en de zoeknaam van de werkgever in.

    Als de organisatie die je als werkgever wil instellen al bestaat in Profit, klik je op de drie puntjes naast het veld Naam en selecteer je Overeenkomstige organisaties om de organisatie op te zoeken.

  4. Geef het adres en de communicatiegegevens op.
  5. Klik op: Volgende.
  6. Geef de code van de werkgever op in het veld Werkgever.
  7. Selecteer de sluitingsdagentabel Feestdagen België bij Sluitingsdagentabel.
  8. Doorloop de wizard en vul de verplichte velden in.

Klik op: Voltooien.

Cao koppelen aan werkgever

Je koppelt de nieuw aangemaakte cao aan de werkgever waarvan je de medewerkers wil laten doorsturen naar eBlox.

Cao koppelen aan werkgever:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Cao.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer de cao.

Klik op: Voltooien.

Instantie aanmaken op werkgever

Als de Belgische cao gekoppeld staat aan de werkgever, kan je de instantie van Acerta Connect toevoegen aan de werkgever.

Instantie toevoegen bij werkgever:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer de instantie van SD Worx.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Vul de begindatum in.
  8. Vul het Aansluitnummer van SD Worx in.
  9. Vul de Peildatum in.

    De peildatum heeft geen invloed op de integratie met SD Worx (eBlox). In eBlox zijn de actieve loonjaren beperkt tot het huidige en het voorafgaande jaar. Om vanuit Profit bestanden te kunnen aanmaken, mag de peildatum maximaal twee jaar terug in de tijd liggen. Wij adviseren om de peildatum jaarlijks aan te passen. Aangezien deze datum geen effect heeft op de aanlevering van gegevens naar SD Worx, pas je deze datum aan zonder overleg met de dossierbeheerder van SD Worx.

  10. Selecteer in het veld Te gebruiken weergave de weergave die gebruikt wordt voor de aanlevering van het ERP-bestand. In overleg met de consultant kun je de weergave laten aanpassen en hier de nieuwe weergave selecteren.
  11. Geef een Locatie bestand op.
  12. Vul de velden Declaraties integreren vanaf en Thuiswerken integreren vanaf in als je dit wil laten doorsturen.

    Als je hier gebruik van wil maken, moeten deze functionaliteiten ingericht worden.

  13. Klik op: Voltooien.
Werkgever inrichten voor Sociaal secretariaat

In de eigenschappen van de instantie op de werkgever, kan je de eBlox-controles voor uitdiensten uitzetten. Profit controleert standaard de data voor de aanlevering naar eBlox. Hiermee zorgt Profit ervoor dat de data die je aanlevert zonder problemen in eBlox terechtkomt. Je kan er zelf voor kiezen om deze controles uit te zetten.

eBlox controles uitzetten uitdiensten:

  1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
  2. Open de eigenschappen van de werkgever.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Open de eigenschappen van de instantie.
  5. Ga naar het tabblad: Inhoudingsplichtige.
  6. Open de huidige regel.
  7. Ga naar het tabblad: Sociaal secretariaat.
  8. Selecteer Geen eBlox uitdienst controles uitvoeren bij Uitdienst controles.
  9. Klik op: Opslaan en sluiten.

Medewerker SD Worx inrichten

Je koppelt de instantie van SD Worx aan de medewerker.

Je kunt de instantie bij een medewerker importeren via HRM / Beheer / Import Instantie / Sociaal secretariaat SD Worx. Instantiemutaties importeer je via HRM / Beheer / Import Instantie Mutatie / Sociaal secretariaat SD Worx. Deze imports zijn beschikbaar als de activering België (functionaliteit) aan staat en je de importfunctionaliteit autoriseert.

Instantie koppelen aan medewerker:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Instantie.
  4. Klik op: Nieuw.
  5. Selecteer de instantie SD Worx.
  6. Klik op: Volgende.
  7. Vul een begindatum in.
  8. Klik op: Volgende.
  9. Wil je de instantie aanmaken zonder dat je de medewerker al aanlevert, dan vink je het veld Uitsluiten van aanlevering sociaal secretariaat aan.
  10. Geef de gegevens van de burgerlijke staat van de medewerker op. Is de medewerker gehuwd, zorg er dan voor dat de velden Huwelijksdatum, Naam en voornaam partner, Geboortedatum partner en Beroep echtgenoot ingevuld zijn.
  11. Klik op: Volgende.
  12. Geef aan hoeveel personen de medewerker ten laste heeft.
  13. Klik op: Voltooien.

Vestigingsnummers toevoegen

Voor de aanlevering naar eBlox toe is het belangrijk om vestigingsnummers toe te voegen. Elk vestigingsnummer is uniek per vestiging. Nadat je deze nummers hebt toegevoegd, koppel je het juiste nummer aan de medewerker in de eigenschappen van de functieregel.

Vestigingsnummer toevoegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Vrije tabel.
  2. Open de tabel Vestigingsnummer.
  3. Vul de gegevens in.
  4. Klik op: Voltooien.

Vestigingsnummer koppelen aan medewerker:

  1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
  2. Open de eigenschappen van de medewerker.
  3. Ga naar het tabblad: Functie.
  4. Open de functieregel.
  5. Ga naar het tabblad: Werklocatie.
  6. Vul het Vestigingsnummer in.

Klik op: Opslaan en sluiten.