Audio-opname via AFAS Pocket of Apple Watch

Deze nieuwe functionaliteit van Pocket is beschikbaar als je over bent op Profit 6 in combinatie met Pocket-versie 2.30.37 of hoger. Deze Pocket-versie is vanaf 26 juni 2025 beschikbaar in de App Store of Play Store.

In Pocket of met Apple Watch kun je met één druk op de knop een verhaal inspreken en omzetten in tekst. Even een gespreksverslag maken, een interview of overleg vastleggen, geen enkel probleem. Klaar? Je verhaal wordt direct omgezet in een dossieritem/workflow met als bijlage een audio-opname. Er ontstaat automatisch een nieuwe 'spraaktaak' die je kunt raadplegen via Mijn taken. En daar vind je ook een volledige transcriptie van je verhaal. Dit is een onderdeel van de AI-functionaliteit van AFAS (Jonas).

Op 15 juli 2025 hebben we een patch uitgevoerd waardoor de bestemming van het type dossieritem Spraaktaak is aangepast naar Medewerker (in plaats van Persoon). De beheerder van Profit of Pocket kan dit niet wijzigen, dit is een vaste bestemming. Wat betekent dit? De Pocket-gebruiker moet gekoppeld zijn aan een medewerker, anders kun je geen spraaktaak insturen. Mocht een bepaalde gebruiker niet aan een medewerker gekoppeld zijn, overweeg dan dit alsnog te doen. Maak hiervoor een medewerker aan in HRM maar meldt deze niet in dienst (dan telt de medewerker ook niet mee in de licentieaantallen).

Let op:

Wijzigingen in de instellingen of profielen (in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen) worden niet direct zichtbaar in actieve AFAS Pocket-sessies. Een Pocket-gebruiker kan direct beschikken over de nieuwe instellingen in AFAS Pocket via Instellingen / Ververs configuratie. Als beheerder kun je dit 'pushen' via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang, actie Ververs configuratie.

Als een gebruiker een AFAS Pocket-sessie start nadat een wijziging in Profit is doorgevoerd, is deze wel direct zichtbaar in AFAS Pocket.

Spraaktaak inrichten:

Bij dit onderdeel worden het type dossieritem Spraaktaak (Profit) en het profiel Aanmaken spraaktaak gebruikt. We adviseren je de eigenschappen van type dossieritem / profiel niet te wijzigen.

1. De activering Jonas - AFAS AI is ingeschakeld.
2. Autoriseer de InSite-pagina's Spraaktaak, Aanmaken spraaktaak en Aanpassen spraaktaak.
3. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
4. Ga naar het tabblad: Dossierprofielen.
5. Koppel het profiel Aanmaken spraaktaak op het tabblad Dossier.
6. Controleer de filterautorisatie op medewerker. Een medewerker moet rechten hebben op zijn eigen gegevens, anders kan de medewerker een spraaktaak-dossieritem niet meer raadplegen als dit uit de workflow is.
7. Bij het type dossieritem Spraaktaak (Profit) wordt één standaardworkflow meegeleverd en deze is automatisch gekopieerd naar de workflow Spraaktaak. Er kan maar één kopie-workflow zijn en deze wordt gebruikt.

Na de bovenstaande stappen kan een Pocket-gebruiker een spraaktaak starten via het Pocket-menu Insturen of via Apple Watch.

Snelmenu inrichten:

Als je de spraaktaak ook via het snelmenu beschikbaar wilt stellen, koppel het aanmaakprofiel eventueel in het snelmenu. Je onderhoudt het snelmenu via het tabblad Vrije inrichting. Zie verder Inrichten snelmenu.

Audio-opname via Pocket maken:

Via deze stappen maakt een gebruiker een audio-opname via Pocket.

1. Tik op Insturen / Spraaktaak. Als de beheerder het snelmenu heeft ingericht, kun je de spraaktaak ook via het snelmenu starten.
2. Start de opname en geef eventueel toestemming voor het gebruik van de microfoon.
3. Spreek je verhaal in.

   

4. Klik op het vinkje om je verhaal af te ronden.
5. Ga naar Mijn taken en open de spraaktaak. Als deze nog niet in beeld is, dan is de spraaktaak nog niet verwerkt.
6. Je kunt de opname terugluisteren en je kunt de transcriptie raadplegen.

Audio-opname via Apple Watch:

Let op:

Apple Watch wordt ondersteund vanaf WatchOS 10.

Gebruik de knop om de opname te starten, spreek je verhaal in en beëindig de opname. Je vindt het dossieritem terug bij Mijn taken.