Power BI inrichten

In dit artikel is nieuwe functionaliteit verwerkt die is uitgeleverd met een patch op Profit 5.

Hieronder worden de stappen beschreven die nodig zijn om gegevens uit Profit (BI-modellen) in te lezen in Power BI rapporten (dashboards).

Alle details over de overgang, de planning en de nieuwe functionaliteit vind je op de themapagina van AFAS. Hier vind je ook de uitgebreide webinar.

Deze stappen zijn nodig om de BETA-functionaliteit van BI te activeren.

Let op:

AFAS biedt geen support op de inrichting van Power BI.

Inhoud

Basisinrichting

Met de onderstaande stappen activeer je de BETA-functionaliteit van BI in Profit 5.

Voorbereidingen

We gaan er vanuit dat je Power BI Desktop geïnstalleerd hebt op je computer. Via deze link kan je Power BI Desktop downloaden en installeren.

Stap 1: BI-model functionaliteit activeren

  1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
  2. Ga naar het tabblad: Activering.
  3. Vink de functionaliteit BI-model aan.
  4. Klik op: Opslaan en sluiten.

    Let op:

    Er vindt een conversie plaats om de functionaliteit in jouw omgeving toe te voegen. Kies dus een tijdstip, waarop er zo min mogelijk medewerkers in je omgeving aan het werk zijn.

Stap 2: BI oData connector deblokkeren

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / App connector.
  2. Dubbelklik op de BI odata connector.
  3. Vink het veld Geblokkeerd uit.
  4. Selecteer de gebruikersgroep die toegang moet hebben tot deze appconnector. Alleen gebruikers uit deze gebruikersgroep kun je een gebruikerstoken toekennen.
  5. Klik op: Opslaan en sluiten.

Stap 3: Gebruikerstoken generen voor BI odata connector

Vervolgens voeg je voor jouw gebruiker een gebruikerstoken toe.

  1. Dubbelklik op de BI odata connector.
  2. Ga naar het tabblad: Gebruikerstokens.
  3. Klik op: Nieuw.
  4. Selecteer de gebruiker en een omschrijving (bijvoorbeeld BI Beta).
  5. Kopieer het token en sla deze op in een tekstbestand (bijvoorbeeld in je eigen Temp map op je computer).
  6. Klik op: Voltooien.

Stap 4 (optioneel): Controleer de aanwezige BI-modellen

Je controleert de meegeleverde BI-modellen.

  1. Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Beheer / BI-model.

    Op dit moment zijn er twee BI-modellen aanwezig, namelijk Verkoopomzet (Profit) en Mobiliteit (Profit). De gegevens van de niet geblokkeerde BI-modellen worden via een geplande taak klaargezet. De klaargezette gegevens kunnen daarna opgehaald worden via de standaard oData feed connector van Power BI.

Let op:

Het menu BI-model is automatisch toegevoegd aan de autorisatiegroep Functioneel applicatiebeheer (Profit). Gebruik je eigen autorisatiegroepen, dan moet je dit menu-item nog autoriseren.

Stap 5 (optioneel): Voeg een type pagina toe en activeer dit

Als je een Power BI dashboard wilt publiceren op een werkruimte in de Power BI-service en daarna wilt toevoegen aan jouw InSite, dan is het verstandig om de dashboards toe te voegen op een apart type pagina, bijvoorbeeld een type pagina Power BI dashboards of Dashboards.

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Type pagina.
  2. Klik op de actie: Nieuw type integratie.
  3. Vul de omschrijvingen in.
  4. De integratiesleutels worden automatisch gegenereerd. Je kunt deze wijzigen met de knop Vernieuw.
  5. Klik op: Voltooien.

Daarna activeer je dit type pagina in elke site waarin je dit wilt gebruiken.

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Site.
  2. Open de eigenschappen van de site.
  3. Ga naar het tabblad: Typen pagina.
  4. Vink het type pagina voor het tonen van integratiepagina's aan.
  5. Klik op: Opslaan en sluiten.

De website krijgt de status Bezig met publiceren, je ziet dit in de weergave.

Template power BI bestanden downloaden

Je hebt de mogelijkheid om de functionaliteit voor Profit BI te testen met één van de volgende templates:

  • Verkoopomzet: download hier de Power BI template voor het Verkoopomzet dashboard.

    Je downloadt een ZIP-bestand. Het ZIP-bestand bevat het benodigde bestand. Pak het ZIP-bestand uit.

  • Mobiliteit: download hier de Power BI template voor het Mobiliteitsdashboard.

    Je downloadt een ZIP-bestand. Het ZIP-bestand bevat het benodigde bestand. Pak het ZIP-bestand uit.

BI-modellen publiceren

Als een BI-model toegevoegd is, kun je de gegevens van het BI-model publiceren, zodat deze gegevens via de Odata connector opgehaald kunnen worden.

Geplande taak toevoegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Geplande taak.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer BI-gegevens publiceren bij Taak type.
  4. Klik op: Selecteren.
  5. De omschrijving hoef je niet aan te passen.
  6. Selecteer Als een andere taak is uitgevoerd bij Type planning.
  7. Selecteer Vullen Hrm tabellen tbv Profit BI bij Gekoppelde taak.
  8. Klik op: Voltooien.

    Let op:

    Je kunt de taak BI-gegevens publiceren ook op een specifiek tijdstip inplannen, door geen andere taak te koppelen. Je bent er dan zelf verantwoordelijk voor, dat de taak Vullen Hrm tabellen tbv Profit BI eerst uitgevoerd is. Als je deze werkwijze volgt, dan kun je de taak BI-gegevens publiceren. Hoe vaak kun je deze taak uitvoeren? Maximaal 2 keer per dag met een tussenruimte van minimaal 10 uur. Bij een minder grote tussenruimte volgt de volgende foutmelding: De maximale tijdsduur sinds de laatste publicatie van model "Verkoopomzet (Profit)" is nog niet verstreken.

    De taak kijkt namelijk of het langer dan 10 uur geleden is dat een BI-model ververst is. Alleen als het langer dan 10 uur geleden is, worden de gegevens van een BI-model opnieuw gepubliceerd in de BI-laag van AFAS Online.

    Er is één uitzondering op het bovenstaande: na het toevoegen van een nieuw BI-model voeg je de taak BI-gegevens publiceren toe om het nieuwe BI-model te publiceren. Tijdens het uitvoeren van de taak wordt het nieuwe BI-model gepubliceerd. Bij andere BI-modellen zal de bovenstaande foutmelding optreden en deze worden niet gepubliceerd.

Gegevens ophalen in een template dashboard van Power BI

De onderstaande stappen worden beschreven vanuit een template bestand voor Verkoopomzet (voor ERP klanten) of een template bestand voor Mobiliteit (voor HRM klanten).

Let op:

We gaan er vanuit dat je één van de twee Power BI templates hebt gedownload die hierboven beschreven staan.

Gegevens ophalen:

  1. Dubbelklik op het bestand Verkoopomzet (Profit).pbit of Mobiliteit (Profit).pbit

    Open je voor het eerst Power BI desktop, dan moet je eenmalig inloggen bij Microsoft. Gebruik hiervoor je Microsoft-inloggegevens.

  2. Power BI wordt geopend en het volgende scherm wordt getoond:

  3. Vul in het veld BI URL de volledige URL in voor de aanroep van de BI-connector. De opbouw van de URL is als volgt:
    • Live-omgeving:

      https://[abonnementsnummer].rest.afas.online/profitrestservices/bi/[BI-model]

    • Test-omgeving:

      https://[abonnementsnummer].resttest.afas.online/profitrestservices/bi/[BI-model]

    • Accept-omgeving:

      https://[abonnementsnummer].restaccept.afas.online/profitrestservices/bi/[BI-model]

    Voorbeeld: ophalen gegevens uit live-omgeving

    Jouw abonnementsnummer (alleen het nummer in jouw omgevingscode) is bijvoorbeeld 12345 en wil je het dashboard Verkoopomzet (Profit) verversen met gegevens uit jouw live (productie) omgeving. Gebruik dan de volgende BI URL:

    https://12345.rest.afas.online/profitrestservices/bi/verkoopomzet (profit)

  4. Klik op de knop Laden (Load).

    Het volgende scherm wordt weergegeven:

  5. Ga naar het tabblad: Basis (Basic).

    Het scherm ziet er als volgt uit:

  6. Vul de velden als volgt in:
    • Vul bij Gebruikersnaam (User name) in: afastoken.
    • Wachtwoord (Password): plak hier je gebruikerstoken in die je gegenereerd hebt in stap 3 van de inrichting.

    Let op:

    In het wachtwoord moet je de hele gebruikerstoken plakken. Een voorbeeld van een hele gebruikerstoken is:

    <token><version>1</version><data>A7F4C6D8E2B649D2B91F57E4D8433CB49A21F00E5C31499BA6C8F7D6C1E8A2B7</data></token>

  7. Klik vervolgens op de knop Verbinden (Connect).

De gegevens uit jouw omgeving worden geladen en het dashboard is gereed.

Foutmeldingen bij vernieuwen

De volgende foutmeldingen kunnen optreden bij het vernieuwen van de gegevens in Power BI.

  • 3 query's worden geblokkeerd door de volgende fouten:

    Een 404-fout wijst op een fout in de inrichting.

    Mogelijke oorzaken:

    • Autorisatie.
    • De geplande taak is niet ingepland of niet goed uitgevoerd.
    • De gebruikerstoken is verkeerd gevuld.
    • Velden in Power BI zijn verkeerd gevuld

    Doorloop de stappen hierboven opnieuw.

  • Een 500-fout wijst waarschijnlijk op een fout bij het uitvoeren van de geplande taak. Controleer of de geplande taak succesvol is uitgevoerd.

Eventuele wijzigingen doorvoeren

Nadat de gegevens ingeladen zijn in het dashboard zijn jouw mogelijkheden eindeloos, uiteraard afhankelijk van jouw kennis van Power BI. Je hoeft natuurlijk niets te wijzigen aan het dashboard, je kan ook prima gebruik maken van de template die door AFAS ontwikkeld is.

Maar als je wel wijzigingen wil doorvoeren, staan hieronder een aantal van de mogelijkheden die je tot je beschikking hebt.

Visualisaties aanpassen:

  • Titels, labels, kleuren, filters enz. aanpassen om beter bij de nieuwe context te passen.
  • Visuals toevoegen of verwijderen op basis van wat relevant is voor jouw organisatie.

Pagina’s en lay-out:

  • Pagina’s hernoemen of herschikken.
  • Achtergrondkleuren, logo’s, stijlen aanpassen (bijvoorbeeld de huisstijl of branding van jouw organisatie doorvoeren).

Filters en slicers aanpassen:

  • Nieuwe slicers toevoegen op basis van andere dimensies.
  • Default filters aanpassen op basis van bijvoorbeeld een specifieke klant of regio.

Measures en calculated columns aanpassen:

  • Sommige DAX-formules kunnen afhankelijk zijn van specifieke kolomnamen of filters.
  • Je kunt nieuwe measures toevoegen of bestaande hergebruiken/wijzigen.

Dashboards publiceren en delen met collega’s

Is jouw dashboard gereed en wil je deze gaan delen met collega’s, dan heb je ook weer verschillende mogelijkheden, dit is o.a. afhankelijk van het type licentie die je hebt aangeschaft voor Power BI.

  • Heb je helemaal geen licentie? Dan kan je het dashboard alleen raadplegen in Power BI Desktop en ben je niet in staat om het dashboard te delen met je collega’s.
  • Heb je een Power BI Pro of een Power BI Premium licentie, dan kan je een dashboard delen met je collega’s. Hiervoor heb je verschillende mogelijkheden.

Voordat je een dashboard kan delen met jouw collega’s, moet je eerst het dashboard publiceren in een werkruimte van de Power BI-service.

Dashboard publiceren in een werkruimte:

  1. Kies in het lint van Power BI Desktop voor Publiceren.
  2. Selecteer een Werkruimte (workspace). Het dashboard wordt in de geselecteerde werkruimte gepubliceerd.
  3. Klik op de knop: Selecteren (select).
  4. Het dashboard (rapport) en het semantische model worden beide gepubliceerd naar de geselecteerde werkruimte. Is er al een bestaand dashboard aanwezig? Dan wordt gevraagd of je de gegevensset wilt vervangen.

    Is het publiceren voltooid, dan zie je een hyperlink verschijnen waarmee je direct het dashboard opent in de Power BI-service.

Dashboard in de werkruimte vernieuwen:

  1. Ga naar app.powerbi.com.
  2. Klik in het lint op: Werkruimten (workspaces).
  3. Selecteer de werkruimte waarin het dashboard gepubliceerd is.

    Een gepubliceerd dashboard bestaat altijd uit twee bestanden: een rapport en een semantisch model.

  4. Klik in de regel van het semantische model op het icoontje voor het Vernieuwen plannen (Schedule refresh).
  5. Er verschijnt een melding dat er geen verbinding gemaakt kan worden met uw gegevensbron.

  6. Klik op Referenties bewerken (Edit credentials).

    Het volgende scherm wordt getoond:

  7. Vul de velden als volgt in:
    • Verificatiemethode (Authentication method): selecteer hier Basis.
    • Gebruikersnaam (User name): vul in: afastoken.
    • Wachtwoord (Password): plak hier je gebruikerstoken in die je gegenereerd hebt in stap 3 van de inrichting.
    • Instelling van privacyniveau (Privacy level setting): selecteer Organizational.
    • Vink Testverbinding overslaan (Skip test connection) aan.
    • Klik op de knop Aanmelden (Sign in).
  8. Klik Vernieuwen (Refresh) open.
  9. Configureer een vernieuwingsplan (Refresh schedule)

  10. Vul de velden als volgt in:
    • Vernieuwingsfrequentie (Refresh frequency): kies voor Dagelijks (Daily).
    • Tijd (Time): geef een tijd in ruim na de geplande taak BI-gegevens publiceren in Profit, zodat je zeker weet dat deze taak uitgevoerd is.
    • Klik op de knop Toepassen (Apply).

Een dashboard (rapport) insluiten op InSite:

  1. Ga naar app.powerbi.com.
  2. Klik in het lint op Werkruimten (workspaces).
  3. Selecteer de werkruimte waarin het dashboard gepubliceerd is.

    Een gepubliceerd dashboard bestaat altijd uit twee bestanden: een rapport en een semantisch model.

  4. Klik in de regel van het rapport op de naam van het rapport om deze te openen.
  5. Klik op Bestand / Rapport insluiten / Website of portal (File / Embed report / Website or portal).
  6. Kopieer de link om deze inhoud in te sluiten.
  7. Ga naar: InSite.
  8. Klik op: Sitebeheer.
  9. Klik op: Nieuw / Pagina.
  10. Selecteer het type die je toegevoegd hebt in de basisinrichting, bijvoorbeeld Dashboards.
  11. Vul de omschrijving in, bijvoorbeeld: Dashboard Verkoopomzet.
  12. Klik op: Volgende.
  13. Plak de link uit stap 6 in het veld Integratie link.
  14. Voltooi de wizard.
  15. Klik op: Concept publiceren.