Factuurvoorstel

Via een factuurvoorstel kun je termijnen voor facturatie ter accordering voorleggen aan de verkooprelatie. Een soort pro forma factuur dus.

Voordelen:

• Mogelijk om op een gestructureerde manier voor facturatie akkoord te vragen van opdrachtgever
• Verbeterd inzicht in voortgang facturering
• Minder fouten, minder correcties

Je kunt in Profit een factuurvoorstel handmatig of vanuit factuurtermijnen toevoegen.

Vanaf Profit 6 kun je het handmatige factuurvoorstel ook in InSite toevoegen, via de workflow laten beoordelen en vervolgens hiervan een factuur aanmaken en verstrekken.

Dit moet je eerst inrichten.

Als je gebruik maakt van de Bouw-licentie volg je de inrichting en het gebruik van de meetstaat met factuurvoorstel.

Toevoegen vanuit termijn

Je kunt een Factuurvoorstel maken vanuit termijnen:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Factuurtermijn.

   Je ziet hier de termijnen met vervaldatum en ook of of ze al gefactureerd zijn.

2. Filter op de termijnen die Via factuurvoorstel moeten lopen en waar nog geen factuur voor is gemaakt. Je kunt hier ook aparte weergaven voor maken waarin op dit veld gefilterd is.
3. Selecteer deze termijnen.
4. Klik op de actie: Gereed melden om de termijn(en) gereed te melden als dit nog niet het geval is.

   Alleen van termijnen die gereedgemeld zijn, maar nog niet zijn gefactureerd kun je een factuurvoorstel maken.

5. Klik op de actie: Genereren factuurvoorstel.

   Deze actie is beschikbaar als je de instelling in de project instellingen hebt aangezet.

6. Selecteer de factuurdatum in de wizard.
7. Vink om het factuurvoorstel direct te verstrekken Alle facturen automatisch verstrekken na voltooien aan.
8. Klik op: Voltooien.

   Het factuurvoorstel wordt gegenereerd via de wachtrij.

9. Als je een foutmelding krijgt kun je deze raadplegen via Taken in wachtrij en oplossen.

   Verstrek het factuurvoorstel eventueel via een van de acties E-mailen, Output of Afdrukken.

   Wacht vervolgens op de goedkeuring van de verkooprelatie.

Toevoegen (handmatig)

Je kunt een Factuurvoorstel ook handmatig toevoegen.

Een factuurvoorstel is in de basis gelijk aan de functionaliteit ‘projectfactuur’. Het factuurvoorstel wordt ook beschikbaar gemaakt in OutSite.

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Factuurvoorstel.
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer het project en de verkooprelatie.
4. Voeg de regels toe.
5. Klik op: Voltooien.
6. Verstrek het factuurvoorstel vervolgens via de acties Afdrukken, E-mailen of Output.

Toevoegen en beoordelen via workflow in InSite

Je kunt een factuurvoorstel ook handmatig toevoegen in InSite. Bij het insturen start een workflow. Hiermee kan je eerst het voorstel goed laten keuren door één of meerdere beoordelaars. Daarna maak je de factuur aan en verstrek je deze.

Het voordeel is dat dit proces volledig in InSite plaatsvindt. Je hoeft niet naar Profit. Dit stelt InSite-gebruikers in staat om zelf factuurvoorstellen vast te leggen. Bovendien kun je via InSite factuurvoorstellen opslaan in concept, insturen voor beoordeling, en indien nodig aanpassen. Zo kun je het factuurvoorstel eerst laten goedkeuren door bijvoorbeeld de budgethouder en vervolgens de debiteurenafdeling voordat je de factuur verzendt.

Hiervoor moet naast Factuurvoorstel ook de workflow Factuurvoorstel ingericht zijn.

Factuurvoorstel toevoegen in InSite:

1. Open InSite.
2. Ga naar: Projecten om naar de Projectenportaal te gaan. Of ga naar de CRM Portaal, afhankelijk hoe dit bij jou is ingericht.
3. Klik op: Aanmaken factuurvoorstel.

   

4. Vul de nodige velden in, zoals de verkooprelatie, het project en betalingsgegevens.
5. Voeg eventueel bijlagen toe bij Bijlage voor verkooprelatie en Bijlage voor beoordeling.

   Bij Bijlage voor verkooprelatie kun je een dossieritem uit het dossier van de verkooprelatie kiezen, die een bijlage heeft. Deze bijlage wordt verstrekt afhankelijk van de instelling ‘Verstrekking bijlage’ in het verkooprelatieprofiel of project.

   Bij Bijlage voor beoordelen kun je interne documenten uploaden. Deze bijlagen ondersteunen het goedkeuringsproces. Ze zijn alleen voor intern gebruik ter beoordeling van de workflow en niet zichtbaar voor de verkooprelatie.

6. Voeg de regels toe.
7. Klik op: Opslaan en sluiten als je nog niet helemaal klaar bent.

   Of als je klaar ben kun je direct klikken op Factuurvoorstel insturen.

   Met Opslaan en sluiten kun je het factuurvoorstel eerst opslaan met de status Concept. In deze status is het voorstel alleen zichtbaar en aanpasbaar voor de instuurder in InSite.

8. Als je klaar bent om het voorstel in te sturen, open je het factuurvoorstel en klik je op de actie Factuurvoorstel insturen.

   Hiermee start je automatisch de workflow en het voorstel krijgt de status Ter beoordeling. De beoordelaar ontvangt een taak om het voorstel goed te keuren of af te wijzen.

Factuurvoorstel beoordelen in InSite door beoordelaar:

1. Open InSite.
2. Open het overzicht: Mijn taken.

   Je kunt ook vanuit het overzicht Factuurvoorstellen in je projectenportaal werken en filter op de status Ter beoordeling.

3. Open het factuurvoorstel.

   

4. Je kunt het factuurvoorstel aanpassen. Dit is afhankelijk of je dit hebt ingesteld in de workflow.

   Let op:

   Een factuurvoorstel zonder workflow aangemaakt in Profit, kun je wel in InSite aanpassen, maar hiervan kun je geen factuur aanmaken of verstrekken. Ook verwijderen via InSite is niet mogelijk.

   De workflow bevat verschillende acties die de status van het voorstel veranderen en het proces voortzetten. De acties die je ziet zijn afhankelijk van de inrichting van je workflow.

   Lees hier meer over de statussen van een factuurvoorstel.

   De verschillende statussen van een factuurvoorstel zijn als volgt:

   • Concept: In deze status is het factuurvoorstel opgeslagen als concept. Het is zichtbaar voor de aanvrager in InSite onder 'Mijn factuurvoorstellen', maar niet zichtbaar of bewerkbaar in Profit. Er kan geen factuur van gemaakt worden en het voorstel kan wel verwijderd worden.
   • Ter beoordeling: Wanneer het factuurvoorstel is ingediend, krijgt het de status 'Ter beoordeling'. Het voorstel kan nu beoordeeld worden via de workflow. In deze status is het voorstel zichtbaar, maar niet bewerkbaar in Profit. Er kan nog geen factuur van worden gemaakt en het voorstel kan niet verwijderd worden.
   • Definitief: Na goedkeuring verandert de status naar 'Definitief'. Het voorstel kan nu verder verwerkt worden, zoals het verstrekken van het voorstel of het aanmaken van een factuur.
   • Afgehandeld: Wanneer de factuur is aangemaakt vanuit het voorstel, krijgt het de status 'Afgehandeld'. In deze status kan de factuur verstrekt worden aan de klant.
   • Afgekeurd: Als het voorstel wordt afgekeurd, krijgt het de status 'Afgekeurd'. Het voorstel kan dan opnieuw worden ingediend voor beoordeling.
5. Beoordeel het factuurvoorstel (door budgethouder,of zie stap 6 door debiteurenafdeling):
   • Actie Goedkeuren

     Deze actie maakt de volgende stap met de workflowtaak ter beoordeling van het factuurvoorstel door de debiteurenafdeling.

   • Actie Afkeuren

     Deze actie zet de status op Afgekeurd en is beschikbaar bij de status Ter beoordeling.

     Als een voorstel wordt afgekeurd, kan de instuurder het aanpassen en opnieuw insturen.

   Na goedkeuring door de budgethouder krijgt de debiteurenafdeling de een krijgt om het voorstel goed te keuren of af te wijzen.

6. Beoordeel het factuurvoorstel (door debiteurenafdeling):
   • Actie Goedkeuren

     Deze actie zet de status op Definitief en kan er een factuur worden aangemaakt. Dit kan via de workflow of later in bulk via Profit.

   • Actie Afkeuren

     Deze actie zet de status op Afgekeurd en is beschikbaar bij de status Ter beoordeling.

     Als een voorstel wordt afgekeurd, kan de budgethouder het aanpassen en opnieuw insturen.

   • Actie Opnieuw insturen

     Hiermee stuur je een afgekeurd voorstel opnieuw in voor beoordeling, waardoor de status weer Ter beoordeling wordt.

     Als een voorstel wordt afgekeurd, kun je het aanpassen en opnieuw insturen.

   • Actie Meer informatie nodig

     Met deze actie kan er om meer informatie worden gevraagd bij de budgethouder of debiteurenafdeling.

7. Open het definitieve factuurvoorstel om de factuur aan te maken en verstrekken. De workflow bevat de volgende acties:
   • Actie Aanmaken factuur

     Hiermee wordt de factuur aangemaakt vanuit het voorstel en verandert de status naar Afgehandeld. Deze actie is beschikbaar bij de status Definitief.

     Je kunt factuurvoorstel ook (in bulk) in Profit omzetten naar een factuur.

   • Actie Verstrekken factuur

     Dit verstuurt de aangemaakte factuur naar de klant en is alleen zichtbaar bij de status Afgehandeld.

Raadplegen in OutSite (klant)

De klant kan het factuurvoorstel raadplegen in OutSite zodra deze verwerkt/verstrekt is via bijvoorbeeld verstrekkingswijze Portal + e-mail.

1. Open OutSite, bijvoorbeeld de klantportal.
2. Ga naar pagina-onderdeel Factuurvoorstel.
3. Open het factuurvoorstel.

   

   Het factuurvoorstel heeft de status Nog niet betaald.

   De verkooprelatie zal zelf doorgeven of ze akkoord zijn of niet.

Factuurvoorstel naar Factuur omzetten

Vervolgens, als de verkooprelatie zijn goedkeuring aan het factuurvoorstel heeft gegeven, ga je de factuur aanmaken. Je kunt ook meerdere factuurvoorstellen tegelijk (in bulk) omzetten in een factuur (vanaf Profit 6).

Dit kan zowel via de termijnfacturen als via de factuurvoorstellen. Als je met de workflow Factuurvoorstel werkt, dan kun je dit ook via de workflow in InSite doen (vanaf Profit 6).

Factuurvoorstellen omzetten naar facturen via de functie Termijnfacturen:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Factuurtermijn.
2. Open eventueel eerst je zelf gemaakte weergave met alleen te factureren factuurvoorstellen.

   of

3. Filter op de regels waarin Via factuurvoorstel aan staat, Gereed en Gefactureerd uit en er verder geen datum factuur, etc. is.
4. Selecteer het factuurvoorstel/de factuurvoorstellen waarvoor je een factuur wilt aanmaken.
5. Klik op de actie: Factureren.

   

Via de functie Factuurvoorstel:

1. Ga naar: Projecten / Facturering / Factuurvoorstel.
2. Selecteer het factuurvoorstel.
3. Klik op de actie: Aanmaken factuur.