RapportGenerator

We hebben een nieuwe RapportGenerator waarbij gebruiksvriendelijkheid voorop staat. Enkele belangrijke kenmerken van de nieuwe RapportGenerator:

• Gebruiksvriendelijke editor om snel een rapport te maken
• Standaard stijlen die de huisstijl van je omgeving (kunnen volgen). Hierdoor heb je altijd consistente rapporten, waarbij een wijziging in de huisstijl makkelijk door te voeren is.
• Ondersteuning van het vertalen van teksten in de gebruikerstalen van Profit (Nederlands, Brits Engels, Duits, Frans en Belgisch Nederlands (Vlaams)).
• Velden samenvoegen in een tekstblok, zonder ongewenste witruimte.
• Veel functionaliteit uit de oude Rapportgenerator is ook in de nieuwe Rapportgenerator beschikbaar, zoals groeperingen, subrapporten, secties en subsecties en totaliseren.

  Let op:

  De oude, vertrouwde RapportGenerator blijft gewoon werken. De nieuwe Rapportgenerator is voorlopig niet geschikt voor rapporten die je koppelt in Profit voor de uitvoer/output van vaste rapporten. Met andere woorden: voor bijvoorbeeld facturen, cursusbevestigingen en loonstroken gebruik je nog de oude RapportGenerator.

Voorbereiding

• Huisstijl aanmaken en instellen als standaard

Nieuw rapport aanmaken

Je kunt een nieuw rapport aanmaken op basis van een gegevensverzameling, niet op basis van een ander rapport. Wel kunt je een rapport (gemaakt in de nieuwe Rapportgenerator) kopiëren via de weergave met rapporten.

Nieuw rapport aanmaken:

1. Ga naar:
   • Algemeen / Uitvoer / Beheer / Rapport (alle rapporten)
   • CRM / Uitvoer / Beheer / Rapport
   • Financieel / Uitvoer / Beheer / Rapport
   • HRM / Uitvoer / Beheer / Rapport HRM
   • HRM / Uitvoer / Beheer / Rapport Payroll
   • Ordermanagement / Uitvoer / Beheer / Rapport
2. Klik op: Nieuw.
3. Selecteer Gegevensverzameling en vink Nieuwe report designer (beta) aan.
4. Selecteer de gegevensverzameling.
5. Klik op: Volgende.
6. Vul de omschrijving in.
7. De overige velden (Definitiecategorie t/m Functiegroep) zijn van belang voor de filterautorisatie op rapport. Hiermee kun je bepalen welke rapporten door een gebruiker geopend mogen worden.
8. Klik op: Voltooien.

Het nieuwe rapport wordt getoond in de RapportGenerator.

Gegevensverzameling aanpassen

Als je een rapport met gegevens uit Profit wilt hebben, moet je de corresponderende velden opnemen in de gegevensverzameling van het rapport. Vervolgens plaats je de velden in de rapportlay-out.

Gegevensverzameling aanpassen:

1. Plaats de muis op de rubriek Gegevensverzameling en klik op het potloodje.

   

2. Profit kan melden dat de gegevensverzameling velden bevat die niet gebruikt worden in het rapport.

   Als je op Ja klikt, zal Profit alle niet-gebruikte velden verwijderen. Hierdoor verbetert de performance. In dit stadium van de inrichting is het nog niet zinvol om deze velden te verwijderen, omdat je die misschien nog nodig hebt. Als het rapport klaar is, is dit wel zinvol.

   Nu verschijnt de Wizard gegevensverzameling.

3. Voeg de velden toe.
4. Klik op: Volgende.
5. Voeg eventueel een filter toe. Dit filter wordt altijd toegepast als een gebruiker het rapport raadpleegt.
6. Klik op: Voltooien.

Velden in het rapport plaatsen

Je plaatst velden voor de data in het rapport altijd in de sectie Details. Je kunt het rapport indelen door secties toe te voegen.

Voorbeeld:

Je wilt een lijst maken van medewerkers met salaris. Daarom plaats je de velden Medewerker en Salaris in de sectie Details.

Om de lijst in de delen per organisatorische eenheid, voeg je een sectie toe waarin je het veld Organisatorische eenheid plaatst.

Velden in het rapport plaatsen:

1. Open de rubriek Gegevensverzameling.
2. Sleep het veld in de sectie Details.

   

3. Na het verslepen verschijnen enkele handige knoppen om het label (de veldomschrijving) netjes te plaatsen.

   

Velden opmaken en uitlijnen

Dit gedeelte heeft betrekking op het opmaken en uitlijnen van velden.

Velden opmaken:

1. Velden opmaken
2. Klik op het veld of selecteer een aantal velden.

   Gebruik de opmaakopties.

   Let op:

   Gebruik bij voorkeur de standaard stijlen, want deze volgen de opmaak die is ingesteld in de standaard huisstijl van de omgeving.

3. Met de uitlijning bepaal je de uitlijning van gegevens die in het rapport getoond worden. Hiermee kun je bijvoorbeeld namen/omschrijvingen links uitlijnen en bedragen rechts uitlijnen.
4. De uitlijning staat los van de standaardstijlen. Je kunt dus een standaardstijl toepassen en vervolgens een andere uitlijning kiezen.
5. Met de tekstterugloop bepaal je of de tekst van velden over meerdere regels verdeeld mag worden, als de tekst te lang is.

   

Velden uitlijnen:

Als velden niet netjes naast of onder elkaar staan, kun je deze in een keer uitlijnen.

1. Selecteer de velden.
2. Klik op een uitlijnknop.

   

Als elementen elkaar overlappen, bepaal je de rangorde via de rechtermuisknop / Rangschikken.

Velden totaliseren

De velden in de sectie Details vormen (doorgaans) een lijst met gegevens. Je kunt deze totaliseren en andere bewerkingen uitvoeren, zoals gemiddelde, hoogste of laagste waarde bepalen.

Velden totaliseren:

Plaats je het veld ook in de sectie onder de sectie Details en kijk onder de kop Totaliseren.

Rapport vertalen

Je kunt teksten vertalen naar de door Profit ondersteunde talen (Nederlands, Brits Engels, Duits, Frans en Belgisch Nederlands (Vlaams)). Dit geldt voor veldlabels (die uit de gegevensverzameling komen) en voor teksten die je zelf hebt toegevoegd.

Als een gebruiker een rapport raadpleegt, dan worden de labels getoond in de gebruikerstaal van de ingelogde gebruiker. De gegevens uit Profit worden ook vertaald getoond, voor zover er vertalingen aanwezig zijn.

Labels en teksten vertalen:

1. Open de rubriek Vertalingen.

   Je ziet deze rubriek alleen als je geen elementen in het rapport geselecteerd hebt.

2. Voeg eventueel talen toe.
3. Klik op: Open vertaaltabel.
4. Veel teksten worden standaard al vertaald, voeg ontbrekende vertalingen zelf toe.

   

5. Als je een vertaling wilt testen, dan selecteer je bovenaan eerst de taal. Daarna klik je op Voorbeeld en het rapport wordt in de geselecteerde taal getoond.

   

Opslaan en afsluiten

1. Klik op de knop Opslaan om het rapport op te slaan.

   

2. Klik op het kruisje rechtsboven om het rapport af te sluiten.