Werklocatie bij de medewerker vastleggen

Met de functionaliteit Werklocaties bij medewerkers vastleggen kun je eenvoudig bijhouden waar je medewerkers werken en met welk vervoermiddel ze reizen. De combinaties in het patroon zorgen voor verschillende reisafstanden. Het patroon werkt samen met het rooster van de medewerker, zodat reiskosten alleen worden vergoed op werkdagen. Medewerkers sturen eenvoudig afwijkingen in het patroon in via de Pocket kalender.

Het patroon (en de afwijkingen) werken door in de reiskosten op de loonstrook!

Beschrijving

Werklocaties bij medewerkers vastleggen maakt het mogelijk om per medewerker een werklocatiepatroon vast te leggen. Dit patroon bevat de hoofdlocatie waar de medewerker werkt en het vervoermiddel waarmee de medewerker reist. De combinaties in het patroon zorgen voor verschillende reisafstanden. Je bepaalt zelf of je de reisafstanden handmatig invult of dat Google dit automatisch voor je berekent. Deze informatie is nodig voor het berekenen van de reiskostenvergoeding.

Het patroon werkt samen met het rooster van de medewerker, zodat reiskosten alleen worden vergoed op werkdagen. Om een compleet beeld te krijgen, is ons advies om ook thuiswerkdagen vast te leggen. Dit zorgt ervoor dat de bezetting klopt, maar ook de berekeningen voor zowel reiskosten als thuiswerkvergoedingen.

Onderwijslocaties

Werklocaties bij medewerkers vastleggen en Onderwijslocaties zijn twee losse functionaliteiten waar op dit moment nog geen integratie voor beschikbaar is.

Meerdere dienstverbanden

Wanneer je werkt met Meerdere dienstverbanden, kan het voorkomen dat de medewerker meerdere roosterregels heeft. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer de medewerker op maandagochtend werkt via het eerste dienstverband en op maandagmiddag via het tweede dienstverband. Hierdoor kan het dus ook zijn dat de medewerker verschillende hoofdlocaties en hoofdvervoermiddelen heeft.

Als beide regels dezelfde datum, hetzelfde vervoermiddel en dezelfde reisafstand hebben, wordt slechts één van de twee reizen vergoed. Als het 'Vervoermiddel' of de 'Reisafstand' verschilt tussen de regels, worden beide reizen vergoed. Dit doen we omdat de werkelijke situatie niet altijd duidelijk is; het is mogelijk dat de medewerker tussendoor naar huis reist of via een andere route reist.

Voorbereiding

• Werklocatie bij de medewerker inrichten

Werklocatiepatroon vastleggen

Tijdens de conversie is er voor elk rooster ten minste één werklocatiepatroon aangemaakt. Wanneer er onder één rooster, meerdere werkroosters aanwezig zijn, is het aantal werklocatiepatronen gelijk aan het aantal werkroosters.

Standaard wordt het veld Hoofdvervoermiddel gevuld met 'Auto benzine' en het veld Hoofdlocatie wordt gevuld met de locatie van de werkgever. Pas dit aan waar nodig.

Je legt werklocatiepatronen van medewerkers vast via InSite of Profit (MSS). Medewerkers leggen zelf een werklocatiepatroon vast via InSite (ESS). Het is ook mogelijk om de werklocatie vast te leggen bij een rooster- of functiewijziging en tijdens het onboarden.

Je kunt werklocatiepatronen ook importeren via: HRM / Beheer / Import Medewerker HRM / Werklocatiepatroon. Met deze import kan je zowel werklocatiepatronen toevoegen als de bestaande patronen aanpassen.

Werklocatiepatroon raadplegen en/of wijzigen in Profit:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Rooster.
4. Open de eigenschappen van het rooster.
5. Ga naar het tabblad: Werklocatie.
6. Klik op: Nieuw.
7. Vul de begindatum en eventueel de einddatum in.
8. Selecteer de hoofdlocatie.
9. Selecteer het hoofdvervoermiddel.
10. Klik op: Voltooien.

Werklocatiepatroon wijzigen in InSite (MSS):

1. Ga naar InSite en klik op: HRM.
2. Klik op: Werklocatie wijzigen.
3. Selecteer de medewerker voor wie het werklocatiepatroon gewijzigd moet worden.
4. Vul de ingangsdatum en eventueel de einddatum in.
5. Selecteer de hoofdlocatie.
6. Selecteer het hoofdvervoermiddel.
7. Klik op: Aanmaken.

   

Werklocatiepatroon wijzigen in InSite (ESS):

1. Ga naar InSite en klik op: Mijn InSite.
2. Klik op: Persoonlijke gegevens.
3. Klik op: Werklocatie wijzigen.
4. Selecteer het rooster waar je het werklocatiepatroon voor wilt wijzigen.
5. Vul de ingangsdatum en eventueel de einddatum in.
6. Selecteer de hoofdlocatie.
7. Selecteer het hoofdvervoermiddel.
8. Klik op: Aanmaken.

Werklocatiepatroon verwijderen:

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Rooster.
4. Open de eigenschappen van het rooster.
5. Ga naar het tabblad: Werklocatie.
6. Selecteer het patroon.
7. Klik op: Acties / Verwijderen.

Afwijken op het patroon

Incidentele afwijkingen in het patroon leggen medewerkers vast via de kalender in de AFAS Pocket app.

Afwijkingen vastleggen:

1. Open de AFAS Pocket app.
2. Klik op: Kalender.
3. Klik op: Werklocatie

   Op basis van het werklocatiepatroon is er per dag een icoon zichtbaar. Een blauwe stip staat voor een werkgeverslocatie zoals een kantoor. Het huisje staat voor een thuiswerkdag.

4. Selecteer de dag waarop je een afwijking wilt boeken en klik op de locatie.

   

5. Wijzig de locatie en eventueel het vervoermiddel.
6. Klik op: Versturen.

   De wijziging wordt direct doorgevoerd in de roosterkalender en in Payroll. Hier zit geen workflow met beoordeelstap achter.

Je kunt ook voor meerdere dagen een wijziging doorvoeren.

1. Selecteer de betreffende dagen.
2. Klik op: Locatie vastleggen.
3. Selecteer de locatie en het vervoermiddel.
4. Klik op: Versturen.

   De wijzigingen worden direct doorgevoerd in de roosterkalender en in Payroll. Hier zit geen workflow met beoordeelstap achter.

Let op:

De afwijkingen kunnen impact hebben op de berekende 214-dagen regeling(en). Wanneer een medewerker bijvoorbeeld eenmalig op een andere locatie werkt, dan wordt er rekening gehouden met een andere reisafstand. Hetzelfde geldt voor wijzigingen in het vervoermiddel.

Reisafstanden

De combinaties in het werklocatiepatroon zorgen voor reisafstanden die berekent kunnen worden voor de reiskostenvergoeding. De reisafstanden van de medewerker(s) zijn zichtbaar in de eigenschappen van de medewerker.

1. Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
2. Open de eigenschappen van de medewerker.
3. Ga naar het tabblad: Reisafstand.
4. In de weergave zijn de reisafstanden inzichtelijk die voor de betreffende medewerker zijn gemaakt.

   Voor ieder adres dat aanwezig is bij de medewerker is een reisafstand aangemaakt. Hierbij is de werkgeverlocatie overgenomen in het veld Werklocatie en auto benzine in het veld Vervoermiddel.

   Bij iedere wijziging die invloed heeft op de reisafstand, wordt er een nieuwe reisafstand toegevoegd. In de kolom Status is de status van de reisafstand zichtbaar. In de kolom Berekende afstand (km) is het aantal kilometers van de reisafstand zichtbaar.

Je kunt ook reisafstanden importeren via: HRM / Beheer / Import Medewerker HRM / Reisafstanden.

Om bestaande reisafstanden te wijzigen kun je gebruik maken van de import via: HRM / Beheer / Import Medewerker mutatie / Reisafstanden. De velden die gewijzigd kunnen worden zijn Einddatum, Reisafstand enkele reis (km) en Toelichting.

Let op:

De conversie zorgt niet automatisch voor berekende reisafstanden. Je bepaalt zelf wanneer je gebruik wilt maken van het communicatieprofiel Google Maps API voor de berekening van de reisafstanden.