AFAS Pocket inrichten voor het dossier

Deze pagina beschrijft de inrichting van het dossier.

Je kunt maximaal vier weergaven voor Mijn taken toevoegen in Pocket, elke weergave met een eigen filter.

Als je in een profiel een toelichting invult, wordt deze standaard in Pocket getoond.

Let op:

Wijzigingen in de instellingen of profielen (in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen) worden niet direct zichtbaar in actieve AFAS Pocket-sessies. Een Pocket-gebruiker kan direct beschikken over de nieuwe instellingen in AFAS Pocket via Instellingen / Ververs configuratie. Als beheerder kun je dit 'pushen' via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang, actie Ververs configuratie.

Als een gebruiker een AFAS Pocket-sessie start nadat een wijziging in Profit is doorgevoerd, is deze wel direct zichtbaar in AFAS Pocket.

Dossier

Gebruikers kunnen dossieritems insturen via AFAS Pocket, als je het onderstaande hebt ingericht.

Als je dit hebt ingericht, hebben gebruikers in AFAS Pocket een menukeuze voor het aanmaken van dossieritems. Als je dit niet hebt ingericht, wordt de menukeuze niet getoond.

Deze functionaliteit is ook beschikbaar als je InSite niet gebruikt. Als je InSite wel gebruikt, werkt de autorisatie op het aanmaken en tonen van dossieritems ook door in AFAS Pocket.

Als je in een profiel een toelichting invult, wordt deze standaard in Pocket getoond.

Insturen dossieritems inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
2. Maak een aanmaakprofiel aan voor elk type dossieritem waarvoor dossieritems mogen worden ingestuurd via AFAS Pocket. Je kunt ook bestaande InSite-profielen gebruiken.
3. Autoriseer de functionaliteit:
   1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
   2. Selecteer de gebruikersgroep.
   3. Ga naar het tabblad Pocket.
   4. Autoriseer het onderdeel Taken om het afhandelen van workflows toe te staan. Pocket-gebruikers zien in Pocket het menu-item Mijn taken.
   5. Autoriseer het onderdeel Dossier toevoegen om het aanmaken van dossieritems (workflows) toe te staan. Pocket-gebruikers zien in Pocket het menu-item Insturen.
4. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
5. Ga naar het tabblad: Dossierprofielen.
6. Koppel de profielen die gebruikt mogen worden voor het insturen van dossieritems via AFAS Pocket. Je kunt hier alleen 'dossierprofielen' selecteren.
7. De autorisatiefilters op type dossieritem gelden hier ook. Controleer of je deze goed hebt ingericht.

Zie ook:

• Profiel

Dossieritems insturen vanuit de eigenschappen van een organisatie of contact:

Dit is een aanvulling op de bovenstaande stappen.

1. Bij het type dossieritem moet de bestemming Organisatie/persoon minimaal optioneel zijn.
2. Maak een instuurprofiel op basis van het type dossieritem. Insturen via InSite moet mogelijk zijn.
3. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
4. Koppel de instuurprofielen.

Als je in Pocket vanuit eigenschappen organisatie/persoon, tabblad Dossier een nieuw dossieritem instuurt, dan zie je alle gekoppelde aanmaakprofielen waarbij de bestemming Organisatie/persoon is toegestaan.

Eigen dossieritems inrichten via de vrije inrichting

Maak het werken met je eigen workflows nog gebruiksvriendelijker door het aanpassen van de indeling zoals je die in Pocket ziet. Dit is mogelijk voor alle eigen typen dossieritem waarop vrije inrichting mogelijk is.

Deze functionaliteit bestaat uit twee delen. Als je de vrije inrichting hebt geactiveerd voor een type dossieritem, heb je de volgende mogelijkheden:

1. Standaard tabbladen hernoemen, indelen en verbergen

2. Vrije inrichting tonen in Pocket

Eigen type dossieritem inrichten:

De vrije inrichting van Pocket is een aanvulling op de bovenstaande beschrijving m.b.t. de inrichting van het dossier in Pocket.

1. Richt het vrije type dossieritem in voor InSite.
   • Activeer de vrije inrichting bij het eigen type dossieritem.
   • In de Management tool maak je per type dossieritem de vrije velden aan en je plaatst deze op vrije tabbladen voor InSite. Allleen InSite-tabbladen kunnen zichtbaar worden gemaakt in Pocket.

   Zie: Vrije inrichting dossier.

2. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
3. Ga naar het tabblad: Vrije inrichting.
4. Dubbelklik op: Vrije typen dossieritems.
5. Klik op: Nieuw.
6. Vink het type dossieritem aan en klik op Voltooien.

   

7. Dubbelklik op het type dossieritem.
8. Als je de vrije inrichting van het type dossieritem nog wilt wijzigen, dan doe je dit via de actie Management tool dossier.
9. Klik op de actie Onderhouden om te bepalen welke tabbladen je wilt zien in Pocket.

   Je kunt ook tabbladen weghalen, zoals Actielog in het onderstaande voorbeeld. Het tabblad Algemeen kun je niet weghalen.

   

10. Dubbelklik op een tabblad om dit te bewerken. Je hebt de volgende mogelijkheden:
    • Omschrijving van een tabblad aanpassen.
    • Bepalen welke onderdelen op het tabblad getoond worden. Je kunt InSite-tabbladen (toegevoegd in de Management tool), ook toevoegen als pagina-onderdelen.

    

11. Klik op Nieuw om een eigen tabblad aan te maken. Je kunt maximaal drie eigen tabbladen aanmaken.
    • Vul een omschrijving in voor het tabblad.
    • Bepaal welke onderdelen op het tabblad getoond moeten worden. Je kunt ook InSite-tabbladen opnemen als onderdeel op een tabblad.

    

Filter mijn taken

Gebruikers kunnen taken inzien en afhandelen via AFAS Pocket, dit verschilt niet van InSite. In Pocket gebruik je hiervoor het overzicht Mijn taken. In beginsel zie je hier dezelfde taken als in InSite. Het kan natuurlijk voorkomen dat je bepaalde taken niet via Pocket wilt afhandelen. Je houdt deze taken 'buiten beeld' door een filter op taken in de Pocket-instellingen vast te leggen. Dit filter geldt voor alle Pocket-gebruikers.

Filter op Mijn taken inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Algemeen (vanaf Profit 6 is dit het tabblad Mijn taken).
3. Klik op Bewerken bij Filter mijn taken.
4. Maak een filter aan. Alleen workflows die voldoen aan het filter, zijn beschikbaar in AFAS Pocket onder Mijn taken.

   Let op:

   Er zijn diverse andere factoren van invloed op het tonen van workflows in Mijn taken, zowel in InSite als in AFAS Pocket.

Extra weergaven voor Mijn taken

Standaard heb je één weergave Mijn taken in Pocket. Deze toont de workflows waarop de Pocket-gebruiker actie kan/moet ondernemen.

Je kunt maximaal vier weergaven voor Mijn taken toevoegen, elke weergave met een eigen filter. Alle weergaven hebben dezelfde velden. Als er voor een Pocket-gebruiker meerdere weergaven met taken beschikbaar zijn, dan ziet de gebruiker bovenaan Mijn taken de betreffende tabbladen.

Mogelijkheden:

• Je kunt per weergave zelf een naam invullen. Als er meerdere weergaven zijn, dan kan Mijn taken ook een andere naam krijgen. Een Pocket-gebruiker ziet de aangepaste naam van Mijn taken alleen, als er minimaal één andere weergave in beeld komt. Als alleen de weergave Mijn taken in beeld komt, dan heet deze altijd Mijn taken.
• Elke weergave kan een ander filter bevatten, zodat je per weergave specifieke workflows toont.
• Je kunt de extra weergaven autoriseren, Mijn taken is altijd zichtbaar.

Extra weergaven op Mijn taken inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: Mijn taken.

   Vergeet niet dit tabblad te autoriseren.

3. Vink Afwijkende omschrijving aan als je Mijn taken een andere naam wilt geven.
4. Je kunt maximaal vier eigen weergaven inrichten. Vink de weergave aan die je in gebruikt wilt nemen, je vinkt bijvoorbeeld Extra weergave 1 gebruiken aan.
5. Vul de omschrijving in die in Pocket getoond moet worden. Gebruik korte omschrijvingen, zodat deze (makkelijker) passen in de scrollbalk in AFAS Pocket.
6. Als je een eigen weergave wilt toevoegen, klik je op Toon.
   • Je kunt nu een eigen weergave toevoegen met de gewenste velden. Ook kun je een filter in de weergave toepassen, zodat alleen specifieke workflows getoond worden.
   • Je kunt de weergavedefinitie wijzigen, dit is belangrijk voor de filterautorisatie op weergave.
7. Sluit de schermen met de weergaven en keer terug naar de instellingen van AFAS Pocket.
8. Selecteer de nieuwe weergave.

   

9. Klik op: Opslaan en sluiten.
10. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
11. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
12. Selecteer de gebruikersgroep die je voor een bepaalde weergave wilt autoriseren.
13. Ga naar het tabblad Pocket en autoriseer de weergave.