Vervoersregels: Combinatie fiets en wagen (Acerta)
Als een medewerker afwisselend met de fiets en de wagen naar het werk komt, wordt de vergoeding berekend via een combinatie van verschillende looncomponenten. Hiervoor gebruik je twee VER-looncomponenten en twee LOM-looncomponenten. Met behulp van de LOM-looncomponenten registreer je via een loonmutatie het aantal dagen per vervoersmiddel. Omdat de verdeling maandelijks kan variëren, geeft de medewerker dit door via een declaratie. Op basis van die informatie zorgt Acerta voor een correcte berekening.
|
Inhoud |
Inrichting VER-regels
Om de afstand in kilometer en de berekening hiervan door te sturen naar Acerta, voeg je twee VER-looncomponenten toe: één voor de fietsvergoeding en één voor de kilometervergoeding met de auto. Is er al een actief looncomponent voor een van deze vergoedingen? Dan kan je dit mogelijk hergebruiken. Je voegt de looncomponenten toe op basis van de template Acerta - VER Regels.
Welke gegevens je hiervoor moet gebruiken, ontvang je van je dossierbeheerder bij Acerta. Ter illustratie een voorbeeld:
VER-regel Auto
- Code sociaal secretariaat: 0025 (Ander vervoer dan openb./georg.)
- Afhouding: Bedrag wordt niet ingehouden op het loon
- Gebruik: Voertuig wordt effectief gebruikt
- Informatief: Niet informatief, wel vergoedingen toegekend
- Samenrijden: Verplaatsing gebeurt alleen
- Tariefperiode: Maandbedrag x 3 / 65
- Voertuig: Auto
- Frequentie: Werkdagen
- Uitbetalingspercentage: 100,00
- Volgnummer: 1,00
VER-regel fiets
- Code sociaal secretariaat: 0420 (Niet-belastbaar fietsvergoeding)
- Afhouding: Bedrag wordt niet ingehouden op het loon
- Gebruik: Voertuig wordt effectief gebruikt
- Informatief: Niet informatief, wel vergoedingen toegekend.
- Samenrijden: Verplaatsing gebeurt alleen
- Tariefperiode: Maximale fietsvergoeding
- Voertuig: Fiets
- Frequentie: Dagelijks fietsen (afstand heen en weer)
- Uitbetalingspercentage: 100,00
- Volgnummer: 2,00
Let op:
Gebruik voor de looncomponent van de auto en de fiets een verschillend volgnummer, zodat de looncomponenten elkaar niet overschrijven in de loonmotor van Acerta.
Richt de looncomponenten in en activeer ze, gebruik hiervoor het helpartikel Vervoersregels inrichten (Acerta). Stel de parameters Berekenen Ja/Nee en Afstand in km zo in dat mutaties bij de medewerker mogelijk zijn. Zo kunnen de waarden per medewerker afzonderlijk worden vastgelegd. Het is nog niet nodig om deze waarden bij de medewerker te boeken. Dit komt later aan bod.
Het resultaat ziet er als volgt uit:
Inrichting LOM-regels
Om bij te houden op welke dagen een medewerker met de auto of fiets naar het werk is gekomen, voeg je twee LOM-looncomponenten toe. Je ontvangt de noodzakelijke gegevens van Acerta. Ter illustratie een voorbeeld:
Auto
- Code sociaal secretariaat: 7425
- Parameter: Eenheden
- Methode: <>P1<><><>
Fiets
- Code sociaal secretariaat: 7420
- Parameter: Eenheden
- Methode: <>P1<><><>
Maak per vervoersmiddel een LOM-looncomponent aan. Gebruik hiervoor de template Acerta - LOM regels. Kopieer de template looncomponent. Geef de omschrijving en de code van het sociaal secretariaat op en activeer de looncomponent op dezelfde manier als bij de VER-looncomponenten.
Voor LOM’s stel je de omschrijving van de parameter en de soort parameter zelf in. De stappen om dit te doen, zijn als volgt:
Instellingen parameter:
- Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
- Open de eigenschappen van de cao.
- Ga naar het tabblad: Looncomponent.
- Open het looncomponent.
- Ga naar het tabblad: Parameter.
- Open de eigenschappen van parameter P1 (Variabel).
Geef Eenheden in bij het veld Omschrijving.
Selecteer Numeriek bij het veld Soort parameter.
Vink het veld Mutaties via boekingsprogramma toestaan aan, zodat je de eenheden kan boeken via een loonmutatie.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Geef de waarden van de verschillende parameters op in de cao:
Waarden ingeven bij parameter:
- Ga naar: HRM / Organisatie / Cao.
- Open de eigenschappen van de cao.
- Ga naar het tabblad: Looncomponent.
- Open de looncomponent.
- Ga naar het tabblad: Parameter.
Dubbelklik op de parameter om de eigenschappen te openen.
- Ga naar het tabblad: Waarden.
- Klik op: Nieuw.
- Vul de begindatum en de waarde in.
- Klik op: Voltooien.
Richt beide looncomponenten (fiets en auto) op deze manier in. Hieronder vind je het eindresultaat van de inrichting van de parameters op cao-niveau.
Looncomponenten boeken
Op medewerkersniveau geef je de waarden van de parameters in die je niet op cao-niveau hebt ingegeven, omdat deze per medewerker kunnen verschillen. Dit geldt zowel voor de VER-looncomponenten als de LOM-looncomponenten. Als deze gegevens niet worden ingevuld, kan er geen vergoeding berekend worden.
Het aantal dagen per vervoersmiddel wordt niet op medewerkersniveau ingevoerd. Dit gebeurt via het boekingsprogramma (loonmutatie).
Let op:
Je kunt de looncomponent op de medewerker alleen boeken als het veld Mutaties bij medewerker toestaan is aangevinkt op cao-niveau.
Looncomponent boeken op medewerker:
- Ga naar: HRM / Medewerker / Medewerker.
- Open de eigenschappen van de medewerker.
- Ga naar het tabblad: Looncomponent.
- Klik op: Nieuw.
- Selecteer de looncomponent waarop je de boeking wil doen.
- De looncomponent verschijnt als het veld Mutaties bij medewerker toestaan aan staat op cao-niveau.
- Klik op: Voltooien.
- Je komt in het tabblad van de parameter terecht. Klik op de parameter die je wil ingeven.
- Klik op: Nieuw.
- Vul de gegevens in.
- Klik op: Voltooien.
Loonmutatie boeken
Na het boeken van de looncomponenten op medewerkersniveau, geef je via een loonmutatie aan hoeveel dagen de medewerker met de fiets en hoeveel dagen de medewerker met de auto naar het werk is gereden. Dit vul je in als eenheden. De medewerker kan dit ook zelf aangeven via de functionaliteit Declaraties, op voorwaarde dat deze is ingericht.
Loonmutatie boeken:
- Ga naar: HRM / Payroll / Boeken loonmutatie.
- Vul de werkgever, medewerker, periodetabel, periode en het jaar in.
- Geef de looncomponenten in waarop je de eenheden wil ingeven. In dit geval zijn dit looncomponent 7420 en 7425.
- Klik op: Opslaan.