Lezers toevoegen en geldigheidsduur documenten instellen

Je bepaalt welke medewerkers of bezoekers documenten mogen raadplegen. Ook bepaal je de maximale termijn in dagen voor het weergeven van documenten als 'te lezen' of 'te accorderen'.

Lezers toevoegen

Je kunt zowel ingelogde als anonieme bezoekers toestemming geven om een document te lezen. Via selecties, gebruikersgroepen en autorisatierollen bepaal je welke personen toegang hebben tot het document.

Lezers toevoegen:

1. Open Profit.
2. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Documentsjabloon.
3. Open de eigenschappen van het documentsjabloon.
4. Ga naar het tabblad: Lezers.
5. Klik op: Nieuw.
6. Selecteer een waarde bij Type.

   Je kunt een lezerslaag toevoegen op basis van een selectie, gebruikersgroep of rol. Afhankelijk van het geselecteerde type kun je in het volgende scherm via multiselect in één keer meerdere items van dit type toevoegen.

7. Selecteer een waarde bij Lezersniveau.

   Als je kiest voor Lezen mag iemand het document zien. Selecteer je In persoonlijk overzicht dan komt het document in het overzicht Nog te lezen documenten. Als de gebruiker het document gelezen heeft kan hij dit aangeven. Als je kiest voor Akkoord voor gelezen moet de gebruiker het document accorderen.

8. Klik op: Volgende.
9. Selecteer de gebruikers die het document mogen (of moeten) lezen.
10. Klik op: Voltooien.

Geldigheidsduur te lezen en te accorderen documenten vastleggen

Documenten worden standaard getoond in overzichten met te lezen documenten en eventueel te accorderen documenten. Deze overzichten kunnen hierdoor veel documenten bevatten. Dit is met name lastig bij nieuwe medewerkers, want bij deze medewerkers verschijnen alle documenten als 'nog te lezen' of 'nog te accorderen'.

Daarom kun je een maximale geldigheid instellen. Na het verstrijken van deze geldigheid worden de documenten niet meer in de hierboven genoemde overzichten getoond. Deze documenten kunnen nog wel via andere overzichten geraadpleegd worden.

Geldigheidsduur te lezen en te accorderen documenten vastleggen:

1. Open de eigenschappen van het documentsjabloon.
2. Ga naar het tabblad: Opties.
3. Bepaal de duur voor het tonen en accorderen van documenten in de volgende velden:
   • Toon te lezen documenten gedurende (dagen)
   • Toon te accorderen documenten gedurende (dagen)
4. Klik op: Opslaan en sluiten.