Investeringsproject inrichten

Met investeringsprojecten beheer je grote investeringen die uit meerdere inkoopfacturen bestaan. Je houdt overzicht over de investeringskosten en kunt direct vanuit het project vaste activa aanmaken. Hiermee heb je een perfecte aansluiting tussen je projectadministratie en vaste activa.

Voor deze functionaliteit gebruik je de integratie met Profit Projecten en Profit Financieel.

Voordat je investeringsprojecten kunt gebruiken moet je dit eerst activeren en inrichten.

Bij investeringsprojecten kun je ook projectstatussen toevoegen.

Investeringsprojecten activeren

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

• Investeringsprojecten

Stappen om een activering in te schakelen

Grootboekrekening voor investeringsprojecten toevoegen

Je voegt een grootboekrekening toe voor de tussenrekening investeringen. Deze grootboekrekening koppel je in een volgende stap aan de projectgroep voor investeringsprojecten. De inkoopfacturen boek je op deze grootboekrekening. Je regelt op de grootboekrekening ook dat je alleen op een type project Investeringsproject kan boeken.

Tussenrekening investering toevoegen:

1. Ga naar: Financieel / Grootboek / Grootboekrekening.
2. Maak een nieuwe grootboekrekening aan of wijzig een bestaande rekening.

   Bijvoorbeeld grootboekrekening 2340 Tussenrekening investeringsproject.

3. Selecteer Investeringsproject verplicht bij Doorboeken projecten.

   Let op: Deze instelling kan je alleen selecteren bij een balansrekening (niet bij kosten of opbrengsten).

Kostensoort toevoegen

Je voegt een kostensoort toe voor activeren investering. Profit weet dan op welke kostensoort de financiële mutatie als gevolg van het activeren van het project geboekt moet worden. Maak ook één of meerdere kostensoorten waarmee je de investeringen op de investeringsprojecten wil onderscheiden. Denk bijvoorbeeld aan een onderscheid in Inventaris, Computerapparatuur etc.

Kostensoort toevoegen:

1. Ga naar: Projecten / Item / Kosten.
2. Klik op: Nieuw.

   Voeg de nieuwe kostensoort toe. Bijvoorbeeld Activeren investeringsproject. Deze gebruik je om de investeringsprojecten automatisch leeg te boeken bij het activeren van (een deel van) het investeringsproject.

   Voor meer informatie, zie beschrijving bij Kosten toevoegen.

3. Vul de velden in.
4. Voltooi de wizard.

Projectgroep voor investeringsprojecten inrichten

Voor de aansluiting tussen de projectenadministratie en financiele administratie leg je bij de projectgroep de tussenrekening en kostensoort vast.

1. Ga naar: Projecten / Project / Projectgroep.
2. Maak een nieuwe projectgroep aan of wijzig een bestaande.

   

3. Selecteer de Tussenrekening investering met de eerder aangemaakte grootboekrekening.
4. Selecteer de betreffende kostensoort bij Kostensoort activeren investering.

   Let op:

   Beide velden moeten worden ingevuld, niet slechts één van beide.

Workflow Investeringsproject inrichten

In InSite kun je een investeringsproject ook eerst laten beoordelen via een workflow. Bijvoorbeeld om een andere medewerker (manager) de gegevens te laten controleren of te informeren. Het project zal hierbij pas definitief zichtbaar zijn in je projectenadministratie als de beoordelaar het investeringsproject via de workflow heeft goedgekeurd.

Richt de workflow in als een investeringsproject via een workflow in InSite moet worden goedgekeurd. Je kunt de standaard meegeleverde workflow direct gebruiken voor het beoordelen van een investeringsproject.

Workflow inrichten:

1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
2. Open het type dossieritem Investeringsproject (Profit).
3. Ga naar het tabblad: Workflows.
4. De workflow Investeringsproject (Profit) kun je direct gebruiken. Als je de workflow wilt aanpassen, moet je een nieuwe workflow maken die gebaseerd is op deze workflow.

   Lees in de beschrijving meer over de speciale acties, condities en rollen van deze workflow.

   Met deze workflow kun je investeringsprojecten laten beoordelen. Na akkoord kan de workflow afgehandeld worden en wordt het investeringsproject aangemaakt.

   Het gaat om type dossieritem -191 Investeringsproject (Profit).

   Schema van de workflow

   Op basis van onze ervaring adviseren wij onderstaand workflowschema.

   

   Inrichting

   Er worden drie statussen gebruikt: Beoordelen Goedgekeurd en Afgekeurd. Er worden geen kenmerken gebruikt. Zodra de workflow is gestart krijgt deze de status In behandeling. Het is mogelijk om de status van de forecast te updaten vanuit een workflow actie door een waarde toe te kennen.

   Condities

   Er worden geen taken conditioneel afgehandeld..

   Speciale acties

   Er zijn vijf speciale acties: Afkeuren investeringsproject, Goedkeuren investeringsproject en Opnieuw insturen investeringsproject. Bij het afkeuren wordt het project afgekeurd en de workflow komt terug bij de instuurder of huidige vervanger van instuurder en deze moet het project aanpassen. Door deze actie kan je een aangepast project opnieuw insturen zodat de projectverantwoordelijke deze kan beoordelen. Het afkeuren wordt met deze actie ongedaan gemaakt.

   Verder heb je Bijlage(n) ondertekenen en Ondertekende bijlage(n) verwijderen voor het digitaal ondertekenen.

   Waarom welke stappen?

   De workflow investeringsproject komt langs de verantwoordelijke of huidige vervanger verantwoordelijke, die de beoordeling van de investeringsprojecten doet. Deze verantwoordelijke kan het project goed- of afkeuren. Bij een afgekeurd project komt de workflow terug bij de instuurder of huidige vervanger van instuurderen kan deze opnieuw insturen of laten vervallen. Je kunt ook iemand verantwoordelijk maken voor het beoordelen van het investeringsproject.

   Wordt de workflow gestart vanuit een signaal?

   Nee

5. Publiceer de workflow als je deze hebt aangepast.

   Koppel deze workflow aan het betreffende projectprofiel voor investeringsprojecten als je een eigen workflow hebt gemaakt.

Projectprofiel voor investeringsprojecten inrichten

Een projectprofiel voor investeringsprojecten bepaalt de velden die je bij een investeringsproject kunt vullen en de workflow als je daarmee wilt werken. Voor investeringsprojecten moet je een projectprofiel van het type Investeringsproject gebruiken. Je gebruikt projectprofielen in Profit en InSite.

Projectprofiel toevoegen:

1. Ga naar: Projecten / Beheer / Inrichting / Projectprofiel.
2. Klik op Nieuw of open het bestaande projectprofiel van het type Investeringsproject.
3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
4. Controleer of het type project Investeringsproject is geselecteerd.
5. Selecteer de workflow voor investeringsprojecten bij Workflow, als je een eigen workflow hebt gemaakt in de vorige stap.

   Let op:

   Het aanmaken en wijzigingen van investeringsprojecten in InSite loopt via de workflow, als je een workflow koppelt. Selecteer dan ook een context voor het beoordelen via de workflow.

   Voor het gebruik van contexten, zie Contexten bij projectprofielen.

   

InSite inrichten voor investeringsprojecten

InSite inrichten in Profit:

Voor investeringsprojecten in InSite activeer je de type pagina:

• Investeringsprojecten

Type pagina activeren

InSite inrichten en InSite-pagina's toevoegen in InSite:

Stel de portalpagina Investeringsprojectenportaal beschikbaar in InSite, bijvoorbeeld door een menu-item toe te voegen aan het menu of door een knop toe te voegen aan een banner.

1. Log in en start Sitebeheer.
   1. Open de site.
   2. Log in met de gebruikersnaam en wachtwoord.
   3. Klik op: Opslaan en sluiten.
   4. Klik rechtsboven op de gebruikersnaam.

      

   5. Klik op: Sitebeheer.

2. Voeg de InSite-pagina’s toe voor het indienen en beheren van investeringsprojecten:
   • Portaalpagina Investeringsprojecten
3. Maak eventueel de AFAS-versie van de pagina('s) zichtbaar en publiceer die.
4. Gebruik je de AFAS-versie niet, voeg dan een menu-item of knop Aanmaken Investeringsproject toe aan de site, zodat medewerkers een investeringsproject kunnen aanmaken.

Autorisatie InSite inrichten

Autoriseer InSite-pagina’s voor de juiste gebruikersgroepen. Alle pagina's met betrekking tot dit type dossieritem zijn gekoppeld aan de functionaliteit Investeringsprojectdget aanvragen.

Wil je dit aanpassen raadpleeg Autorisatie in Profit InSite

Pagina's autoriseren voor InSite:

Bij elk nieuw projectprofiel ontstaan ook nieuwe InSite-pagina's, controleer of deze correct geautoriseerd zijn. Als je bepaalde profielen niet in InSite wilt gebruiken, zorg er via de autorisatie voor dat deze niet bereikbaar zijn.

• Controleer in Algemeen / In & OutSite / Pagina, eigenschappen pagina, tabblad Pagina-autorisatie of de pagina's correct geautoriseerd zijn.
• Controleer in InSite of de pagina-onderdelen, waar de velden uit de context van het projectprofiel op staan, wel zijn toegevoegd op de Aanmaken-pagina. De context werkt namelijk pas als de schermsturing de velden kan vullen (ook al zijn ze onzichtbaar gemaakt en weg-geautoriseerd).