Contractbeheer in Financieel

Liquiditeit en inzicht in bestedingsruimte van de organisatie zijn onderwerpen die de laatste jaren steeds belangrijker zijn geworden. Weten welke kosten je kunt verwachten en wanneer deze betaald moeten worden. Daarbij is een goede vastlegging van verplichtingen en contracten met leveranciers essentieel, zodat onverwachte en onbedoelde contractverlengingen worden voorkomen!

In Profit kun je contracten vastleggen en beheren. Je kunt verschillende soorten contracten vastleggen, bijvoorbeeld een onderhoudscontract, huurcontract of verzekering. Door het vastleggen van een einddatum signaleert Profit automatisch dat het contract gaat verlopen of stilzwijgend verlengd zal worden. Het signaal voor contractverlenging start een workflow waardoor je het contract direct kunt verlengen of kan opzeggen.

Voordelen:

  • Contracten centraal vastleggen en beheren.
  • Inzicht in alle contracten, opzegtermijnen en looptijden.
  • Verplichtingen en reserveringen zijn ondergebracht in contractbeheer, zodat je deze makkelijk kunt toevoegen en raadplegen, ook als je geen gebruik maakt van budgetten.
  • Inzicht in de contracthistorie.
  • Juiste signaal op het juiste moment. Wees tijdig op de hoogte van het aflopen of stilzwijgende verlenging van de contracten.
  • Verlengen en opzeggen met workflow in InSite.

Beschrijving

Een contract genereert automatisch een verplichting, als je dit hebt ingesteld bij het contract. Een contract zorgt automatisch voor een verplichting in het geselecteerde grootboek. De verplichting is hierdoor een financieel gevolg van het bedrijfsproces; vastlegging bij de bron.

De financiële afhandeling is vervolgens de taak van de financiële administratie. In de weergave Verplichtingen heb je een compleet overzicht van alle openstaande verplichtingen. Je kunt deze raadplegen en onderhouden. De verwerking van een inkoopfactuur is vervolgens een simpele klus. De inkoopfactuur kan eenvoudig gematcht worden met een openstaande verplichting (of verplichtingen) bij de crediteur, waarna automatisch de tegenboeking wordt aangemaakt.

Als je digitale inkoopfacturen (UBL) gebruikt, wordt de verwerking nog efficiënter doordat Profit op referentie, bedrag en/of crediteur van de inkoopfactuur kan matchen met openstaande verplichtingen.

Voorbereiding

Werkwijze

Zie ook