Importdefinitie toevoegen en bestand importeren

Als je een bestand met gegevens hebt om te importeren, maar nog geen importdefinitie van het bestand, dan kun je in één keer de importdefinitie toevoegen en de gegevens importeren.

In de import-wizard koppel je te importeren velden aan Profit-velden. Dit kun je nu weer snel en makkelijk doen door de importvelden op de Profit-velden te slepen.

Je kunt een importsjabloon aanmaken op basis van een importdefinitie. Hierdoor krijg je een sjabloon in de vorm van een Excel-bestand met alle te importeren velden staan. Een geweldig hulpmiddel als je begint met een nieuwe import.

• Test het importeren altijd in een testomgeving, voordat je de import definitief uitvoert in de productie-omgeving.

  Dit geldt zeker bij importfuncties waarmee je bestaande gegevens in Profit kunt muteren. Ook een combinatie van nieuwe import + mutatie is mogelijk, bijvoorbeeld via CRM / Beheer / Import CRM / Organisatie nieuw/mutatie.

  Hierbij zal Profit gegevens uit het importbestand matchen met gegevens in Profit. Vaak kun je in de import opgeven op welke gegevens gematcht wordt. Je moet er uiteraard zeker van zijn dat de matching goed verloopt en dat de juiste gegevens worden gemuteerd.

• Test de toekenning van nummering of codes

  Bij het toevoegen van nieuwe gegevens kan het gebruik van autonummering of tellers van toepassing zijn. Hierbij heb je twee mogelijkheden:

  • Het importbestand bevat de codes of nummers

    Als je deze codes/nummers wilt gebruiken, dan koppel je het import-veld aan het Profit-veld.

  • Je wilt de autonummering of tellers gebruiken

    Je koppelt geen import-veld aan het Profit-veld (voor de code).

    Hierdoor kan tijdens de import geen nummer/code in het importbestand worden gevonden. Als er wel een nummer/code nodig is, dan kan Profit deze ontlenen aan de teller of autonummering.

  Test het bovenstaande altijd voordat je de import uitvoert in je productie-omgeving.

• Performance verbeteren

  Verloopt de import te traag bij grote importbestanden? Knip het importbestand dan op in meerdere importbestanden. Zorg ervoor, dat de map met de importbestanden alleen de te importeren bestanden bevat.

  Voorbeeld

  Stel, je hebt het importbestand Loonstroken opgeknipt in Loonstroken-1, Loonstroken-2 en Loonstroken-3. Plaats dan in de importmap alleen de bestanden Loonstroken-1, Loonstroken-2 en Loonstroken-3, niet het originele (grote) bestand Loonstroken.

Aandachtspunten

• Test het importeren altijd in een testomgeving, voordat je de import definitief uitvoert in de productie-omgeving.

  Dit geldt zeker bij importfuncties waarmee je bestaande gegevens in Profit kunt muteren. Ook een combinatie van nieuwe import + mutatie is mogelijk, bijvoorbeeld via CRM / Beheer / Import CRM / Organisatie nieuw/mutatie.

  Hierbij zal Profit gegevens uit het importbestand matchen met gegevens in Profit. Vaak kun je in de import opgeven op welke gegevens gematcht wordt. Je moet er uiteraard zeker van zijn dat de matching goed verloopt en dat de juiste gegevens worden gemuteerd.

• Test de toekenning van nummering of codes

  Bij het toevoegen van nieuwe gegevens kan het gebruik van autonummering of tellers van toepassing zijn. Hierbij heb je twee mogelijkheden:

  • Het importbestand bevat de codes of nummers

    Als je deze codes/nummers wilt gebruiken, dan koppel je het import-veld aan het Profit-veld.

  • Je wilt de autonummering of tellers gebruiken

    Je koppelt geen import-veld aan het Profit-veld (voor de code).

    Hierdoor kan tijdens de import geen nummer/code in het importbestand worden gevonden. Als er wel een nummer/code nodig is, dan kan Profit deze ontlenen aan de teller of autonummering.

  Test het bovenstaande altijd voordat je de import uitvoert in je productie-omgeving.

• Performance verbeteren

  Verloopt de import te traag bij grote importbestanden? Knip het importbestand dan op in meerdere importbestanden. Zorg ervoor, dat de map met de importbestanden alleen de te importeren bestanden bevat.

  Voorbeeld

  Stel, je hebt het importbestand Loonstroken opgeknipt in Loonstroken-1, Loonstroken-2 en Loonstroken-3. Plaats dan in de importmap alleen de bestanden Loonstroken-1, Loonstroken-2 en Loonstroken-3, niet het originele (grote) bestand Loonstroken.

Overzicht van het importproces

De importwizard heeft zes of zeven stappen, dit verschilt per importfunctie:

• Stap 1: Selecteer de actie Import via nieuw aan te maken definitie.
• Stap 2: Importopties kiezen (niet altijd van toepassing)

  Deze stap geldt alleen bij bepaalde functies, zoals het importeren van organisaties of medewerkers. Je krijgt een extra scherm met instellingen die voor de hele import gelden.

• Stap 3: Bestand + Opties

  Selecteer het te importeren bestand. Je kunt eventueel extra opties vastleggen.

• Stap 4: Velden koppelen

  Koppel de velden uit het importbestand aan Profit-velden. Er zijn ook andere mogelijkheden om de te importeren velden een waarde te geven.

• Stap 5: Script toepassen

  Deze stap is optioneel. Je kunt via een script een bewerking toepassen op een te importeren veld.

• Stap 6: Omschrijving van de aan te maken importdefinitie invullen
• Stap 7: Technische controle + Import uitvoeren.

Alle stappen vn het importproces

1. Ga naar: de importfunctie.
2. Selecteer de actie Import via nieuw aan te maken definitie.
3. Klik op: Volgende.
4. Afhankelijk van de importfunctie kan er een extra stap met instellingen verschijnen die specifiek van toepassing zijn op de te importeren gegevens. Stel alle instellingen in.
5. Klik op: Volgende.
6. Klik op + en selecteer het te importeren bestand.

   Hoe kan ik een bestand uploaden in de webversie van Profit

   Als je de webversie van Profit gebruikt, moet je het te importeren bestand eerst uploaden naar de (tijdelijke) T-schijf. De upload geldt alleen voor de huidige Profit-sessie.

   1. Je werkt in de webversie van Profit.
   2. Klik bovenin het venster op de volgende knop:

      

   3. Klik op Upload.

      

   4. Selecteer het importbestand en klik op Openen.

      

   5. Selecteer de T-schijf en klik op OK.

      

   6. Selecteer het te importeren bestand in de importwizard.

      

7. Bij Bestand met afgekeurde regels verschijnt dezelfde naam, maar met de extensie .log. In dit bestand zal Profit afgekeurde regels wegschrijven; dit zijn de regels die niet geïmporteerd kunnen worden.Je kunt de bestandsnaam eventueel wijzigen via de bladerknop achter het veld.
8. Het uitgangspunt voor het importbestand is een CSV-bestand waarvan de eerste regel een kopregel met omschrijvingen is. De opvolgende regels worden geïmporteerd. Kijk onderin het scherm of de te importeren regels goed worden getoond. Als dit niet het geval is, dan pas je de geavanceerde opties aan.

   Hoe kan ik de Geavanceerde opties aanpassen

   • Bestandstype

     Selecteer de manier waarop het importbestand is opgebouwd.

     • Vaste lengte

       Voor alle velden in een bepaalde kolom wordt een vaste lengte gebruikt.

       In de volgende stap geef je de scheidingen op.

       Bij het importeren van een ASCII-bestand met vaste lengtes moet je aangeven waar de scheidingen tussen de velden liggen.

       

       Als je in de vorige stap hebt aangegeven dat het bestand veldnamen bevat, dan worden de veldnamen in een rode kleur getoond.

       Scheidingen tussen velden importbestand opgeven:

       1. Klik op:
          • Automatisch

            Profit bepaalt de scheidingen automatisch, bijvoorbeeld op basis van spaties.

          •  Wis alles

            Profit verwijdert de scheidingen.

       2. Klik in de weergave op de positie waar de scheiding moet worden aangebracht. Klik nogmaals op een reeds geplaatste lijn als je deze wilt weghalen.
       3. Klik op: Volgende.
     • Scheidingsteken

       De veldwaarden worden gescheiden door een bepaald scheidingsteken, zoals een komma of een puntkomma. Vul het scheidingsteken in.

     • Tab gescheiden

       Veldwaarden worden gescheiden door een tab.

   • Tekenreeksteken

     Het teken dat het ASCII-bestand wordt gebruikt om tekstvelden aan te geven (alleen bij bestanden met scheidingstekens of tabs). Meestal worden hiervoor enkele of dubbele aanhalingstekens gebruikt.

   • Decimaal teken
   • Het teken dat het bestand als decimaal scheidingsteken wordt gebruikt (meestal een punt of een komma).
   • Lezen vanaf regel

     Het eerste regelnummer met te importeren gegevens. Als bijvoorbeeld de eerste regel veldnamen bevat, moet je waarschijnlijk vanaf regel 2 importeren. Door de waarde 2 in te vullen wordt vanaf regel 2 geïmporteerd en worden de veldnamen op regel 1 niet meegenomen.

   • Eerste regel bevat kolomnamen

     Vink dit veld aan als de eerste regel van het ASCII-bestand de veldnamen bevat. De overige velden worden dan automatisch goed gevuld. In het veld Lezen vanaf regel wordt hierdoor automatisch een 2 geplaatst.

   • Controle of bestand al geïmporteerd is (o.b.v. inhoud)

     Je kunt dubbele imports vermijden door dit veld aan te vinken. Als je een bestand voor een tweede maal probeert te importeren, krijg je direct een waarschuwing. Dit gebeurt ook als een eerdere importactie mislukt is.

   

9. Sluit het te importeren bestand, mocht dit nog geopend zijn.
10. Klik op: Volgende. 

    Bovenin het scherm zie je de Profit-velden, onderin zie je de te importeren regels. Je geeft per Profit-veld aan hoe dit tijdens de import moet worden afgehandeld.

    Let op: 

    Je moet minimaal de in Profit verplichte velden importeren, dit zijn de velden waarbij het veld Verplicht is aangevinkt.

11. Maximaliseer het importscherm, dit werkt het beste bij het koppelen van velden.
12. Koppel de velden uit het importbestand aan de Profit-velden:
    1. Selecteer een Profit-veld en selecteer Inlezen.
    2. Selecteer dan de veldnaam uit het importbestand waar je het Profit-veld aan wilt koppelen.

    Je ziet bij elk Profit-veld het veldtype en de (maximale) lengte van het veld.

    

    Vanaf Profit 3 kun je het te koppelen import-veld op het Profit-veld slepen.

    

    Naast het inlezen heb je een aantal andere opties, zie Importopties voor velden.

13. Klik op: Volgende.
14. Je kunt een script met bewerkingen in Visual Basic toevoegen.
15. Klik op: Volgende.
16. Vul een omschrijving in voor de importdefinitie.De importdefinitie wordt onder deze naam bewaard en je kunt deze selecteren als je een import doet met de keuze Import via bestaande definitie. Je bewerkt de importdefinitie via Bestaande definitie bewerken en importeren.
17. Klik op: Volgende.
18. Klik op Controle om een technische controle uit te voeren. Deze stap is optioneel, maar het is aan te raden deze te doen. Bij de technische controle kijkt Profit of de te importeren velden voldoen aan de eisen t.a.v. veldtype, veldlengte, etc. Tijdens de feitelijke import worden extra controles uitgevoerd, waardoor de import alsnog (ten dele of geheel) kan worden afgekeurd.
19. Alles in orde? Klik dan op: Importeren.

    Tijdens de import verschijnt een voortgangsbalk. Deze blijft in beeld tot de hele import is afgerond. Als je tussentijds op Annuleren klikt, wordt het hele importproces toch doorlopen.

20. Controleer de import en corrigeer de geconstateerde fouten.