Roosterwijziging inrichten

Met het proces Roosterwijziging wijzig je het rooster of de werkdagen van een medewerker. Je kunt dit proces gebruiken vanuit MSS of ESS en eventueel combineren met andere wijzigingen, zoals functie, salaris of thuiswerkdagen.

In dit artikel nemen we je stap voor stap mee in de inrichting.

Inhoud
Stap 1: Workflow inrichten

De workflow bepaalt wie de roosterwijziging moet controleren en in welke volgorde dit gecontroleerd moet worden. Je gebruikt aparte workflows voor MSS en ESS.

Workflow voor MSS inrichten:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open de eigenschappen van het type dossieritem Roosterwijziging (Profit).
  3. Ga naar het tabblad: Workflows.
  4. Open de workflow die je voor MSS wilt gebruiken. Standaard is dit de workflow Roosterwijziging (incl. ondertekening).
  5. Richt de workflow in.

Standaard wordt in deze workflow het document Wijziging Rooster Workflowmutatie (Profit) gebruikt. Wil je de inhoud of opmaak van dit document aanpassen? Maak dan een kopie van het standaarddocument en koppel deze kopie aan de juiste workflowtaak.

Workflow voor ESS inrichten:

  1. Ga naar: CRM / Dossier / Inrichting / Type dossieritem.
  2. Open de eigenschappen van het type dossieritem Roosterwijziging (Profit).
  3. Ga naar het tabblad: Workflows.
  4. Open de workflow die je voor ESS wilt gebruiken. Standaard is dit de workflow Roosterwijziging (incl. ondertekening).
  5. Richt de workflow in.

Standaard wordt in deze workflow het document Wijziging Rooster Workflowmutatie (Profit) gebruikt. De ESS-variant wordt vaak alleen ingericht voor een wijziging van de werkdagen zonder dat het aantal contracturen verandert. Een medewerker werkt bijvoorbeeld op maandag, dinsdag en woensdag en wil de woensdag omzetten naar vrijdag.

In deze situatie wijzigt alleen de verdeling van de uren over de week. Het arbeidscontract wijzigt niet en er is daarom geen nieuw contractdocument nodig. Je kunt de workflow bijvoorbeeld alleen door de leidinggevende laten beoordelen.

Tijdelijke roosterwijziging

Wil je het rooster van een medewerker alleen voor een bepaalde periode wijzigen? Dan kun je gebruikmaken van een tijdelijke roosterwijziging. Je legt hierbij een ingangsdatum en einddatum vast. Na afloop van de tijdelijke periode maakt Profit automatisch een nieuwe roosterregel aan waarmee de medewerker terugkeert naar de oorspronkelijke situatie.

Voor tijdelijke roosterwijzigingen zijn daarnaast een standaardsignaal en workflow beschikbaar waarmee je vóór de einddatum kunt controleren of de toekomstige roostersituatie nog juist is.

Lees meer over de volledige inrichting in Tijdelijke functie- en roosterwijziging.

Stap 2: Profiel inrichten

Een profiel helpt je om de invoer van een proces zo eenvoudig mogelijk te maken. Een profiel creëert een pagina op InSite waarmee je het proces start. Per proces gebruik je een Aanmaken- en een Beoordelenprofiel. In het Aanmakenprofiel leg je instellingen vast die van toepassing zijn bij het starten van een proces op InSite. Per profiel richt je ook contexten in, waarmee je voorkeursinstellingen op velden kunt vastleggen.

Bij een roosterwijziging kun je het volgende instellen in het profiel:

  • Workflow

    Selecteer de workflow die je voor de roosterwijziging wilt gebruiken.

  • Beoordelingsprofiel

    Nadat de wijziging is aangemaakt met het aanmakenprofiel, volgt de workflow de instellingen van het gekoppelde beoordelingsprofiel. Dit gaat voornamelijk om de veldinstellingen binnen de context.

  • Toelichting bij aanmaken

    Vul hier de toelichting in die je wilt meegeven aan de gebruiker bij het starten van het proces. Verdere instructies kun je in dit veld kwijt.

  • Voorkeurwaarden gebruiken

    Hiermee bepaal je of Profit de voorkeurwaarden uit de context toepast of de huidige gegevens van de medewerker gebruikt.

  • Proefberekening

    Hiermee kan de gebruiker vooraf het verwachte resultaat van de wijziging bekijken.

  • Aanvullende gegevens muteren

    Hiermee bepaal je welke andere medewerkergegevens tegelijkertijd met het rooster gewijzigd kunnen worden.

Profiel inrichten:

  1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
  2. Filter in de kolom Type profiel op 'Roosterwijziging'. Je ziet nu de beschikbare aanmaak- en beoordelingsprofielen.
  3. Open de eigenschappen van het profiel dat je wilt gebruiken, bijvoorbeeld Uren per dag.
  4. Selecteer bij Workflow de workflow die je in de vorige stap hebt ingericht.
  5. Controleer of er een beoordelingsprofiel gekoppeld is, zodat de workflow na het aanmaken dit beoordelingsprofiel volgt.
  6. Bepaal of je Voorkeurwaarden gebruiken wilt inschakelen.
  7. Bepaal of je de Proefberekening beschikbaar wilt stellen.
  8. Bepaal bij Aanvullende gegevens muteren welke aanvullende wijzigingen binnen het proces zijn toegestaan.
  9. Vul bij Toelichting bij aanmaken bijvoorbeeld de volgende tekst in:

    Leg hier de roosterwijziging van de medewerker vast. Vul bij Ingangsdatum mutatie de datum in waarop de wijziging ingaat als deze afwijkt van de begindatum. Na het afronden van het proces worden de wijzigingen in Profit verwerkt en vastgelegd in het dossier van de medewerker.

  10. Klik op: Opslaan en sluiten.
Stap 3: Contexten inrichten

In een profiel pas je contexten toe. Contexten zijn verzamelingen van velden die relevant zijn voor het proces dat je gebruikt. Op de velden kun je instellingen vastleggen.

In dit artikel lees je meer over contexten en hoe je deze beheert en aanpast.

Voor de roosterwijziging zijn de volgende contexten beschikbaar:

  • Mdw./rooster
  • Mdw./Werkrooster
  • Mdw./Org. Eenheid/functie (optioneel)
  • Mdw./Werklocatiepatroon (optioneel)
  • Mdw./salaris (optioneel)
  • Mdw./Periodiek (optioneel)
  • Mdw./thuiswerkdagen (InSite) (optioneel)
  • Mdw./Formatieverdeling (optioneel)