AFAS Pocket inrichten voor Organisaties, contactpersonen en personen

Deze pagina beschrijft de inrichting van organisaties, personen en contactpersonen.

Let op:

Wijzigingen in de instellingen of profielen (in Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen) worden niet direct zichtbaar in actieve AFAS Pocket-sessies. Een Pocket-gebruiker kan direct beschikken over de nieuwe instellingen in AFAS Pocket via Instellingen / Ververs configuratie. Als beheerder kun je dit 'pushen' via Algemeen / AFAS Pocket / Gebruikers, tabblad Toegang, actie Ververs configuratie.

Als een gebruiker een AFAS Pocket-sessie start nadat een wijziging in Profit is doorgevoerd, is deze wel direct zichtbaar in AFAS Pocket.

Beheerder autoriseren

Je autoriseert de beheerder voor de functies en tabbladen die op deze pagina genoemd worden.

Beheerder autoriseren:

De standaard gebruikersgroep Functioneel applicatiebeheer heeft toegang tot alle functies en tabbladen voor het beheer van AFAS Pocket. Gebruik je een andere gebruikersgroep, volg dan de stappen hieronder.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
3. Selecteer de gebruikersgroep met de applicatie- of procesbeheerders van de Pocket app.
4. Ga naar het tabblad: Menu.
5. Vink de te autoriseren menukeuzen aan:
   • Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen
6. Ga naar het tabblad: Autorisatie.
7. Autoriseer de tabbladen:

   

8. Sluit de Autorisatie tool. Je hoeft de omgeving niet opnieuw te openen.

Organisaties, contactpersonen en personen

Je kunt organisaties, personen en contactpersonen raadplegen en aanmaken via Pocket. Zorg dat je eerst de basisinrichting gedaan hebt.

Overgang naar Profit 3:

• De onderstaande beschrijving geldt vanaf Profit 3 in combinatie met Pocket-versie 2.18.
• In Profit 2 kan een gebruiker contactpersonen toevoegen, door de gebruiker in de Autorisatie tool te autoriseren voor het Pocket-onderdeel Contacten.

Aandachtspunten Profit 3:

• Als je de onderstaande stappen hebt uitgevoerd, dan heeft de Pocket-gebruiker twee menu-items in Pocket, namelijk Organisaties en Contactpersonen. Het menu-item Contactpersonen is voor zowel contactpersonen als personen die geen contactpersoon zijn.

  

• De filterautorisatie op personen en organisaties geldt ook in Pocket. Zie hieronder bij Autorisatie inrichten.
• De gebruiker kan organisaties, contactpersonen en personen toevoegen of wijzigen, als hij rechten heeft op de betreffende aanmaakprofielen. Zie hieronder voor het koppelen van deze aanmaakprofielen.
• De gebruiker ziet vrije velden bij een organisatie of persoon op het tabblad Extra in Pocket. Hier zie je veldgroepen die overeenkomen met de vrije tabbladen voor InSite. De autorisatie van de InSite-tabbladen geldt ook in Pocket.

  Uitgebreid voorbeeld van de vrije inrichting

  Je hebt in Algemeen / Beheer / Management tool twee InSite-tabbladen ingericht, namelijk Account en Cursus on site.

  

  In Pocket zie je de InSite-tabbladen als veldgroepen op het tabblad Extra.

  

• Je kunt geen nieuwe bankrekening bij een organisatie/persoon aanmaken in Pocket, dit kan alleen in Profit of InSite.

Inrichting Profit 3:

1. Ga naar: Algemeen / AFAS Pocket / Instellingen.
2. Ga naar het tabblad: CRM-instellingen.

   Hier zie je de standaard zoekweergaven die in Pocket gebruikt worden.

3. Als je een eigen zoekweergave wilt toevoegen, klik je op Toon.

   Houd er rekening mee dat alleen de eerste vier velden van de weergave in Pocket gebruikt worden. De gebruiker kan ook zoeken in deze vier velden. Je kunt ook vrije velden toevoegen aan de weergave.

   

   Na het aanmaken van een eigen weergave koppel je deze in de instellingen.

4. Ga naar het tabblad: CRM-profielen.
5. Koppel de profielen die je wilt gebruiken voor het aanmaken van organisaties, personen en contactpersonen. Per type kun je één profiel koppelen en dit profiel wordt altijd gebruikt. Dubbelklik op een gekoppeld profiel als je de eigenschappen van het profiel wilt wijzigen.

   De gekoppelde aanmaakprofielen worden ook gebruikt voor het wijzigen van gegevens.

Autorisatie inrichten:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Ga naar het tabblad: Onderhoud filters.
3. Onder CRM / Organisaties en personen richt je de filters in. Dit is een essentiële stap om ervoor te zorgen dat Pocket-gebruikers alleen de organisaties en personen zien die ze mogen zien. Voor meer informatie, zie Organisaties en personen autoriseren.
4. Ga naar het tabblad: Onderhoud groepen.
5. Selecteer de gebruikersgroep waarvan de leden rechten moeten krijgen op de menu-items Organisaties en personen in Pocket.
6. Ga naar het tabblad: Pocket.
7. Autoriseer het onderdeel Contacten.