Eindejaarsuitkering in de Uitzendbranche jaarlijks uitbetalen inrichten
Vanaf 2023 is de inlenersbeloning in de Cao voor Uitzendkrachten uitgebreid met een eindejaarsuitkering. Doordat deze onderdeel is van de inlenersbeloning, zal de eindejaarsuitkering per cao en inlener-specifieke bedrijfsregeling verschillen.
Vanaf de eerste verloningsweek in 2023 (02-01-2023 t/m 08-01-2023) heb je als uitzendorganisatie in Profit de gegevens vastgelegd per cao, waar je inleners mee te maken hebben. Als je dit vanaf het begin vastlegt kan de opbouw en het inzicht vanaf dat moment direct meelopen.
Daarnaast moeten onvoorwaardelijke eindejaarsuitkeringen direct meegenomen worden in de loonaangifte. Als je dit niet direct vanaf het begin correct registreert, kan dit fouten en correcties opleveren.
Hieronder zie je de inrichting van de eindejaarsuitkering die aan het eind van het jaar wordt uitbetaald. De inrichting en het gebruik voor de periodieke uitbetaling van de eindejaarsuitkering vind je hier.
Stap 1: Gegevens uitvragen bij inleners
Je hebt de gegevens van de inlener nodig om Profit in te richten.
De inrichting kun je handmatig doen, maar als je veel inleners hebt, kun je voor een snellere en eenvoudigere inrichting de importsjablonen vullen.
Neem contact op met je inleners en vraag deze naar de volgende informatie:
- Is er sprake van een eindejaarsuitkering?
- Zo ja, in welke vorm? Is het een onvoorwaardelijke of voorwaardelijke eindejaarsuitkering?
- Wat is de uitbetaaldatum van de eindejaarsuitkering?
- Is er sprake van een percentage?
- Zo ja, wat is het percentage?
- Wat is de grondslag waarover de eindejaarsuitkering berekend wordt?
- Denk hierbij aan 'het feitelijk loon', optioneel aangevuld met 'vakantietoeslag', 'overwerktoeslagen' en/of 'overige toeslagen'.
- Is er sprake van een minimum eindejaarsuitkering?
- Zo ja, over welke werkweek wordt dit minimum bepaald?
- Zijn er (harde of zachte) voorwaarden voor toekenning?
- Voorbeeld 1: Is er een peildatum waarop de uitzendkracht indienst moet zijn?
- Voorbeeld 2: Moet de uitzendkracht voor een minimale periode werkzaam zijn geweest op een bepaalde peildatum?
- Voorbeeld 3: Krijgt een uitzendkracht alleen een eindejaarsuitkering wanneer deze een positieve beoordeling ontvangt?
Stap 2: Importsjablonen vullen
voor de eindejaarsuitkering moet je o.a. instellingen op het niveau van Itemset en eventuele afwijkende instellingen op het niveau van Klantovereenkomsten doen.
De opgevraagde gegevens bij inleners leg je snel vast in Profit via imports.
Voor deze imports heb je onderstaande importsjablonen om de eindejaarsuitkering eenvoudig vast te leggen. De imports bevatten een voorbeeldregel en wat informatie over de velden.
- Import basisgegevens Itemset eindejaarsuitkering
Hiermee kun je itemsets inrichten via Projecten / Beheer / Import Flex / Itemset/Cao inlener.
- Import basisgegevens Klantovereenkomst eindejaarsuitkering
Hiermee kun je klantovereenkomsten inrichten via Projecten / Beheer / Import Flex / Klantovereenkomst.
- Import Looncomponentparameters Itemset en Klantovereenkomst
Deze analyse gebruik je om de looncomponent-parametercodes op te halen in de importsjablonen voor de itemsets en de klantovereenkomsten.
Deze analyse is nodig omdat looncomponent-parametercodes verschillen per omgeving en de analyse haalt dus de voor jullie geldende parametercodes op. Voorbeelden van looncomponentparameters zijn het percentage eindejaarsuitkering, het minimum en de grondslag die gebruikt wordt.
- Download dit bestand.
- Importeer het bestand bij analyses via: Algemeen / Uitvoer / Beheer / Analyse, actie Importeren.
- Genereer de analyse AFAS - Importsjabloon Parameters eindejaarsuitkering V1.
- Sla de analyse lokaal op.
De analyse heeft drie tabbladen: Itemset, Klantovereenkomst en Parameters. Op het tabblad Parameters haalt Profit de parameters op waarop je moet importeren met daarbij de juiste parametercode die voor jullie geldt.
- Gebruik de tabbladen als importsjablonen:
- Tabblad Itemset - Dit is het importsjabloon voor alle looncomponenten die je wilt inrichten op itemset niveau.
Importeren via: Projecten / Beheer / Import Flex / Itemset parameter.- Tabblad Klantovereenkomst - Dit is het importsjabloon voor alle looncomponenten die je wilt inrichten op klantovereenkomst niveau.
Importeren via: Projecten / Beheer / Import Flex / Klantovereenkomst parameter.
Let op:
Ook bij itemsets en klantovereenkomsten waar geen eindejaarsuitkering van toepassing is, moet je de inlener-cao regels in de itemset of klantovereenkomst instellen. Namelijk met Geen eindejaarsuitkering. Als je dit niet doet krijg je een blokkerende foutmelding bij het verlonen van de declaraties.
Let op:
In de itemset import (via Projecten / Beheer / Import Flex) en UpdateConnector PtItemSet is het veld Soort Eindejaarsuitkering verplicht. Hiervan krijg je ook een melding. Het veld is in Profit niet verplicht omdat het veld niet in de Nieuw-wizard maar pas in de eigenschappen beschikbaar is.
Inrichting
Als sprake is van een eindejaarsuitkering, dan moet Profit direct vanaf het begin reserveringen voor de medewerkers opbouwen.
Hiervoor leg je het soort eindejaarsuitkering (met of zonder voorwaarden), de uitbetaaldatum en eventueel aanvullende voorwaarden vast in de itemset van de inleners. Je kunt hier op de klantovereenkomsten van afwijken.
De gegevens kun je als volgt vastleggen:
- Via imports (zie hierboven)
- Handmatig (zie hieronder)
Stap 3.1: Kostensoort toevoegen met Integratie Payroll
Je moet de kostensoort voor de eindejaarsuitkering toevoegen zodat de declaraties voor de uitbetaling van de eindejaarsuitkering gegenereerd kunnen worden.
- Ga naar: Projecten / Item / Kosten.
- Klik op: Nieuw.
- Vul als omschrijving bijvoorbeeld Eindejaarsuitkering in.
- Selecteer de juiste Integratiegroep. De verzameling aan kosten op de integratiegroep komt op dezelfde grootboekrekening en dezelfde regel in rapporten/overzichten.
- Selecteer Basis eenheid bij Basiseenheid.
- Selecteer Uitbetalen reservering bij Componenttype. (Profit 4)
- Klik op: Voltooien.
- Selecteer de nieuwe kostensoort.
- Klik op Acties / Integratie Payroll.
- Selecteer per cao in de regel de looncomponent door bij Nummer component te zoeken naar 'eindejaarsuitkering' met het stamnummer voor de eindejaarsuitkering: 152.112.018.
- Selecteer een bedrag-parameter bij Parameter bedrag.
In de eigenschappen van de looncomponent Instelling voor eindejaarsuitkering met nr 152.112.509, tabblad Toelichting, vind je meer info over het instellen van het percentage in de looncomponent.
Stap 3.2: HRM instellingen
|
In dit artikel is gave nieuwe functionaliteit verwerkt die beschikbaar is vanaf Profit 4. |
De eindejaarsuitkering is een reservering waarvoor je op een bepaald moment declaraties genereert. In de HRM instellingen leg je de kostensoort, die je zojuist hebt toegevoegd, vast als de kostensoort die Profit moet gebruiken in de uitbetaaldeclaraties.
- Ga naar: HRM / Beheer / Instellingen.
- Ga naar het tabblad: Flex.
- Selecteer bij Kostensoort eindejaarsuitkering de kostensoort die Profit moet gebruiken in de uitbetaaldeclaraties.
- Voor het automatisch uitbetalen na aantal weken niet gewerkt:
- Vul het aantal weken in bij Niet gewerkte weken (MU).
Profit begint het 'Aantal weken niet gewerkt' bij medewerkers zonder 'Datum laatst gewerkt' te tellen vanaf de begindatum van de arbeidsverhouding. Profit telt bij het accorderen.
- Vul het aantal weken in bij Weken na uit dienst.
- Stel bij Onvoorwaardelijke EJU uitbetalen na uit dienst in of je het automatisch uitbetalen na aantal weken wel of niet ook voor onvoorwaardelijke eindejaarsuitkeringen wilt. (Profit 4) De uitbetaling gebeurt via een losse declaratie, dus niet samen op de declaratie met volledige uitbetaling van de overige reserveringen.
- Vul het aantal weken in bij Niet gewerkte weken (MU).
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Stap 3.3: Itemset
Als sprake is van een eindejaarsuitkering, dan moet je de uitbetaaldatum en eventueel aanvullende voorwaarden vastleggen in de itemset van de inlener. Je kunt hier op de klantovereenkomst van afwijken.
Niet alle voorwaarden zijn qua instelling vast te leggen, daarvoor zijn er teveel verschillen tussen mogelijke voorwaarden. Voorwaarden die je vast kunt leggen zijn:
- Indienst op de peildatum
- Minimaal aantal perioden aaneengesloten geplaatst bij verkooprelatie.
Itemset inrichten met uitbetaaldatum en voorwaarden:
- Ga naar: Projecten / Flex / Inrichting / Itemset.
- Open de itemset.
- Ga naar het tabblad: Items.
- Voeg het item toe, dat je bij de werkgever hebt geselecteerd voor uitbetaling van de eindejaarsuitkering, als dit nog niet het geval is.
- Ga naar het tabblad: Cao inlener.
- Maak een nieuwe regel aan per 02/01/[nieuwe jaar], als deze er nog niet is.
- Open de zojuist aangemaakte regel van de cao van de inlener.
- Ga naar het tabblad: Eindejaarsuitkering.
- Selecteer bij Soort eindejaarsuitkering of het om een voorwaardelijke of onvoorwaardelijke eindejaarsuitkering gaat.
Als er geen eindejaarsuitkering van toepassing is, moet je de optie Geen eindejaarsuitkering selecteren!
- Vul bij Uitbetaaldag de dag van de maand in waarop uitbetaald moet worden.
- Vul bij Uitbetaalmaand het nummer van de maand in (1 t/m 12).
- Als het een voorwaardelijke eindejaarsuitkering is, vul je de voorwaarden. Voor de indienst peildatum en minimale periode bij de verkooprelatie zijn specifieke velden te vullen. Voor andere voorwaarden gebruik je het Voorwaarden-tekstveld.
- Vul bij Peildag indienst de dag van de peildatum in waarop de medewerker in dienst moet zijn.
- Vul bij Peilmaand indienst de maand van de peildatum in waarop de medewerker in dienst moet zijn om in aanmerking te komen voor de eindejaarsuitkering.
- Vul bij Aantal periodes bij verkooprelatie het aantal perioden dat de medewerker minimaal in dienst moet zijn geweest om de eindejaarsuitkering te krijgen.
- Vul bij Periode eenheid de eenheid die hoort bij het opgegeven ‘Aantal periodes’, bijvoorbeeld maand of week.
- Vul bij Voorwaarden als tekst de voorwaarde(n) in waaraan de medewerker moet voldoen, anders dan qua peildatum of minimale periode bij de verkooprelatie. Dit gebruik je als je cao- of als bedrijfsspecifieke voorwaarden hebt die van belang zijn bij de beoordeling of een medewerker wel of geen recht heeft op eindejaarsuitkering.
- Klik op: Voltooien.
3.4: Klantovereenkomst afwijkend instellen
Je kunt op de klantovereenkomst afwijken van de instellingen op de itemset.
- Ga naar: Projecten / Flex / Klantovereenkomst.
- Open de klantovereenkomst.
- Ga naar het tabblad: Cao inlener.
- Maak een nieuwe regel aan per 02/01/2024, als deze er nog niet is.
- Open de zojuist aangemaakte regel van de cao van de inlener.
- Ga naar het tabblad: Eindejaarsuitkering.
- Vink Afwijken van instellingen itemset aan.
Stel de velden in:
- Selecteer bij Soort eindejaarsuitkering of het om een voorwaardelijke of onvoorwaardelijke eindejaarsuitkering gaat.
Als er geen eindejaarsuitkering van toepassing is, moet je de optie Geen eindejaarsuitkering selecteren!
- Vul bij Uitbetaaldag de dag van de maand in waarop uitbetaald moet worden.
- Vul bij Uitbetaalmaand het nummer van de maand in (1 t/m 12).
- Als het een voorwaardelijke eindejaarsuitkering is, vul je de voorwaarden. Voor de indienst peildatum en minimale periode bij de verkooprelatie zijn specifieke velden te vullen. Voor andere voorwaarden gebruik je het Voorwaarden-tekstveld.
- Vul bij Peildag indienst de dag van de peildatum in waarop de medewerker in dienst moet zijn.
- Vul bij Peilmaand indienst de maand van de peildatum in waarop de medewerker in dienst moet zijn om in aanmerking te komen voor de eindejaarsuitkering.
- Vul bij Aantal periodes bij verkooprelatie het aantal perioden dat de medewerker minimaal in dienst moet zijn geweest om de eindejaarsuitkering te krijgen.
- Vul bij Periode eenheid de eenheid die hoort bij het opgegeven ‘Aantal periodes’, bijvoorbeeld maand of week.
- Vul bij Voorwaarden als tekst de voorwaarde(n) in waaraan de medewerker moet voldoen, anders dan qua peildatum of minimale periode bij de verkooprelatie. Dit gebruik je als je cao- of als bedrijfsspecifieke voorwaarden hebt die van belang zijn bij de beoordeling of een medewerker wel of geen recht heeft op eindejaarsuitkering.
- Als je de facturatie van de EJU wilt splitsen per kostenplaats verkooprelatie, ga je in de klantovereenkomst naar tabblad Facturering en vink je Facturatie EJU splitsen per kostenplaats aan. Profit neemt dan de kostenplaats verkooprelatie van de oorspronkelijke declaratie waarop de reservering is opgebouwd over naar de uitbetaaldeclaratie, zodat de factuur ook voor de eindejaarsuitkering gespecificeerd wordt per kostenplaats. Als je dit niet aanvinkt, kijkt Profit naar Kostenplaats verkooprelatie EJU.
- Klik op: Opslaan en sluiten.
Stap 3.5: Looninrichting
In de belangrijkste looncomponent, 152.112.509 Instellingen voor eindejaarsuitkering, vind je in de toelichting meer informatie over de looninrichting (via HRM / Organisatie / Cao, eigenschappen cao, tabblad Looncomponent, eigenschappen looncomponent, tabblad Toelichting).
Daarin staat onder andere dat je het volgende moet inrichten:
In de itemset en/of klantovereenkomst geef je aan of er sprake is van een eindejaarsuitkering, wanneer het moet worden uitbetaald en wat de eventuele voorwaarden zijn.
- Ga naar:
- Projecten / Flex / Inrichting / Itemset, tabblad Looncomponent, Nieuw, selecteer de looncomponent. Klik op een parameter, klik op Nieuw. Vul vervolgens de parameters.
- Projecten / Flex / Klantovereenkomst, tabblad Looncomponent. Zie hierboven.
- Stel per niveau in de looncomponent (152.112.509) de overige parameters in:
- Percentage
- Minimum uurloon
- Of er periodiek moet worden uitbetaald (alleen bij onvoorwaardelijk)
- Of de toeslagen meetellen in de grondslag
- Of het salaris uit overuren meetelt in de grondslag
- Of vakantiegeld meetelt in de grondslag
Het uitgangspunt wat betreft het doorberekenen van de kosten naar de inlener is dat dit plaatsvindt op het moment van uitbetalen van de eindejaarsuitkering.
Raadpleeg voor verdere inrichting de toelichting van de looncomponent.
Stap 3.6: Vervolg inrichting kostensoort
Tenslotte moet je voor de kostensoort en eventueel de prijsafspraak nog het volgende inrichten.
Kostprijsmodel inrichten met kostensoort:
- Ga naar: Projecten / Flex / Inrichting / Kostprijsmodel.
- Voeg de kostensoort toe aan het kostprijsmodel.
Prijsafspraken inrichten met kostensoort (indien van toepassing)
Je hoeft de kostensoort niet aan de prijsafspraak toe te voegen als je hem al in de itemset hebt opgenomen. Je kunt, als je wilt, wel per klant in de kostensoort afwijken, bijvoorbeeld als je een andere factor wilt factureren.
- Ga naar: Projecten / Flex / Prijsafspraak.
- Voeg de kostensoort toe aan de prijsafspraken.
Loonafspraak actualiseren
Stap 3.7: Autorisatie
Richt de autorisatie van dit onderdeel in, zodat de juiste gebruikers toegang hebben tot de benodigde functies en gegevens.
Het gaat om menukeuze: HRM / Flex / Eindejaarsuitkering.
En de bijbehorende acties: Goedkeuren, Afkeuren, Genereren declaraties, etc.
Zie ook
Stap 3.8: Rapporten en signaal inrichten
- Loonstrook
De meegeleverde Profit Flex loonstroken Loonstrook Flex (Profit) en Loonstrook Flex verdicht (Profit) zijn zodanig aangepast dat de opgebouwde eindejaarsuitkering niet zichtbaar is.
Pas je eigen loonstrook/loonstroken aan als je de reservering voor de eindejaarsuitkering niet wilt zien op de loonstrook. Hiervoor moet je het filter van het subrapport Reserveringen (Basis t.b.v. loonstrook) aanpassen.
- Plaatsings- en opdrachtbevestiging
De velden over de eindejaarsuitkering zijn toegevoegd in de meegeleverde plaatsings- en opdrachtbevestiging Plaatsingsbevestiging (Profit) en Opdrachtbevestiging (Profit).
Daarin worden de gegevens over de eindejaarsuitkering onder voorwaarden weergegeven. De basisconditie voor het weergeven van de velden rondom de eindejaarsuitkering is dat het veld Soort eindejaarsuitkering de waarde O - Onvoorwaardelijk of V - Voorwaardelijk heeft. Als dit veld bij een plaatsing leeg is of de waarde G – Geen eindejaarsuitkering heeft, dan worden geen van de velden weergegeven.
Breid je eigen opdracht- en plaatsingsbevestiging uit met de gegevens van eindejaarsuitkering indien gewenst.
- Signaal
De reservering Eindejaarsuitkering wordt niet automatisch uitbetaald bij uitdienst van de medewerker. Gebruik daarom dit signaal om je erop te wijzen dat er een uit te betalen eindejaarsuitkering is: Plaatsingscontract/Uitbetalen eindejaarsuitkering (Profit). Dit signaal gaat af als de ‘Datum uit dienst’ van de medewerker is gevuld en er nog een saldo van de reservering ‘Eindejaarsuitkering’ is.
Je beoordeelt de uit te betalen eindejaarsuitkering voor een medewerker die uit dienst is via de weergave Beoordelen en betalen uitdienst. Zie ook: Voorwaardelijke eindejaarsuitkeringen beoordelen