UBD (Uitbetaalde bedragen aan derden) registreren voor Belastingdienst inrichten

Doe je betalingen aan derden die niet bij je in dienst zijn en geen ondernemer zijn én ben je een inhoudingsplichtige uitbetaler dan moet je deze uitbetalingen registreren en ben je vanaf 1 januari 2023 verplicht deze gegevens aan te leveren bij de Belastingdienst.

De inrichting van de UBD-aangifte bestaat uit het activeren van de functionaliteit, het inrichten van de vastlegging van de transacties en het inrichten van de UBD-aangifte. Je kunt UBD per administratie inrichten en dit is alleen mogelijk in nederlandse administraties. Nadat je de UBD-aangifte hebt ingericht, kun je de gegevens verzamelen die nodig zijn om de aangifte te doen en vervolgens de UBD-aangifte aanleveren bij de Belastingdienst.

Let op:

De Belastingdienst maakt voor het aanleveren van gegevens onderscheid tussen Inhoudingsplichtige uitbetalers en niet-inhoudingsplichtige uitbetalers. Meer informatie vind je op de website van de Belastingdienst.

Functionaliteit activeren

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar, je moet hiervoor een activering inschakelen. Schakel de activering bij voorkeur in aan het einde van de werkdag of in het weekend. Tijdens het activeringsproces kan namelijk een conversie plaatsvinden en tijdens deze conversie kunnen de medewerkers niet in Profit werken. Het is aan te raden een nieuwe activering eerst te testen in een testomgeving, voordat je deze doorvoert in de productie-omgeving.

Naam van de in te schakelen activering:

Stappen om een activering in te schakelen

Btw-code toevoegen voor UBD

Je gebruikt btw-codes voor het berekenen en boeken van btw-bedragen in facturen en mutaties. Je voegt voor elke soort btw een btw-code toe, zo ook voor UBD.

1. Ga naar: Financieel / Btw/icp / Inrichting / Btw-code om de btw-code toe te voegen.
2. Klik op: Nieuw.
3. Vul een Btw-code in. Gebruik een eenvoudige code in verband met het selecteren in de regels van de boekingslay-outs.
4. Selecteer NL bij het veld Land.
5. Vul de omschrijving in.
6. Selecteer Inkoop bij het veld Code inkoop/verkoop.
7. Selecteer Vrijgesteld bij het veld Btw-plicht.
8. Selecteer Uitgesloten van btw/icp bij het veld Btw-tariefgroep.
9. Selecteer 999 Overige (niet in BTW aangifte) bij het veld Btw-sectie.
10. Klik op: Volgende en Voltooien.

Crediteur inrichten op UBD

De crediteur richt je in op twee punten; je geeft aan dat de crediteur vrijgesteld is van Btw-aangifte en dat UBD van toepassing is.

1. Ga naar: Financieel / Crediteur / Crediteur.
2. Open de eigenschappen van de crediteur.
3. Ga naar het tabblad: Crediteur en selecteer Vrijgesteld bij het veld Btw-plicht.
4. Ga naar het tabblad: Betaling.
5. Vink het veld UBD - Uitbetaalde Bedragen aan Derden aan. Dit veld zorgt ervoor dat Profit de betalingen aan de crediteur meeneemt in de UBD-aangifte.
6. Klik op: Opslaan en sluiten.

   Let op:

   Als je het veld UBD in de eigenschappen van een crediteur hebt aangevinkt, zullen nieuwe betalingen meegaan in de aangifte. Bij deze betaling wordt het veld UBD aangevinkt. Bestaande mutaties worden niet gewijzigd.

   Je kan dit oplossen door het veld UBD aan de boekingslay-out toe te voegen. Ga dan naar Financieel / Crediteur / Crediteur, tabblad Mutaties. Open de mutatie die je wilt wijzigen via de Acties Wijzig journaalpost.

   Vink dit veld alleen aan bij de betaling, niet bij de inkoopboeking!

Als je een crediteur van het type persoon toevoegt en te maken hebt met de UBD-aangifte, is het wenselijk om zowel de persoonsgegevens als de handelsnaam van de ZZP'er vast te leggen. Daarom kun je bij het aanmaken van een crediteur van het type persoon, de handelsnaam en KVK-gegevens vastleggen. Vink Afwijkende crediteurnaam aan in de eigenschappen van de crediteur op het tabblad Algemeen.

Signalering verplichte velden

Controleer of het signaal is ingesteld waarmee je na het aanmaken van de crediteur melding krijgt of alle verplichte velden voor de UBD-aangifte zijn ingevoerd.

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Signaal / Definitie.
2. Controleer in de kolom Definitie of het signaal BSN en/of geboortedatum ontbreekt voor UBD-aangifte (Profit) aan staat.

Financiële mutaties

In de financiële dagboeken, zoals Kas en Bank, en de Memoriaal dagboeken staat het veld UBD in de financiële mutatieregel.

Aan de boekingslay-outs bij de dagboektypen financieel en memoriaal kun je het veld UBD toevoegen. Hiermee kun je controleren of de betaalregels worden herkend als UBD, zodat deze meegaat in de UBD-aangifte.

UBD-aangifte inrichten

Om de UBD-aangifte vanuit Profit te kunnen doen, moet je hiervoor geautoriseerd zijn. Verder moet UBD ingesteld zijn bij de financiële Administratie-instellingen. Controleer ook de algemene administratie instellingen.

Autorisatie UBD-aangifte

Standaard hebben de groepen Controlling en Financieel Management rechten op UBD. Als je eigen autorisatie gebruikt, richt je dit als volgt in:

1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Autorisatie tool.
2. Selecteer de gebruikersgroep.
3. Selecteer de volgende menukeuze:

   

   

Administratie-instellingen Financieel

1. Ga naar: Financieel / Beheer / Instellingen administratie
2. Ga naar het tabblad: UBD en vul de gegevens in.
   Ben je een inhoudingsplichtige uitbetaler? Selecteer dan bij Soort nummer Loonheffingennummer en vul je nummer vervolgens bij het veld Nummer in.
   Ben je niet-inhoudingsplichtige uitbetaler? Selecteer dan bij Soort nummer BSN-nummer, Financieel nummer of RSIN-nummer en vul vervolgens je nummer bij het veld Nummer in.

   De Bron is de formele eigenaar van de gegevens. De Afwijkende berichtgever is de organisatie die de feitelijke aanlevering verzorgt namens de bron. Een holding kan bijvoorbeeld voor meerdere werkmaatschappijen aangifte doen.

   Als de Bron en berichtgever dezelfde zijn vul je geen afwijkende berichtgever in. Als je de aangifteregels wilt meenemen in de aangifte van een andere berichtgever, vink je Afwijkende berichtgever aan en vul je de gegevens in van de afwijkende berichtgever.

   

Administratie-instellingen Algemeen

Als je de UBD aangifte doet dan moet de datum van inschrijving bij de KvK in het aangiftebestand zijn opgenomen. Controleer hiervoor in de administratie-instellingen of het veld Organisatie/persoon is gekoppeld aan de organisatie.

1. Ga naar: Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen.
2. Ga naar het tabblad: Algemeen.
3. Controleer bij de Algemene gegevens of het veld Organisatie/persoon is gevuld.
4. Ga naar: CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.
5. Open de eigenschappen van de organisatie.
6. Ga naar het tabblad: Algemeen.
7. Controleer bij Gegevens (statutair) of het veld Datum KvK is gevuld met de datum van inschrijving bij de KvK.