Hoe wordt de administratie bepaald waarin de e-factuur wordt ingelezen en hoe corrigeer ik dit in Profit?

De administratie waarin een e-factuur terecht komt wordt op de volgende manier bepaald:

Lees meer over de administratieherkenning in Profit

Als er een UBL/XML aanwezig is

Profit herleidt de administratie op basis van de volgende gegevens:

• Bedrijfs-Id: (KVK-nummer of OIN nummer) of;
• Naam administratie of;
• Woonplaats administratie of;
• Btw-identificatienummer administratie

Profit vergelijkt deze gegevens met de gegevens die bij de administraties in Profit zijn vastgelegd (in Algemeen / Administratie / Beheer / Eigenschappen) Als Profit een overeenkomende administratie herkent, wordt de e-factuur in deze administratie geplaatst.

Als Profit geen administratie kan herkennen in het UBL/XML-bestand met de instellingen van een administratie? Dan kijkt Profit in het communicatieprofiel voor e-facturen. Is hierbinnen een mailbox mét of zonder administratie ingericht?

• Mailbox met administratie: Profit gebruikt de administratie die aan de mailbox is gekoppeld.
• Mailbox zonder administratie: Profit gebruikt de actieve (geopende) administratie.

Lees je e-facturen in via een geplande taak? Bekijk dan de toelichting onder Als je e-facturen inleest via een geplande taak.

Als er geen UBL/XML aanwezig is maar alleen een pdf-bestand

Als je alleen een pdf-bestand inleest, kan Profit de administratie niet bepalen op basis van de UBL/XML-gegevens. Profit kijkt daarom naar het communicatieprofiel voor e-facturen. Is hierbinnen een mailbox mét of zonder administratie ingericht?

• Mailbox met administratie: dan gebruikt Profit de administratie die aan de mailbox is gekoppeld.
• Mailbox zonder administratie: dan gebruikt Profit de actieve (geopende) administratie.

Als je de e-facturen inleest via een geplande taak

• Als je de e-facturen inleest via een geplande taak, maar er geen administratie kan worden gevonden dan plaatst Profit deze factuur standaard in administratie 1. Dit gebeurt ook als de administratie niet afgeleid kan worden uit de XML of het pdf-bestand. Een factuur kan namelijk niet ingelezen worden zonder administratienummer.

  Let op:

  Staat het btw-identificatienummer in het UBL/XML-bestand, maar wordt de administratie toch niet herkend? Controleer dan of het btw-identificatienummer betrekking heeft op de ontvangende administratie en overeenkomt met de gegevens die in Profit zijn vastgelegd.

Administratie corrigeren

Is de e-factuur ingelezen in de verkeerde administratie? Dan kun je de administratie aanpassen tijdens het boeken van de e-factuur.

1. Ga naar Financieel / Crediteur / E-factuur.

2. Selecteer de e-factuur.

3. Klik op actie 2. Boeken journaalpost.

Let op: via deze actie boek je de journaalpost altijd in de administratie die open staat. Welke dit is, zie je door de weergave Huidige administratie te gebruiken of in de weergave te filteren.

4. Klik op Overslaan factuur.

5. Pas de administratie aan.