Facturering abonnementen inrichten

Met abonnementsfacturatie factureer je abonnementen en verwerk (journaliseer) je deze facturen in Profit Financieel. De abonnementsfacturen kun je eenvoudig journaliseren. Hiervoor richt je de integratie met Profit Financieel in. Ook stel je in hoe Profit abonnementsfacturen maakt, verstrekt en journaliseert.

Inhoud

Dit ga je inrichten

Je richt eerst het dagboek en de integratiesoort voor abonnementsfacturen in. Hiermee bepaalt Profit de nummering en boekt Profit de abonnementsfacturen in Profit Financieel. Daarna maak of wijzig je het berichtsjabloon voor de e-mail bij de abonnementsfactuur. Vervolgens koppel je de juiste rapporten, berichtsjablonen en verzamelinstellingen in het verkooprelatieprofiel.

Als je de opbrengsten verder wilt uitsplitsen, richt je optioneel een verbijzonderingskoppeling in. Werk je met meerdere administraties, dan kun je optioneel instellen dat je abonnementen op een afwijkende administratie journaliseert.

Stap 1: Integratiesoort voor abonnementen inrichten

Richt de integratiesoort in voor abonnementsfacturen. Profit gebruikt het dagboek voor de factuurnummering en voor het doorboeken naar Profit Financieel.

Dagboekintegratie via integratiesoort heeft twee functies binnen Profit Abonnementen:

  • Op basis van het veld Teller laatste factuur in het dagboek bepaalt Profit de nummering van de abonnementsfacturen.
  • Profit verwerkt de abonnementsfacturen bij het doorboeken naar Profit Financieel in het geselecteerde dagboek.

Lees hier meer over de integratie met Profit Financieel.

Let op: 

Profit genereert op verschillende plaatsen factuurnummers. Een factuurnummer moet uniek zijn. Om te voorkomen dat verschillende reeksen elkaar overlappen geven we je een aantal tips:

Gebruik als het mogelijk is voor de integratie van de verkoopfacturen vanuit Profit Ordermanagement, Profit Projecten en Profit Abonnementen hetzelfde integratiedagboek.

Als je toch verschillende dagboeken gebruikt zorg er dan voor dat de nummerreeksen van deze dagboeken elkaar nooit kunnen overlappen, bijvoorbeeld door het toevoegen van een letter.

Controleer of de nummering van de dagboeken van Profit Financieel (inkoopboeken en verkoopboeken) niet kunnen overlappen met de nummers die Profit automatisch uitdeelt in Profit Ordermanagement, Profit Projecten en Profit Abonnementen.

Integratiesoort voor dagboekintegratie van abonnementsfacturen toevoegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Integratiesoort.

    Je ziet nu de beschikbare integratiesoorten.

  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer de administratie waarvoor je deze integratiesoort toevoegt als je met meerdere administraties werkt.
  4. Selecteer de integratiesoort Abonnementsfacturen.
  5. Selecteer bij Dagboek het verkoopdagboek voor de abonnementsfacturen.
  6. Selecteer eventueel bij Dagboek creditfacturen een apart dagboek voor creditnota’s.
  7. Selecteer hoe Profit de omschrijving van de boeking in Profit Financieel opbouwt. Je kunt kiezen uit:
    • Bron + omschrijving bron resulteert in Profit Financieel in '[abo] Abonnementsfacturen'
    • Bron + naam factuurrelatie, resulteert in: [abo] Van Kempen Afbouw
    • Bron + nummer factuurrelatie + naam factuurrelatie, wat resulteert in: [abo] 10004 - Van Kempen Afbouw
    • Bron + omschrijving project
    • Bron + projectnummer + omschrijving project
    • Bron + week levering
    • Bron + projectnummer + projectfase + omschrijving projectfase
  8. Vink eventueel Factuurkorting gebruiken aan als je korting over de hele factuur wilt toestaan.
  9. Selecteer een waarde bij Rekening factuurkorting als je Factuurkorting gebruiken hebt aangevinkt. Op deze grootboekrekening boekt Profit dan de factuurkorting.
  10. Klik op: Voltooien.  

Vervolgens kun je Artikelgroepen toevoegen voor integratie met Financieel.

Afwijkende dagboeken in verkooprelatieprofiel instellen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
  2. Open het verkooprelatieprofiel.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Selecteer bij Dagboek het afwijkende dagboek voor facturen.
  5. Selecteer bij Dagboek creditfacturen het afwijkende dagboek voor creditfacturen.
  6. Klik op: Opslaan en sluiten.

Berichtsjabloon voor abonnementen wijzigen

Standaard levert AFAS bij elk proces een berichtsjabloon mee. Dit berichtsjabloon is de begeleidende e-mail bij de abonnementsfactuur. De meegeleverde berichtsjablonen herken je aan (Profit) in de naam. Je vindt hier een voorbeeld van het berichtsjabloon Abonnementsfactuur (Profit) en hier een voorbeeld van het berichtsjabloon Pro forma abonnementsfactuur (Profit). Als je een nieuw berichtsjabloon wilt toevoegen en bewerken, dan volg je de stappen in dit artikel.

Daarna koppel je in de volgende stap het nieuwe berichtsjabloon in het standaard verkooprelatieprofiel.

Standaard verkooprelatieprofiel instellen

In het verkooprelatieprofiel kun je bepalen welke rapporten en berichtsjablonen Profit moet gebruiken voor de abonnementsfacturen. In het standaard verkooprelatieprofiel zijn de rapporten en facturen al gekoppeld aan de meegeleverde Profit-rapporten. Je vindt hier een voorbeeld van het rapport Verkoopfactuur (Profit). Profit kan jouw huisstijl toepassen in de standaardrapporten. Je wijzigt dit standaard verkooprelatieprofiel wanneer je eigen berichtsjablonen wilt gebruiken.

Controleer minimaal onderstaande velden. Alle instellingen van het verkooprelatieprofiel kun je hier vinden.

Voor e-facturering moet je ook de Bankrek. verkoopfactuur invullen.

Rapporten en berichtsjablonen instellen voor abonnementsfacturen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verkooprelatieprofiel.
  2. Open het standaard verkooprelatieprofiel of het afwijkende profiel.
  3. Ga naar het tabblad: Algemeen.
  4. Je ziet de dagboeken die je eerder hebt geselecteerd.
  5. Ga naar het tabblad: Factureren.

    Je ziet dat bij Bankrek. verkoopfactuur het bankrekeningnummer voor de e-facturering is gekoppeld. Dit nummer is verplicht als je e-facturen verstrekt.

    Bij Aantal exemplaren afdrukken kun je instellen facturen er moeten worden afgedrukt. Standaard wordt een factuur één keer afgedrukt.

  6. Ga naar het tabblad: Rapport factuur.

    Je ziet dat bij Abonnementsfactuur en bij Pro forma abonnementsfactuur de standaard Profit-rapporten (lay-outs) zijn gekoppeld. Deze rapporten bepalen hoe de facturen eruit zien. Je kunt ook zelf rapporten toevoegen en hier koppelen.

  7. Ga naar het tabblad: Berichtsjabloon factuur.

    Berichtsjablonen zijn bedoeld voor het e-mailbericht waaraan Profit de bijlage (als pdf en/of e-factuur) koppelt. Je ziet dat bij de abonnementsvelden de standaard Profit voorbeeld berichtsjablonen zijn gekoppeld. Hierin staat bijvoorbeeld de tekst 'Geachte heer Jansen, Als bijlage bij dit e-mailbericht verstrekken wij je abonnementsfactuur nummer 23123. Met vriendelijke groeten, etc.'. Ook deze berichtsjablonen kun je zelf wijzigen.

  8. Selecteer het nieuwe berichtsjabloon.
  9. Ga naar het tabblad: Verzamelen per onderdeel.
  10. Selecteer bij Verzamelmethode orderman. een van de manieren waarop Profit de facturen moet verzamelen binnen ordermanagement.
  11. Selecteer bij Verzamelperiode orderman. over welke periode Profit de facturen moet verzamelen tot één factuur.
  12. Vink Verzamelen op factuur aan als Profit de ordermanagement-onderdelen verkooporder, pakbon en factuur moet verzamelen op een factuur.
  13. Verzamelen per project kun je aanvinken als Verzamelen op factuur aan staat.

    Dit is alleen relevant als je werkt met de integratie van Projecten met Ordermanagement.

  14. Selecteer bij Verstrekking bijlage of en hoe je wilt dat Profit de bijlage van de verkooporder en pakbon bij de factuur verstrekt.
  15. Klik op: Opslaan en sluiten. 

Stap 4: Verbijzonderingskoppeling instellen (optioneel)

Voor de integratie van verbijzonderingen met Profit Financieel is het mogelijk om verbijzonderingskoppelingen vast te leggen.

Door het verbijzonderen van de abonnementsfacturen in Profit Financieel krijg je meer inzicht in de kosten en opbrengsten. Hiervoor moet je de functionaliteit voor verbijzondering hebben ingericht.

Je stelt dan per geactiveerde as in op welke manier Profit de abonnementsfacturen moet verbijzonderen. Er zijn een aantal vaste gegevens waarop je kunt verbijzonderen, zoals bijvoorbeeld artikel-/integratiegroep, itemcode, magazijn, etc. Het is ook mogelijk om op vrije velden te verbijzonderen. Bovendien kun je voor abonnementen ook in de eigenschappen van het abonnement de verbijzonderingscode per as vastleggen.

Verbijzonderingskoppeling voor abonnementsfacturen toevoegen:

  1. Ga naar: Algemeen / Inrichting / Integratie-instellingen / Verbijzonderingskoppeling.
  2. Klik op: Nieuw.
  3. Selecteer de as waarop je wilt verbijzonderen bij Verbijzonderingsas, bijvoorbeeld Afdeling of Vestiging.
  4. Selecteer Abonnementen bij Type koppeling om de verbijzondering van de verkoopfacturen in te stellen.
  5. Selecteer bij Veld het veld in de facturen en factuurregels waarop je de verbijzondering wilt baseren. Bijvoorbeeld Vertegenwoordiger.

    Profit vult vervolgens automatisch het product en de tabel uit Profit Financieel in.

  6. Klik op: Voltooien.
  7. Voeg nog een verbijzonderingskoppeling toe, bijvoorbeeld voor verkoop- of inkoopfacturen, projectfacturen of cursusfacturen.

Zie ook:

Stap 5: Journaliseren in afwijkende administratie inrichten (optioneel)

Als je met meerdere administraties werkt kun je de facturen van een abonnement op een, van de standaard afwijkende, administratie boeken. Je wilt bijvoorbeeld de facturen van de onderhoudsabonnementen in de andere administratie.

Profit selecteert de administratie bij het factureren van abonnementen op de volgende wijze:

  1. Als bij het abonnement een project is ingevuld: administratie van het project (of projectgroep)
  2. als bij het abonnement een administratie is ingevuld: administratie van abonnement
  3. anders: administratie van de ordermanagement instellingen

Er wordt dus niet gekeken naar verkooprelatieprofiel.

Als je de administratie in de kop van ieder abonnement invult kun je afwijken van de standaard bepaalde administratie. Je moet het veld Administratie toevoegen in de kop van de boekingslay-out van de abonnementen. Ook in handmatig toegevoegde facturen kun je dit veld gebruiken om af te wijken.

Veld 'Administratie' toevoegen aan boekingslay-out:

  1. Ga naar: Algemeen / Beheer / Boekingslay-out.
  2. Open de boekingslay-out. 
  3. Ga naar het tabblad: Algemene instellingen.

    Dit tabblad is niet in elke boekingslay-out beschikbaar. Als het tabblad niet beschikbaar is, zijn er geen algemene instellingen.

  4. Je bepaalt de mogelijkheden bij het gebruik van de boekingslay-out. Deze zijn bij elk type boekingslay-out anders.
  5. Ga naar het tabblad: Kop.
  6. Zoek het veld Administratie in de zoekbalk en voeg het veld toe aan de boekingslay-out.

  7. Maak het veld eventueel verplicht.
  8. Voeg het veld Administratie ook toe aan de boekingslay-out van de abonnementsfacturen als je per abonnementsfactuur wilt raadplegen op welke administratie de factuur geboekt gaat worden.
  9. Voeg het veld eventueel ook toe aan de (pro forma)facturen-weergave.

Abonnement boeken op afwijkende administratie:

  1. Ga naar: Abonnementen / Abonnement / Abonnement.
  2. Open de eigenschappen van het abonnement dat je op een andere administratie wilt boeken.
  3. Selecteer een afwijkende administratie in het zojuist toegevoegde veld Administratie.
  4. Sla de wijzigingen op.

Raadpleeg de afwijkende administratie in de abonnementsfactuur:

  1. Ga naar: Abonnementen / Facturering / Pro forma facturen.
  2. Klik op: Aanmaken pro forma abonnementsfacturen.
  3. Selecteer de juiste (afwijkende) administratie om de nieuwe factuur te raadplegen.
  4. Klik op: Volgende.
  5. Selecteer de gewenste factuur.
  6. Klik op: Voltooien.
  7. Raadpleeg de gegenereerde pro forma facturen met de boekingslay-out of via de weergave waaraan het veld Administratie is toegevoegd.

Referentie CODA genereren (België)

In Profit is er voor België een standaard veld: Referentie CODA dat je kan tonen op de factuurlay-out. Dit veld genereert, als je dat hebt ingericht, een gestructureerde mededeling.

Inrichten referentie Code genereren:

Om het veld Referentie Coda te genereren moet je in de Instellingen financieel het veld Masker vullen. Dit veld is alleen beschikbaar onder de activering 'Belgie (functionaliteit)':

Het masker moet 10 tekens bevatten uit de tekenset 'DdMmYyNnFfVvCc'.

Toelichting tekenset:

D=dag, M=maand, Y=jaar, N='0', F=factuurnummer, V=vrije codering verkooprelatie, C=nummer debiteur.

Hoofdletter is vanaf eind, kleine letter vanaf begin.

Voer je een verkeerd teken op in het veld, dan komt daar een melding op.

Let op!

De Referentie Coda wordt pas gegenereerd na voltooien van de factuur (of oproepen van het afdrukvoorbeeld, want dan wordt de factuur ook opgeslagen).