Payroll Cloud autoriseren

Je hebt de functionaliteit nu geactiveerd en de omgeving geconverteerd. Controleer bij alle nieuwe tabbladen of je hiervoor geautoriseerd bent.

OutSite autorisatie

In de eigenschappen van de organisatie van de Payroll werkgever staan de autorisatierollen. Dit zijn de rollen die je de gebruikers van de klant geeft die de rechten op de portal moet krijgen. Deze rollen zijn vastgelegd in de eigenschappen van de omgeving.

Vrije autorisatierollen toevoegen:

1. Ga naar: Algemeen / Omgeving / Beheer / Eigenschappen.
2. Ga naar het tabblad: Vrije autorisatierollen.

   Op dit tabblad staan vrije rollen die vrij zijn te onderhouden. Deze rollen koppel je vervolgens aan de contactpersonen binnen de organisatie om hem rechten te geven op specifieke functionaliteiten en profielen. De volgende rollen worden standaard meegeleverd:

   • Rol 1: Salarisadministrateur: een gebruiker met deze rol heeft alle rechten op Payroll Cloud OutSite pagina’s.
   • Rol 2: Personeelsadministrateur: de personeelsadministrateur kan alles met betrekking salarissen, contracten, roosters en functies. Hij heeft geen rechten op de perioden en de daarbij horende output (zoals voorlopige loonstroken) en input (snelinvoer loonmutaties).
   • Rol 3: Manager: de manager heeft alleen rechten op de medewerker, adreswijziging en rekeningwijziging.
   • Rol 4: Bestuurder
   • Rol 5: Aandeelhouder
   • Rol 6: Financieel contact (btw)
   • Rol 7: Vpb contact
   • Rol 8: Meekijken (interne rol)
   • Rol 9: Financiële administratie
   • Rol 10: Deze is nog vrij

OutSite autorisatie inrichten bij organisatie:

1. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.

   Of naar CRM / Organisatie/persoon / Organisatie/persoon.

2. Open de eigenschappen van de Payroll Cloud werkgever.
3. Klik op: Acties / Organisatie.
4. Ga naar het tabblad: OutSite autorisatie.
5. Koppel de OutSite rollen aan autorisatierollen voor de autorisatie binnen OutSite.
6. Ga naar het tabblad: Contacten.
7. Open de eigenschappen van een contact.
8. Ga naar het tabblad: Autorisatierollen.
9. Vink de gewenste autorisatierollen aan.

   Let erop dat de beheerder deze rol heeft als Persoon bij organisatie en niet alleen als persoon. Deze rol kan hij bij meerdere organisaties hebben. De beheerder kan ook in de portal de contactpersonen OutSite autorisatierollen geven.

   Je kunt van de standaardrollen afwijken als deze niet aansluiten bij de rechten die je de gebruiker van de klant wil geven. Je maakt zelf rollen aan via Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Autorisatierol. Kies bij Type portal voor OutSite portal. Let ook op de portal als je de nieuwe rol baseert op een bestaande rol. Koppel vervolgens de functionaliteit aan de rol.

10. Klik op: Opslaan en sluiten.
11. Klik op: Opslaan en sluiten.

Functionaliteit koppelen aan autorisatierol:

Aan elke autorisatierol kun je functionaliteit koppelen.

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Autorisatierol.
2. Open de eigenschappen van een autorisatierol.
3. Ga naar het tabblad: Functionaliteit.

   Je ziet hier de functionaliteit die gekoppeld is aan deze rol.

4. Klik op: Nieuw.
5. Selecteer de functionaliteit(en) die je wilt toevoegen aan deze rol.
6. Klik op: Voltooien.
7. Klik op: Opslaan en sluiten.

Payroll Cloud ESS

In Payroll Cloud heb je de mogelijkheid om via de Pocket App ESS aan te bieden aan de klanten. Nadat de medewerker op een eenvoudige manier het onboardingsproces doorloopt, kan de medewerker daarna direct zaken zelf regelen. Denk hierbij aan:

• Loonstroken bekijken
• Verlof en/of verzuim boeken
• Digitaal ondertekenen
• Eigen gegevens wijzigen

Om hiervan gebruik te maken richt je het volgende in.

Gebruikers:

Medewerkers die toegang tot Pocket krijgen, voeg je toe of importeer je eerst als gebruiker. De gebruikers geef je geen toegang tot een applicatie (Windows, InSite, OutSite). Standaard is applicatie Pocket aangevinkt. Je zorgt ervoor dat alle gebruikers een e-mailadres hebben en je koppelt ze aan een gebruikersgroep die toegang heeft tot Pocket. Zie tabblad Algemeen, veld Gebruikersgroep in de instellingen van Pocket.

Doordat je gebruikers koppelt aan een gebruikersgroep, kun je ook workflowtaken toekennen aan de gebruikers. Dit werkt hetzelfde als voor de InSite-gebruikers.

Zorg ervoor dat je de autorisatie van de gebruikersgroep controleert. Belangrijk hierbij is dat deze groep rechten heeft op de eigen medewerkergegevens, zodat de medewerker de eigen loonstroken kan raadplegen. Controleer hiervoor de filterautorisatie.

Voor de gebruikers die in OutSite en in Pocket mogen werken, vink je de applicatie OutSite ook aan.

Werkgever inrichten:

In de eigenschappen van de klant die gebruik gaat maken van Payroll Cloud ESS, ga je naar het tabblad Payroll Cloud. Bij Autorisatie Pocket selecteer je de autorisatierol die van toepassing is op de betreffende werkgever. De toegang tot profielen voor bijvoorbeeld verlof wordt bepaald op basis van de autorisatierol die je koppelt.

Autorisatierollen

Als je gebruikt wilt maken van verlofprofielen bij het indienen van verlof, dan richt je hiervoor een OutSite autorisatierol in middels onderstaande stappen:

1. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Autorisatierol.
2. Voeg een autorisatierol toe die gebaseerd is op een lege autorisatierol, vul als omschrijving 'Pocket profielen' in en selecteer OutSite Portal bij Type portal.
3. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Functionaliteit.
4. Voeg een nieuwe functionaliteit toe op basis van de bestaande OutSite functionaliteit MSS/Verlof en vul de omschrijving 'Pocket verlofprofielen' in.
5. Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Inrichting / Autorisatierol.
6. Open de eigenschappen van de nieuwe autorisatierol en voeg op het tabblad Functionaliteit de zojuist toegevoegde functionaliteit toe. Je koppelt de nieuwe functionaliteit op deze manier aan de nieuwe autorisatierol.
7. Ga naar: HRM / Organisatie / Werkgever.
8. Open de eigenschappen van de werkgever en selecteer de nieuwe autorisatierol op het tabblad Payroll Cloud.

   Doorloop deze stappen ook voor het wijzigen van de declaraties, medewerkergegevens, adres en salarisrekening.

Let op:

Zorg ervoor dat de profielen zijn gekoppeld aan de Pocket-instellingen.

Alle aan de Pocket instellingen gekoppelde profielen voor verlof, zijn voor de gebruikers van een Payroll Cloud werkgever te kiezen in Pocket bij het aanmaken van een nieuwe verlofaanvraag. Wil je bepaalde profielen niet zichtbaar hebben voor de werkgever, verwijder de corresponderende aanmakenpagina dan uit de functionaliteit die je net nieuw aangemaakt hebt.

Notificaties

Controleer of het e-mailadres van de klant als gebruiker gevuld is. Op dit adres krijgt de gebruiker een notificatie als er een taak klaar staat of output beschikbaar staat om te raadplegen.