Dashboard Verzuim (Power BI)

Het BI-model Verzuim (Profit) vormt de bron van het verzuimdashboard in Power BI. Het model combineert bezettingsgegevens (wie werkt wanneer, en onder welke voorwaarden) met verzuiminformatie. Je ziet verzuim onder andere per medewerker, organisatie, functie, werkgever, contract en kostenplaats.

Gegevensbeschikbaarheid en verversing

Profit zet de gegevens klaar via een geplande taak en plaatst ze in de BI-laag van AFAS Online. In dit model gebruiken jullie de taak Hrm-tabellen tbv Profit BI vullen die elke nacht ververst. Daarmee zijn de tabellen (zoals HRM BI Bezetting) weer up-to-date voor het dashboard.

Werken met de standaardversie

Je maakt een kopie van het BI-model Verzuim (Profit) en op basis hiervan downloadt je een sjabloondashboard. AFAS onderhoudt de standaardmodellen. Bij modelwijzigingen kan een ouder sjabloon-dashboard (.pbit) minder goed aansluiten op de nieuwste versie van het BI-model. Met een nieuwe kopie werk je met de actuele opzet, zonder dat bestaande gekopieerde modellen problemen geven.

Feitentabellen

Feitentabel: Bezettingsregel (HRM BI Bezetting)

De feitentabel Bezettingsregel (officieel HRM BI Bezetting) vormt de basis van het model. Voor elke medewerker maakt Profit per dag een regel aan. Profit houdt rekening met wijzigingen in:

• Contract en dienstverband
• Functie
• Organisatorische eenheid (OE) en organigram
• Werkgever
• Kostenplaats en kostendrager

Zo sluit het dashboard altijd aan op de actuele situatie.

Onderhoudbaarheid

Je kunt deze feitentabel niet zelf onderhouden. Je kunt dus geen velden aanpassen in de feitetabel Bezettingsregel. We houden deze tabel namelijk bewust compact: de gegevens zijn verdicht op periode (met de relevante kenmerken). Daardoor bevat de tabel ongeveer 90% minder regels dan de oorspronkelijke dagregels. Hierdoor wordt de data sneller ververst en is de performance van het dashboard beter (want er is minder data om te laden).

Feitentabel: Verzuimduur_periode

De feitentabel Verzuimduur_periode ondersteunt berekeningen per verzuimduurklasse. De tabel helpt vooral bij berekeningen voor:

• YTD (Year-to-date: vanaf begin van het jaar t/m nu)
• Voortschrijdend (afgelopen 12 maanden)

In grote lijnen werkt dit zo:

1. Profit bepaalt eerst de doorlopende verzuimmelding, zodat elke verzuimmelding de juiste (doorlopende) basis krijgt.
2. Daarna maakt Profit extra periodes aan op basis van de verwachte einddatum, zodat YTD en voortschrijdende analyses kloppen.
3. Naast de verzuimduur berekent de tabel ook verzuimdagen en aantal verzuimmeldingen, zodat je deze ook per verzuimduurklasse kunt analyseren.

Ook deze feitentabel kun je niet onderhouden.

Dimensietabellen

Dimensietabellen gebruik je als doorsnede (filter) op de feitentabellen. Denk aan selecties zoals 'per kostenplaats', 'per OE' of 'per functie'.

In dit model zijn deze dimensies doorgaans onderhoudbaar (dus je kunt velden toevoegen):

• Kostenplaats
• Kostendrager
• Werkgever
• Contract
• Medewerker
• Functie
• Medewerkerrooster
• Organisatorische eenheid

De volgende dimensies worden automatisch bepaald en deze kun je niet aanpassen:

• Periode: bevat de datums/perioden die nodig zijn voor Bezettingsregel.
• Organigram_structuur: bevat alle versies van het organigram per laag (laag 0 t/m 9).

Filters en doorsneden

De dimensietabellen zijn gekoppeld aan de feitentabellen via koppelvelden (zoals Koppeling_naar_). Daardoor werken filters in je dashboard zoals je verwacht:

• Kies je een medewerker, dan filtert het dashboard de bijbehorende regels in Bezettingsregel en (waar relevant) in Verzuimduur_periode.
• Kies je een OE/organigramlaag, dan zie je verzuim en bezetting alleen voor dat deel van de organisatie.
• Kies je een werkgever, contract, kostenplaats of kostendrager, dan beperkt het dashboard de feiten tot die selectie.

Er staat geen verplicht klantfilter in dit BI-model. Je kunt dus direct starten, zodra je het model gebruikt in Power BI.

Verzuimpercentage en instellingen

De berekeningen voor verzuim zijn afhankelijk van instellingen in HRM / Beheer / Instellingen, tabblad Dashboard.

Voor het verzuimdashboard zijn vooral deze onderdelen belangrijk:

• Verzuim
• Verzuim (%)
• Extra verzuimpercentage

Welke verzuimtypes tellen mee?

Onder Verzuim (%) en Extra verzuimpercentage bepaal je welke typen verzuim meetellen in het normale verzuimpercentage en het extra verzuimpercentage.

Voorbeelden:

• Sluit Zwangerschap en Zwangerschapsgerelateerd uit bij normaal, maar tel ze mee bij extra.
• Sluit vangnet-gevallen uit bij normaal, maar tel juist alleen vangnet mee bij extra.

Berekeningsmethode (1 t/m 5)

Je kiest 1 van de 5 methodes voor de berekening. De meest gebruikte optie is methode 2:

1. Verzuimdagen (ongewogen) en kalenderdagen (ongewogen)

2. Verzuimdagen (incl. parttime% en aanwezigheids%) en kalenderdagen (incl. parttime%)

3. Verzuimdagen (incl. parttime%) en kalenderdagen (incl. parttime%)

4. Verzuimdagen (incl. aanwezigheids%) en kalenderdagen (ongewogen)

5. Verzuimuren en roosteruren

Op basis van jouw keuze vult Profit de velden zoals Verzuimdagen, Extra verzuimdagen en Kalenderdagen.

Wijziging in de autorisatie (versie 4.00)

Er is een nieuwe hoofdversie van het sjabloon-dashboard gepatcht op 16 december 2025, namelijk versie 4.00.

Beschrijving

Om een foutmelding op te lossen, gebruik je nu een ander autorisatiemodel. Je kunt het dashboard Verzuim nu autoriseren met het autorisatiemodel Filterautorisatie medewerker (Profit) OF Filterautorisatie organisatorische eenheden (Profit). Dit doe je in een nieuwe versie van het dashboard-sjabloon Verzuim, dit is versie 4.00.

De bovengenoemde filterautorisatiemodellen zijn ook gewijzigd.

Nieuwe versie autorisatiemodellen in gebruik nemen:

De Power BI-autorisatiemodellen Filterautorisatie medewerker (Profit) en Filterautorisatie organisatorische eenheden (Profit) zijn vernieuwd.

Let op:

Deze autorisatiemodellen kun je voor verschillende dashboards gebruiken. Als je deze autorisatiemodellen al gebruikte, publiceer ze dan onder dezelfde URL als de oude autorisatiemodellen.

1. Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Beheer / BI-model.
2. Verwijder de oude autorisatiemodellen.
3. Kopieer de nieuwe autorisatiemodellen en publiceer deze. Zorg dat de nieuwe autorisatiemodellen dezelfde naam en dezelfde URL hebben als de oude modellen.
4. Zet de nieuwe autorisatiemodellen klaar.

Nieuwe versie dashboard Verzuim in gebruik nemen:

1. Ga naar: Algemeen / Uitvoer / Beheer / BI-model.
2. Maak een nieuwe kopie van het BI-model Verzuim (Profit).
3. Zoals gebruikelijk moet je deze publiceren en de URL kopiëren.
4. Selecteer het gekopieerde dashboard en zet de gegevens klaar.
5. Download de nieuwe versie van het sjabloon-dashboard, je ziet tijdens het downloaden dat dit versie 4.00 is.
6. Open Windows Verkenner en dubbelklik op het gedownloade dashboard.
7. Plak de URL van het BI-model.
8. Plak de URL van het autorisatiemodel. Je plakt hier dus de URL van het autorisatiemodel Filterautorisatie medewerker OF Filterautorisatie organisatorische eenheden.