Loonschalen Flex actualiseren

Als je loonschalen per itemset vastlegt, kun je ook de loonschalen die AFAS beheert in sector cao's, eenvoudig en efficiënt gebruiken in je Flex cao.

Hiervoor levert AFAS de Profit loonschalen Cao uit voor de Flex. Daarin zitten alleen loonschalen voor alle relevante cao's, geen andere looncomponenten of grondslagen. (Profit 6)

De koppeling verloopt via de functie.

AFAS brengt met regelmaat een update van deze cao uit, die je importeert.

De wijzigingen in de Profit loonschalen cao die gekoppeld is aan een itemset, voert Profit niet altijd automatisch door na het importeren. Een loonschaal actualiseren vindt op drie manieren plaats:

• Min/max loonschalen en ongebruikte loonschalen worden direct bijgewerkt. (Als een loonschaal niet gekoppeld is aan een plaatsing, is deze ongebruikt).
• Andere loonschalen kun je:
  • handmatig via Loonschalen actualiseren bijwerken.
  • automatisch op een geplande datum per klant laten bijwerken. Het bijwerken gebeurt dan bij de dagovergang.

  Hierbij geldt: alles uiterlijk na 6 weken. Deze termijn geeft je de gelegenheid om met je klanten te onderhandelen over nieuwe tarieven.

  Is nog niet bijgewerkt? Dan zal Profit alsnog actualiseren (het eerstvolgende weekend na 6 weken).

Loonschalen actualiseren moet je eerst inrichten.

Een loonschaal kun je met de flex-activering vastleggen per itemset of per klantovereenkomst. De itemset is het hoogste niveau. Als je loonschalen per klantovereenkomst met de verkooprelatie vastlegt, zijn dat eigen loonschalen. Je onderhoudt deze zelf. Wel kun je wijzigingen daarvan in combinatie met de workflow via de functie Loonschalen actualiseren bijwerken of het moment van actualiseren inplannen. Ook dit moet je eerst inrichten.

Raadplegen loonschaal wijzigingen

Na het importeren van de loonschalen, kun je de te wijzigen loonschalen raadplegen.

1. Ga naar: HRM / Flex / Loonschalen actualiseren.

   

   Vervolgens zie je de te actualiseren loonschalen.

   In de weergave zie je de Datum actualiseren, waarop geactualiseerd zal worden en o.a. de datum laatste wijziging en de uiterste datum dat geactualiseerd moet worden, dat is op de zondag in het weekend zes weken na de wijziging.

2. Dubbelklik op een regel.
3. Ga naar het tabblad: Perioden.

   

   Je ziet daar bijvoorbeeld één regel met Gewijzigd en een met Nieuw.

   Als het Cao team een nieuwe perioderegel toevoegt aan de loonschaal die nog niet bestaat bij de klant, dan krijgt deze de waarde 'Nieuw'.

   Als er regels op een perioderegel gewijzigd zijn binnen de loonschaal die de klant ook al had, dan krijgt deze waarde 'Gewijzigd'.

4. Dubbelklik op de regels om de wijzigingen te raadplegen.
5. Ga naar het tabblad: Regels.

   Bij een bedrag wijziging zie je bijvoorbeeld:

   

   Je ziet in de kolom Te actualiseren welke regels bijgewerkt moeten worden.

   Bij Oorspronkelijk bedrag zie je wat het bedrag van de loonschaal voorheen was en bij Te actualiseren bedrag wat het nu is.

   Verder zie je in de kolom Herindeling schaal/trede of daarvan sprake is. Als dit het geval is, moet je extra voorbereidingen treffen.

   

6. Ga naar het tabblad: Gekoppelde functie.

   

   Hier zie je de klantovereenkomsten waar de loonschaal aan gekoppeld is voor welke functie.

7. Dubbelklik eventueel op de regel om de klantovereenkomst te raadplegen.
8. Ga naar het tabblad: Plaatsingen in de klantovereenkomst om de betrokken medewerker(s) te zien.
9. Ga naar het tabblad: Versies in de klantovereenkomst en open de regel om de verkooptarieven te zien.
10. Klik op: Opslaan en sluiten.

Onderhandelen over nieuwe prijsafspraken

Nadat je hebt gezien welke loonschalen gaan wijzigen, kun je met je verkooprelaties onderhandelen over nieuwe prijsafspraken.

Een nieuwe prijsafspraak maak je vervolgens door via InSite de bestaande prijsafspraak voor de nieuwe/geïmporteerde functie te kopiëren.

Hiervoor heb je maximaal 6 weken de tijd.

Analyse, import-export bij herindeling schaal/trede

Als een loonschaal/trede heringedeeld wordt, dan moet je zelf vóór het actualiseren, aangeven aan welke nieuwe/andere schaal/trede de geraakte plaatsing gekoppeld moet worden. Dit kan handmatig of via een mutatie-import.

Voor actualiseren aangeven welke het moeten worden

Vóór actualiseren ziet de bestaande plaatsingsregel er zo uit:

Hier vul je ook handmatig de schaal en trede in, die Profit gebruikt in de nieuw aan te maken regel. Zie hieronder meer over het vullen via de analyse en mutatie-import.

Bij het actualiseren maakt Profit een nieuwe plaatsingsversieregel aan met de door jou ingestelde schaal en trede. De Datum herindeling schaal/trede is de Begindatum van de nieuwe regel.

Ná het actualiseren moet je met een analyse controleren of er regels zijn die wél de datum van de herindeling hebben, maar waar het veld Herindeling doorgevoerd níet aan staat. In dat geval moet je deze nog handmatig instellen.

Schaal komt te vervallen

Ook bij een schaal die komt te vervallen, moet je aangeven welke schaal/trede dan gekoppeld moet worden. Vervallen schalen worden op nul gesteld bij het actualiseren. Als bij het actualiseren blijkt dat je geen nieuwe schaal en trede hebt ingevuld, vult Profit het brutoloon in in het veld Afwijkend uurloon (in de loonafspraak). Dit is om te voorkomen dat de medewerker niet wordt uitbetaald.

Analyse en import:

Als er van een herindeling schaal/trede sprake is, ga je als volgt te werk:

1. Maak een analyse op de gegevensverzameling Plaatsingsregels om de plaatsingsregels op te halen die beïnvloed worden door de herindeling van een te actualiseren loonschaal.
2. Bereid een mutatie-import voor voordat je de actie 'Loonschaal actualiseren' uitvoert.

   Pas het filter toe met de volgende criteria:

   • Stel het veld 'Te actualiseren' in op 'Loonschaal', zodat Profit de loonschalen die al zijn geactualiseerd niet meer meeneemt.
   • Zorg ervoor dat het veld 'Datum herindeling schaal/trede' op de plaatsingsregel niet leeg is en verschilt van [Begindatum plaatsingsregel], zodat Profit alleen de plaatsingsregels ophaalt waarvoor nog een nieuwe regel moet worden aangemaakt.
3. Vul in Excel de kolommen 'Nieuwe schaal' en 'Nieuwe trede' en importeer deze waarden in de gelijknamige velden op de plaatsingsregels.

Na het actualiseren, in geval van herindeling schaal/trede:

1. Om te controleren welke plaatsingsregels ná 'Loonschaal actualiseren' nog geen herindeling hebben gekregen, maak je een vergelijkbare analyse met de volgende filtering:
   • Zorg ervoor dat het veld 'Herindeling schaal/trede doorgevoerd' op de plaatsingsregel uit staat.
   • Controleer dat het veld 'Datum herindeling schaal/trede' op de plaatsingsregel gelijk is aan [Begindatum plaatsingsregel].
2. Pas in Excel de kolommen 'Schaal' en 'Trede' aan en importeer deze waarden in de gelijknamige velden op de plaatsingsregels. Zet het veld 'Herindeling schaal/trede doorgevoerd' in deze import op 'Ja'.

Loonschalen actualiseren

Nadat je hebt onderhandeld met je verkooprelatie kun je de loonschaal actualiseren.

Hiermee voegt Profit een nieuwe schaal/trede op de gekoppelde plaatsingen toe.

Je kunt nu actualiseren of de datum voor het actualiseren inplannen.

1. Ga naar: HRM / Flex / Loonschalen actualiseren.

   

2. Selecteer een of meerdere regels.
3. Klik op de actie: Loonschalen actualiseren.
   1. Klik op Ja bij de vraag.
   2. Vervolgens verdwijnt de loonschaalregel uit de weergave.

   of

4. Klik op de actie: Datum actualiseren inplannen.

   De datum mag niet ná de uiterste datum liggen. Als je meer dan één regel hebt geselecteerd, houdt Profit bij die regels de uiterste datum aan.

   Een leeg datumveld zorgt ervoor dat een eventueel al ingeplande datum leeg wordt gemaakt.

   1. Selecteer een datum.
   2. Klik op: Voltooien.
5. Maak eventueel correctiedeclaraties als de wijzigingen betrekking hebben op declaraties die al zijn verwerkt, zodat de declaraties tegen het nieuwe uurloon verwerkt worden.
6. Na het actualiseren van de loonschalen en het toevoegen van de prijsafspraken moet je de loonafspraken actualiseren.