Gebruikersbeheer bij In- en uitdienst

Met InSite en OutSite kun je (nieuwe) medewerkers eenvoudig in- en uitdienst melden. In dit artikel nemen we je mee door de verschillende mogelijkheden en de bijbehorende gebruikersbeheerinstellingen, zodat het proces bij in- en uitdiensttreding volledig geautomatiseerd wordt. Het grootste voordeel van deze werkwijze is dat alle benodigde acties precies op het juiste moment automatisch plaatsvinden, wat zorgt voor een gestroomlijnd proces.

We verdelen dit artikel in twee delen:

Gebruikersbeheer bij het indienst melden (onboarden) van de medewerker
Gebruikersbeheer bij het uitdienst melden van de medewerker

Als je meer wilt weten over het onboarden van een (nieuwe) medewerker klik je hier. Als je meer wilt weten over het uitdienst melden van een medewerker klik je hier.

Inhoud

Onboarden

Voor het onboarden van een medewerker zijn de volgende instellingen beschikbaar, die je in het onboarden profiel inricht:

Applicatietoegang medewerker

Let op:

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor InSite en OutSite. Het is in Profit niet mogelijk om velden uitgesteld bij te werken.

Met de instelling onder Applicatietoegang medewerker geef je aan wanneer Profit voor de betreffende medewerker applicatietoegang verleent. Dit kan op twee momenten:

Bijwerken bij registreren workflow
De velden worden bij het registreren van de workflow direct bijgewerkt.
Bijwerken op datum in dienst
De velden worden op datum in dienst bijgewerkt via de wachtrijtaak 'Medewerkervelden bijwerken in dienst', die via de taak 'Vernieuwen actuele gegevens' wordt aangeroepen. Via de actie 'Taakinformatie' in de wachtrijtaak 'Medewerkervelden bijwerken in dienst' kun je zien welke velden er precies worden bijgewerkt.

De volgende velden worden bijgewerkt:

Gebruiker aanmaken
E-mail gebruiker
Het e-mailadres moet altijd uniek zijn voor gebruikers. Het is niet mogelijk om een tweede gebruiker met hetzelfde e-mailadres aan te maken.
Uitnodigen voor AFAS Pocket
Toegang Profit
Toegang InSite (activering Flex)

Deze velden zijn zichtbaar in de context 'Medewerker' in de eigenschappen van het profiel.

Het moment van bijwerken leg je vast in het profiel:

Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
Open het profiel voor Onboarden.
Selecteer onder Applicatietoegang medewerker "Bijwerken bij registreren workflow" of "Bijwerken op datum in dienst".
Klik op: Opslaan en sluiten.

Gegevensverzameling 'Medewerkervelden bijwerken in dienst'.

Naast de wachtrijtaak 'Medewerkervelden bijwerken in dienst' is ook de gegevensverzameling 'Medewerkervelden bijwerken in dienst' beschikbaar. Door middel van deze gegevensverzameling is inzichtelijk wat er is uitgevoerd of uitgevoerd gaat worden.

Daarnaast is het ook mogelijk om een signaal aan te maken op basis van deze gegevensverzameling.

Uitdienst

Je kunt medewerkers uit dienst melden in InSite, Outsite of in Profit. Door een medewerker via InSite uit dienst te melden verricht je in één keer alle handelingen die nodig zijn om een medewerker uit dienst te melden.

Voor het uitdienst melden van een medewerker zijn de volgende instellingen beschikbaar die je in het profiel en in de context voor uitdienst inricht:

Applicatietoegang medewerker

Let op:

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor InSite en OutSite. Het is in Profit niet mogelijk om velden uitgesteld bij te werken.

Met de instelling onder Applicatietoegang medewerker geef je aan wanneer Profit de velden met betrekking tot de applicatietoegang van de medewerker moet bijwerken. Dit kan op twee momenten:

Bijwerken bij registreren workflow
De velden worden bij het registreren van de workflow direct bijgewerkt.
Bijwerken na datum uit dienst
Door middel van dit veld kan de gebruiker ook na datum uit dienst toegang behouden. De velden worden na datum uitdienst bijgewerkt via de wachtrijtaak 'Medewerkervelden bijwerken uit dienst' die via de taak 'Vernieuwen actuele gegevens' wordt aangeroepen.

De volgende velden worden bij uitdienst bijgewerkt:

Applicatietoegang gebruiker
E-mail gebruiker
Toekomstige correspondentie
Medewerker blokkeren
Gebruiker blokkeren

Deze velden zijn zichtbaar in de context 'Uit dienst' in de eigenschappen van het profiel.

Via de actie 'Taakinformatie' in de wachtrijtaak 'Medewerkervelden bijwerken uit dienst' kun je zien welke velden precies worden bijgewerkt. Wanneer je kiest voor Bijwerken na datum uit dienst heb je ook de mogelijkheid om het Aantal dagen na uit dienst te vullen. Hiermee geef je aan hoeveel dagen de gebruiker nog toegang behoudt voordat de velden worden bijgewerkt. De velden worden dan als volgt bijgewerkt:

Datum uit dienst +1:

Toekomstige correspondentie
Status medewerker

Datum uit dienst +1 + aantal dagen na uit dienst:

Applicatietoegang gebruiker
E-mail gebruiker
Medewerker blokkeren
Gebruiker blokkeren
Voorbeeld:

Als de medewerker een 'Datum uit dienst' heeft van 31 oktober en het veld 'Aantal dagen na uit dienst' heeft de waarde 2, dan heeft het veld 'Datum bijwerken applicatietoegang uit dienst' de waarde 3 november. Op 2 november worden de velden Toekomstige correspondentie en Status medewerker gewijzigd.

Op 3 november worden de velden Applicatietoegang gebruiker, E-mail gebruiker, Medewerker blokkeren en Gebruiker blokkeren gewijzigd.

Het moment van bijwerken leg je vast in het profiel:

Ga naar: Algemeen / In & OutSite / Profiel.
Open het profiel voor uitdienst.
Selecteer onder Applicatietoegang medewerker "Bijwerken bij registreren workflow" of "Bijwerken na datum uit dienst".
Wanneer je kiest voor Bijwerken na datum uit dienst, heb je ook de mogelijkheid om het Aantal dagen na uit dienst te vullen. Hiermee geef je aan hoeveel dagen de gebruiker nog toegang behoudt voordat de velden worden bijgewerkt.
Klik op: Opslaan en sluiten.

Gegevensverzameling 'Medewerkervelden bijwerken uit dienst'.

Naast de wachtrijtaak 'Medewerkervelden bijwerken uit dienst' is ook de gegevensverzameling 'Medewerkervelden bijwereken uit dienst' beschikbaar. Door middel van deze gegevensverzameling is inzichtelijk wat er is uitgevoerd of uitgevoerd gaat worden.

Daarnaast is het ook mogelijk om een signaal aan te maken op basis van deze gegevensverzameling.

Direct naar