Onboarden afronden

Wanneer je alle aanvullende gegevens van de sollicitant hebt ontvangen, kun je de arbeidsovereenkomst digitaal laten ondertekenen door de sollicitant en het onboarden afronden. Je meldt de sollicitant officieel in dienst:

  1. Ga in InSite naar HRM.
  2. Open de Onboarden portal.
  3. Open de Onboarden workflow van de sollicitant die je in dienst wilt melden.
  4. Verplichte velden worden aangegeven met een *.
  5. Vul de naw-gegevens in.

    In InSite vindt een controle plaats op naam, geboortedatum, geslacht, postcode en huisnummer en e-mail privé. Hierdoor kun je een medewerker niet dubbel vastleggen. Krijg je de melding 'Overeenkomstige persoon'? Klik dan op: Toon resultaat. Gaat het inderdaad om een overeenkomstig persoon, klik dan op de regel en vervolg het onboarden proces.

  6. Onder Inlog en toegang vul je het e-mailadres in voor de portaltoegang onder Sollicitant of Medewerker. Dit is uiteraard afhankelijk of je het onboarden start voor een sollicitant of medewerker.
  7. Vink Gebruiker aanmaken aan, als de nieuwe medewerker ook toegang moet krijgen tot InSite. Door het aanvinken van dit veld voegt Profit automatisch een gebruiker toe in de omgeving. Bij het herindienst melden van een medewerker deblokkeert Profit de bestaande gebruiker als dit veld is aangevinkt.
  8. Geef bij E-mail gebruiker aan of je het Privé e-mailadres of Zakelijk e-mailadres wilt gebruiken voor de applicatietoegang.
  9. Vink Uitnodigen voor AFAS Pocket aan, als je wilt dat de medewerker een uitnodiging krijgt voor AFAS Pocket. Als dit veld is aangevinkt, dan ontvangt de medewerker op de eerste werkdag automatisch een uitnodiging om gebruik te maken van AFAS Pocket. De e-mail die Profit verzendt is op basis van het berichtsjabloon Bericht AFAS Pocket uitnodiging (Profit) en wordt gegenereerd na de geplande taak 'Vernieuwen actuele gegevens'. Voorwaarde is dat voor de medewerker een gebruiker is aangemaakt. Zorg daarom dat het veld Gebruiker aanmaken is aangevinkt.
  10. Vink Toegang Profit aan als je wilt dat de medewerker ook toegang tot Profit krijgt.
  11. Vul onder Betaling en loonstrook de bankgegevens in.
  12. Vul onder Vacature de Organisatorische eenheid en/of Verantwoordelijke van de sollicitant in. Dit betreft dus de OE van de afdeling die uiteindelijk zal gaan tekenen.
  13. Vul de contractgegevens in:
    1. Vul de Begindatum contract in.
    2. Vul de overige velden. De keuze voor de juiste cao/arbeidsvoorwaarde en werkgever is hierbij erg belangrijk.

    Let op:

    Profit verloont alleen soort medewerkers van het type Personeelslid, Ondernemer - met salaris, Stagiair - met salaris/stagevergoeding en Expat. Hierdoor zullen deze medewerkers ook automatisch meegaan in de Loonaangifte.

  14. Vul de begindatum van het contractketen voor de Wet Werk en Zekerheid in bij Begindatum contractketen.

    Bij meerdere tijdelijke contracten vult Profit automatisch een begindatum in, ondanks dat je dit niet hebt gevuld in het profiel. Dus als een medewerker meerdere tijdelijke contracten heeft, dan wordt dit veld automatisch gevuld. Als de medewerker één contact voor bepaalde tijd heeft, dan wordt geen datum gevuld.

    Raadpleeg de help over Wet Werk en Zekerheid voor meer informatie over de vastlegging van een contractketen.

  15. Selecteer het ketennummer als dit van toepassing is.

    Bij een contract voor bepaalde tijd is het veld verplicht.

  16. Selecteer onder Contract op het tabblad Functie de Organisatorische eenheid en de Functie van de medewerker.

    Je kunt hierbij alleen kiezen uit functies die bij de werkgever bekend zijn. Als je een formatieplaats selecteert, zal Profit direct de bijbehorende organisatorische eenheid en functie overnemen.

  17. Leg onder Rooster het rooster van de medewerker vast, je hebt de volgende mogelijkheden:
    • Uren per dag, gelijke weken.
    • Uren per dag, wisselende weken. Als je kiest voor Uren per dag, wisselende weken, dan vul je de velden voor de cyclus in:
    1. Vul het aantal wisselende weken in bij Aantal weken.
    2. Vul de week in waarmee de cyclus begint bij Begin met week.

    Onder de activering Onderwijs kun je niet kiezen voor Uren per dag, maar voor FTE per dag, gelijke weken.

  18. Onder Salaris geef je het salaris van de medewerker op en selecteer je de Periodetabel.
  19. Vul de velden onder Looncomponent in als dit van toepassing is.
  20. Klik op: Aanmaken.
  21. Klik op: Registreren Onboarden.

Lopend dienstverband

In dit artikel is nieuwe functionaliteit verwerkt die is uitgeleverd met een patch op Profit 5.

In sommige situaties kan het voorkomen dat er al een lopend dienstverband is tijdens het starten van het onboarden. Wanneer er al een lopend dienstverband is, is onder Aanmaken en afsluiten dienstverband het veld Lopend dienstverband aangevinkt.

Onder Toevoegen dienstverband bij kan je aangeven of het nieuwe dienstverband bij de Bestaande medewerker of bij een Nieuwe medewerker moet worden toegevoegd.

  • Nieuwe medewerker

    Hiermee wordt een nieuwe medewerker toegevoegd. Het nieuwe dienstverband wordt vastgelegd bij deze nieuwe medewerker.

  • Bestaande medewerker

    Het nieuwe dienstverband wordt vastgelegd bij de medewerker waarvoor de workflow is ingestuurd.

Onder Actie lopend dienstverband geef je aan wat Profit met het lopende dienstverband moet doen; medewerker uit-dienst melden of dienstverband afsluiten (activering Meerdere dienstverbanden). Wanneer je kiest voor Medewerker uit-dienst melden geef je onder Reden einde arb. overeenk. aan wat de reden is. Dit is alleen mogelijk op het moment dat er één lopend dienstverband is. Bij twee of meer lopende dienstverbanden is het niet mogelijk om één of meerdere van de dienstverbanden via de onboarden workflow af te sluiten.

Als het veld Actie lopend dienstverband de waarde U (Medewerker uit-dienst melden) heeft wordt er een uitdienst melding aangemaakt.

  • Datum uit dienst

    Dit veld vullen we met de 'datum uit dienst' -1 dag

  • Reden einde arbeidsovereenkomst

    In de veldcontext 'Onboarden' van het profiel 'Aanmaken onboarden' is het veld 'Reden einde arbeidsovereenkomst' opgenomen. Deze kun je voorzien van een default waarde, maar je zou het veld ook beschikbaar kunnen maken bij het beoordelen van onboarden.

  • Initiatief

    Dit veld wordt altijd gevuld met de waarde 'W (Werkgever)' of de voorkeurwaarde uit de context wordt overgenomen.

  • Status medewerker

    Dit veld wordt altijd gevuld met de waarde 'Uit dienst', en je kunt aangeven of deze waarde direct moet worden gewijzigd of op de datum van uitdiensttreding. Wanneer je een voorkeurwaarde hebt meegegeven in de context, wordt deze waarde overgenomen.

  • Beëindigen gemuteerde looncomponenten

    Dit veld wordt altijd gevuld met de waarde 'Ja' of de voorkeurwaarde uit de context wordt overgenomen.

De voorkeurwaarden uit de veldcontexten 'Dienstverband', 'Contract' (inclusief vrije velden) en 'Uit dienst' die zijn ingesteld bij het gekoppelde uitdienstprofiel worden overgenomen naar de uitdienstmelding.

De overige velden blijven gelijk aan de actuele waarden van het dienstverband en het contract van de medewerker.

Wanneer een medewerker met een lopend dienstverband in dienst komt bij een nieuwe werkgever, en de beoordelaar heeft geen rechten op de medewerker van de oude werkgever, dan kies je onder Actie lopend dienstverband voor Medewerker uit-dienst melden. Vanuit de onboarden workflow wordt er nu een uit-dienst flow gestart. Deze workflow kan beoordeeld worden door een medewerker die wel rechten heeft op de werkgever van het lopend dienstverband. In de eigenschappen van het profiel selecteer je het uitdienstprofiel.

Gebruiker en medewerker gegevens bijwerken

Bij het indienst melden van de nieuwe medewerker heb je de mogelijkheid om automatisch medewerkervelden bij te werken. Dit kan op twee momenten:

  1. Bij registreren workflow
  2. Op datum in dienst

    De velden worden op datum in dienst bijgewerkt via de wachtrijtaak ‘Medewerkervelden bijwerken in dienst’ die via de taak ‘Vernieuwen actuele gegevens’ wordt aangeroepen.

Lees hier meer over gebruikersbeheer bij onboarden.

Medewerker uitdienst melden (MSS)

Via Management Self Service kunnen managers (op basis van autorisatie) medewerkers in InSite uit dienst melden. Bij het uit dienst melden worden alle contract-, rooster-, salaris-, functie- en instantieregels met een begindatum na de datum uit dienst automatisch verwijderd. Daarnaast worden eventuele neven- en subdienstverbanden beëindigd. Dit geldt ook voor het uitdienst melden via Profit.

Lees hier meer over uit dienst melden.